Внедрение тайм-менеджмента на предприятии: 7 уроков
Вы — руководитель предприятия и твердо уверены, что внедрение тайм-менеджмента должно начинаться с верхов. Поэтому вот уже несколько недель кряду вы изрядно планируете каждый день, поддерживаете идеальный порядок на рабочем столе, ведете активную борьбу с пожирателями времени и по окончанию рабочего дня читаете специализированную литературу по управлению временем. Но... Ваши подчиненные, вместо того чтобы разгружать вас, напротив, только то и делают, что подбрасывают какую-нибудь задачку, да еще и постоянно отвлекают от выполнения ваших непосредственных задач.
Что же в сложившейся ситуации не так? В чем вы ошиблись, начав внедрять тайм-менеджмент в своей компании? А ошиблись вы в одном — в том, что начали только с себя, а не подключили к изучению тайм-менеджмента всех сотрудников предприятия.
В данной статье представлены 7 уроков «правильного» внедрения тайм-менеджмента в компании. Их изучение поможет повысить продуктивность как каждого отдельно взятого сотрудника, так и всей компании в целом.
Урок 1й. Объясните персоналу свою задумку
Внедрение тайм-менеджмента в офисе следует начинать с ознакомления персонала с вашей идеей. Они должны знать, почему отныне с 10 до 12 попасть на прием к руководителю невозможно, или почему, например, внешний вид их рабочего места теперь так сильно волнует начальство. Вы должны вдохновить их своей задумкой, пояснив, что освоение тайм-менеджмента позволит работать продуктивней, а следовательно, прибыль компании возрастет, а с ней возрастут и размеры премий.
Заинтересовать сотрудников можно и возможностью больше отдыхать. Если они научаться справляться со своими делами в официально отведенное рабочее время, то им не придется задерживаться в офисе или выходить на работу по выходным.
К тому же, если сотрудники будут точно знать, чего вы от них добиваетесь, то и вам будет проще. Они перестанут вас дергать по пустякам и забегать в кабинет только для того чтобы на всякий случай что-то уточнить. А через время они не только не будут тратить ваше время, но и начнут экономить свое.
Интересная мысль. Вначале посвятите в свой замысел только основных помощников. Если вы сумеете заинтересовать их, то остальной персонал сам к вам примкнет.
Представьте, что перед каждым совещанием вы тщательно изучаете повестку дня, но кроме вас никто из персонала этого больше не делает. Будет польза от того что вы уже знаете план совещания? Нет. А вот если сотрудники осознают, что важна каждая минута, то они тоже заранее ознакомятся с предоставленными бумагами и на совещании можно будет сразу приступить к делу, а не тратить время на тех, кто «не в курсе».
Чем большее число окружающих вас людей овладеет тайм-менеджментом, тем больше свободного времени у вас появится, и тем меньшее напряжение вы будете испытывать.
Нередко люди придерживаются установленного порядка лишь потому, что не знают, как поступать иначе. Откройте перед своими сотрудниками новые возможности, поясните им важность обучения управлению временем.
Урок 2й. Убедитесь, что вас поняли
Объясняйте так, чтобы люди вас поняли. Если вы заявите: «Все, с этой недели начинаем экономить время и работать эффективней», то многие могут просто не осознать, чего вы от них хотите, и что им требуется делать. В результате каждый начнет разрабатывать собственную систему решения вопроса и ничего хорошего из этого не выйдет.
Важно, чтобы все поняли, что отныне, допустим, следует пользоваться единой схемой систематизации документов, так как ее использование позволяет наладить более эффективную работу.
Урок 3й. Средства обучения
Лучший учитель для ваших подчиненных — это вы сами. Но что же делать, если вы не можете выделить на их обучение достаточное количество времени? Использовать вспомогательные средства.
- Видео- и аудиокурсы. Вы можете остановиться, как на уроках частных авторов, так и на советах, разработанных организациями. Благо, программ, обучающих управлению временем, на сегодняшний день предостаточно.
- Телевизионные программы. В наши дни существуют даже отдельные каналы, специализирующиеся на советах по ведению бизнеса. Наверняка вы сможете найти у них передачи, посвященные вопросам управления временем.
- Литературу. Книг по тайм-менеджменту очень много, выберите те, которые вам ближе по духу и предложите их для прочтения сотрудникам.
- Экспертов. Пригласите экспертов по тайм-менеджменту и саморазвитию в офис либо запишите сотрудников на выездные курсы или семинары.
Урок 4й. Мнение персонала
Не игнорируйте мнение сотрудников, возможно кому-то из них придут в голову светлые мысли. Советуйтесь с подчиненными, узнавайте, кажутся ли им эффективными те или иные методы, интересны ли им семинары, которые они посещают, получается ли у них внедрять тайм-менеджмент в жизни.
Чаще общайтесь со специалистами разных профилей, ведь никто, кроме них, не знает их участок настолько хорошо. Не исключено, что они подскажут более эффективные методы, нежели те, на которых решили остановиться вы.
Любую схему управления временем можно изменить, а потому, уточняйте у своих людей, все ли идет так как надо, и в случае необходимости не бойтесь менять выбранный ранее подход.
Урок 5й. Организация обучения
Для облегчения и ускорения процесса освоения тайм-менеджмента рекомендуется организовать внутрифирменное обучение управлению временем. Для этого необходимо обратиться в специализированную компанию, которая и займется проведением семинаров. Даты занятий нужно назначить заранее, и за несколько дней сообщить их всем сотрудникам. Обучение можно проводить один раз в неделю в течение 2-х-3х месяцев (например, по средам), а можно сделать его более интенсивным и обучать сотрудников 1-2 недели без перерывов. Все зависит от занятости подчиненных.
Желательно:
- создать на предприятии группу, которая будет следить за процессом обучения и контролировать его эффективность;
- назначить координаторов, которые будут оповещать персонал о месте и времени проведения занятий;
- подарить каждому сотруднику книгу по тайм-менеджменту, чтобы при желании он мог читать ее вне офиса.
Урок 6й. Мониторинг
Во время внедрения тайм-менеджмента на предприятии вам придется отслеживать эффективность проводимых занятий. При желании для этой цели можно нанять и специалиста со стороны либо поручить это кому-то из персонала.
Если вы узнаете, что какие-то задумки реализовать не удалось, проанализируйте, почему:
- возможно, вы не пояснили людям, чего вы от них ожидаете;
- возможно, сотрудники не поняли ваших намерений;
- возможно, ваши задумки пришлись сотрудникам не по душе;
- возможно, вы выделили недостаточное количество времени на обучение.
Урок 7й. Подведение итогов
Спустя полтора-два месяца оцените итоги работы: что удалось внедрить, а что нет, что пришлось по нраву персоналу, а что не оценили, что дало результаты, а что оказалось бесполезным. Через полгода проведите повторную оценку достигнутого.
Даже если первое время что-то пойдет не так, не отчаивайтесь и продолжайте в том же духе. Постепенно все наладится и не исключено, что вы станете руководителем одной из самых эффективных компаний. Удачи!
