Потерянное время

Придерживаться планов гораздо сложнее, нежели их составлять. Наверняка у вас бывали ситуации, когда за намеченное время вы не успевали выполнить все, что запланировано. Что и говорить: даже специалисты довольно часто неправильно указывают сроки выполнения работ, хотя казалось бы — должны давно знать, сколько времени на какую задачу им необходимо.

Почему так происходит? Почему время, затраченное по факту, почти всегда больше запланированного? В этом мы и попробуем разобраться.

Эх, планы, планы!

Почему же запланированного времени не хватает? А потому что планируя, мы берем во внимание количество «чистых часов» — часов, которые мы непосредственно потратим на выполнение задачи. 

Например, инженер, Егор Петрович знает, что на подготовку чертежа у него уйдет 7 8-часовых рабочих дней, поэтому у себя в плане он записывает: «Чертеж — с 1 по 9 марта (учитывая, что 6 и 7 — выходные)». 

Сделав необходимые временные расчеты, он сообщает начальству, что утром 10 мая чертеж будет лежать у руководителя на столе. Руководитель, в свою очередь, помечает у себя в планах, что 11-го марта чертеж можно будет передать на согласование и ... забывает об этом вплоть до указанного дня.

10-е число пролетает бесследно, за ним подходит к концу и рабочий день 11-го — чертежа как не было, так и нет. Руководитель летит к инженеру, крича на весь коридор: «Где???». На что инженер спокойно отвечает: «Извините, болел (отвлекся на другой проект, возникли проблемы личного характера, не поступили своевременно данные из технического отдела и т. д.)».

Теперь вы поняли, в чем заключается самая распространенная ошибка планирования? В том, что планируя, мы забываем о возможных форс-мажорах и пожирателях времени, которые иногда забирают половину рабочего дня.

Возвращаясь к нашему примеру, попробуем отследить, чем занимался Егор Петрович описанные 7 дней.

1й день: 5 часов в день — непосредственно работал над проектом, 1 час — курил + делал перерывы на кофе, 1 час — общался с коллегами, 1 час — давал советы по параллельному проекту.

2й, 3й, 4й день: все аналогично, вот только вместо общения с коллегами он обучал практиканта.

5й — у него была высокая температура, и ни о какой работе даже речи не было.

6й день — 6 часов работал над проектом, 1 час — курил + делал перерывы на кофе, 1 час — относил больничный в бухгалтерию и беседовал «по душам» там же.

7й день — 7 часов работал над проектом (пытался наверстать упущенное из-за болезни время),1 час — курил + делал перерывы на кофе.

Итак, что мы получаем в итоге? Из 56 запланированных на выполнение проекта часов (7 дней * 8 часов) инженер Егор Петрович к 10-му число потратил на проект только 33 часа — почти вдвое меньше намеченного. Средняя производительность в день составила примерно 4 часа 45 минут. Следовательно, на выполнение задачи ему требуется не 7 дней, а целых 13.

Как быть?

Время, которое уходит не на работу, нередко называют «мусорным». Что же делать, чтобы «мусорное» время не мешало трудовой деятельности?

1. Учитывать «мусорное» время при планировании. Для этого следует вычислить свой личный коэффициент «мусорного» времени, который рассчитывается, как отношение непроизводительных часов к производительным. Например, в случае Егора Петровича, это в среднем 2,5:5,5, т. е. в среднем выполнение рабочих задач занимает 5,5 часов в день.
2. Сводить количество «мусорного» времени к минимуму. В идеале, количество «мусорного» времени в день не должно превышать одного часа. Но чтобы его уменьшить, нужно понять, что служит причиной его появления.
   • Бюрократия на производстве. Например, заполнение журнала работ с 20-минутной детализацией — это пустая трата времени. Конечно, данное утверждение справедливо лишь в том случае, если конечный заказчик не требует столь подробного отчета о выполнении проекта.
   • Ошибки в работе административно-хозяйственной службы компании. Например, ведущий технолог вынужден 4 раза переписывать авансовый отчет, так как при неправильном заполнении бухгалтерия не выплатит командировочные. Разве это целесообразно? Гораздо правильней — помочь специалисту побыстрее заполнить отчет и отпустить для решения производственных функций.
   • Неблагоприятная атмосфера в офисе. Иногда сотрудники приходят рано и уходят поздно не потому, что очень любят свою работу, а потому что в офисе легче всего трудится, когда там никого нет. Следует отследить, что мешает плодотворной работе в нормальное дневное время: возможно громкая музыка, постоянные посетители (особенно в офисе, спроектированном по типу «open space»), частые совещания или даже раскатистый смех кого-то из сотрудников.
   • Личные дела. Нередко люди любят решать свои проблемы за счет производственного времени. Например, быстренько сбегать в магазин за продуктами, чтобы не стоять в очереди после работы или написать несколько писем друзьям, чтоб вечерком дома уже получить ответы.

3 совета руководителям

Каждый руководитель желает наладить эффективную работу на предприятии. А без снижения количества «мусорного» времени у сотрудников это невозможно. Что же сделать, чтоб рабочее время подчиненных было производительным?

1. Защищать сотрудников от бюрократии. Сделайте так, чтобы ничто и никто не отвлекал людей от работы: защищайте их перед вышестоящим начальством, не устраивайте бесполезных совещаний и т. д.
2. Разрешите сотрудникам пользоваться Интернетом по окончанию рабочего дня. В таком случае люди смогут не бояться, что вечером Интернет отключиться, и они что-то не успеют.
3. Требовать использования голосовой почты. Это и тишину в офис принесет и позволит сотрудникам не отвлекаться каждый 5-10 минут, ведь прослушивать голосовую почту можно раз в полдня.

Избавиться от «мусорного» времени практически невозможно, а вот свести его количество к минимуму в ваших силах. Удачи!