5 заблуждений тайм-менеджмента
В начале учебного года мама покупает ребенку-школьнику настенное расписание с изображением его любимого актера или исполнителя. Вроде бы покупает в качестве подарка, на самом же деле, хочет, чтобы ребенок с детства научился «жить по графику».
В начале календарного года руководитель дарит сотрудникам ежедневники с фирменным логотипом. Казалось бы, хочет поздравить с новогодними праздниками, ан нет, прежде всего, надеется, что подчиненные, воспользуются подарком и займутся планированием, тем самым, начав работать продуктивней.
Каждый, кто интересуется темой саморазвития и личностного роста, просто не может не думать о том, как научиться использовать время с максимальной эффективностью. Мы планируем, экономим, контролируем, используем последние достижения техники (электронные органайзеры, карманные компьютеры), но время так и остается ресурсом, подчинить который мы не в состоянии.
Что же мы делаем неверно? Что следует изменить, чтобы жить стало проще? А изменить, скорее всего, необходимо наше представление о времени — об этом наиболее ценном и невосполнимом ресурсе. Для этого следует развеять основные заблуждения, связанные с тайм-менеджментом.
Заблуждение № 1. Тайм-менеджмент — это управление и тотальный контроль над временем.
Нет. Управлять временем в прямом значении этой фразы невозможно. За временем можно следить, под него можно подстраиваться, его можно экономить, но управлять им нельзя. Время неподвластно человеку и с этим стоит смириться. Мы можем контролировать деньги, людей, свое здоровье, материальные ресурсы — многое, но только не время.
Единственное, что нам по силам — признать ограниченность времени и смириться с тем, что его течение необратимо. Ну и конечно же, научиться жить, учитывая эти 2 временные особенности.
Заблуждение 2. Время неосязаемо.
Можно вставать утром в одно и то же время, можно примерно знать, сколько времени уходит на то или иное занятие, но потрогать время, подержать его или отложить на потом нереально. Это факт. Из-за этого у нас не выходит воспринимать время реалистично: «Раз мы его не видим и не ощущаем тактильно, значит его нет», — твердит наш разум. Но время есть, оно вполне осязаемо и его можно чувствовать. Вспомните животных, которые точно знают, когда им нужно добывать пищу, а когда можно пообщаться с себе подобными или поспать. У них нет часов, им неведомо само понятие времени, но при этом оно прекрасно все успевают — без ежедневников и расписаний.
Самое сложное, это понять, что невидимое может быть ограниченным. Да, мы с детства твердо знаем, что в сутках 24 часа, но вот принять это осознанно бывает довольно непросто. Нам вечно кажется, что если сегодня мы что-то не успеваем, то всегда можем перенести это на завтра — ведь завтра времени будет больше. На самом деле, ни завтра, ни послезавтра, ни через год времени больше не станет. В сутках как было, так и останется ровно 24 часа. Очень важно не заниматься самообманом и принять это как данность.
Представьте, что ваш день — это чемодан, а ваши дела — это вещи, которые следует в него уместить. Что вы будете делать, если часть вещей не поместится? Верно, оставите в чемодане лишь самое нужное, остальное либо оставите дома, либо переложите в другой чемодан. Точно так следует поступать и с делами: выполнять лишь самые приоритетные, остальные либо переносить на другой день, либо (если они не принесут особой пользы) вообще не выполнять.
Заблуждение 3. Хочешь добиться успеха — выполняй все быстро и эффективно.
День забит делами до отказа. Собрания, переговоры, встречи, телефонные звонки, письма.... И где-то между всем этим обед, съеденный без малейшего удовольствия и чаще всего на бегу. Знакомо?
Вы пытаетесь успеть за один день как можно больше, из-за этого вам часто приходится жертвовать качеством в пользу количества. Вы успеваете составить несколько отчетов, но все они сделаны «на скорую руку» и потому содержат неточности. Вы успеваете провести пару встреч за день, но из-за спешки они выходят «скомканными» и не приносят никакого результата. В результате, к концу дня сделано много, а толку ноль. К тому же на действительно важные дела (посещение врача, общение с детьми и т. д.) времени-то и не нашлось.
В дополнение, выполняя большое количество дел без передышки, вы не успеваете почувствовать удовлетворение от сделанного. А вот усталость приходит гораздо раньше, чем следовало бы.
Нужно привыкнуть к тому, что дневное время ограничено и не растянется, как бы вам этого не хотелось. А значит, нужно поместить в него только те дела, выполнение которых действительно принесет пользу. От остальных же нужно просто отказаться.
Заблуждение 4. Составление списков — обязательное условие тайм-менеджмента.
От составления списков дел можно вообще отказаться. Вместо этого можно записать лишь перечень направлений, по которым вы планируете работать. Почему?
- Потому что, просматривая список, мы всегда начинаем выполнять дела сверху вниз, т. е. то, что записано выше — выполняем в первую очередь, а то, что ниже — в последнюю. Переделать за один день все то, что зафиксировано в списке, мы не успеваем, а потому переносим оставшиеся дела на завтра. И так изо дня в день. В результате, задачи, которые записаны в конце, так и остаются невыполненными. А ведь не исключено, что среди них могло прятаться что-то очень важное.
- Потому что жизнь постоянно меняется, а значит и в список придется регулярно вносить изменения. Чтобы успевать, следует быть гибким, а имея под рукой список, в котором четко прописано, что и как долго следует выполнять, это довольно сложно.
- Потому что мы чаще всего неверно оцениваем свои возможности. Например, задача, которая по нашему мнению должна занять час, может занять от 45 до 75 минут. Ошибка составляет примерно 20%.
Заблуждение 5. Чем больше вы можете держать в голове, тем эффективнее будете использовать время.
Абсолютно нет. Человеческому мозгу чужда многозадачность. Он не способен долго удерживать несколько дел одновременно. Он постоянно переключается с одного дела на другое, а потому тот, кто все держит в голове, обязательно что-нибудь забудет. А если и не забудет, то потратит массу лишнего времени на то, чтобы сосредоточиться на требуемом вопросе. Ученые выяснили, что многозадачность снижает эффективность работы на целых 30%.
Время ограничено: не тратьте его понапрасну, наполните каждый день исключительно важными для вас делами. Удачи!
Полностью согласна со всем написанным: всех дел не переделать и нужно уметь выбирать самые важные.
Как показывает личный опыт, когда берешься развеять какие-либо заблуждения, всегда аргументируй и предлагай свой вариант. В этом смысле данная статья почти на все 100%. Вот об этих ПОЧТИ я и осмелился написать.
Заблуждения, на мой взгляд, всегда являются следствием. Тайм-менеджмент чаще всего трактуют как прикладную науку. Следовательно, заблуждения людей изучающих тайм-менеджмент и применяющих его принципы в своей жизни есть ничто иное, как последствия неверного изучения или неверного толкования «учителями» основных принципов тайм-менеджмента.
Во многих случаях тайм-менеджмент трактуют как «искусство управления временем». В то время как временем действительно невозможно управлять. Человечество пока не научилось это делать. Неподвластно время человеку. Тут я на все 100% согласен.
Немного смущает предположение «под время можно подстраиваться и его можно экономить». Может быть, автор хотел сказать – контролировать и эффективно использовать. Ведь утверждение о том, что время «можно экономить» не совсем корректное. Согласитесь, что термин «экономить» как правило, связан с понятием «копить» — то есть с элементами управления чем-либо. А время, как мы помним, нельзя ни остановить, ни вернуть, ни накопить.
Время неосязаемо. И с этим согласен на все 100%.
Смущает, что вопрос осязаемости времени как-то неожиданно перескочил на тему приоритетности дел. Проблема осязаемости времени легко решается. Время потрогать нельзя – факт. Но увидеть его можно, взгляните на часы. Беда в том, что для многих людей циферблат часов – единственная визуализация времени, но ведь часы показывают только сегодняшний день, если быть точнее полдня. Ни на одних часах я не видел расписания дня и перечень текущих задач. Эффективно можно использовать только то, чем управляешь или как минимум контролируешь. Временем управлять нельзя, об этом «мы уже договорились раньше». Но контролировать свои действия во времени можно и нужно. Визуализация – неплохой вариант контроля.
Одной из основных причин не эффективного использования принципов тайм-менеджмента является отсутствие элементарной визуализации времени. Очень часто жалующиеся на не хватку времени люди, на просьбу показать свой ежедневник (еженедельник) отвечают: «У меня и так времени не хватает, а ты говоришь вести ежедневник! » На что я в свою очередь отвечаю: «О чем можно говорить, если не контролируешь свое время». Садясь в автомобиль, для его эффективного управления и эксплуатации мы всегда смотрим на панель приборов. Сколько топлива, какова температура охлаждающей жидкости, не светятся ли датчики неисправностей и так далее. Начиная свой день (неделю) мы не соотносим количество времени и количество запланированных задач, а потом удивляемся, как так получилось, что что-то не получилось. Представьте строительство многоэтажного дома, начатое без строительного плана и графика работ. Чушь? Так вот люди, не утруждающие себя визуализацией и планированием, ежедневно занимаются таким строительством своей жизни.
Хочешь добиться успеха – выполняй все быстро и эффективно. Разве это заблуждение? Вот тут я позволю себе не согласиться с автором. И снова вопрос умения выполнять все быстро и эффективно как-то неожиданно перескочил на тему приоритетности дел.
Всегда ли приходится жертвовать качеством в пользу количества. Нет! Умение выполнять все быстро и эффективно, на мой взгляд, является одним из ключевых залогов успеха в делах, но с обязательным условием роста профессиональных навыков вместо тупого увеличения числа выполняемых действий. Представьте, что вы прошли стандартное обучение работы на компьютере и научились печатать не слепым методом без ошибок со скоростью 60 знаков в минуту. Бесспорно, это ваш профессиональный навык, используя который вы способны выполнять свою работу с определенным ритмом. Но если специфика вашей работы вынуждает вас увеличивать количество выполняемой работы, то без дополнительного обучения (повышения своего профессионального навыка, увеличения скорости печати) это приведет к тому, что вы перестанете справляться со своей работой.
Действительно, дневное время ограничено и не растянется, как бы нам этого не хотелось. Но значит ли это, что нужно уменьшать количество запланированных дел, отказываясь от части из них. НЕТ!!! В этом, на мой взгляд, и является заблуждение. Нужно постоянно совершенствоваться, повышать уровень своих профессиональных навыков. Тайм-менеджмент является универсальным инструментом в этом смысле. К сожалению, практически ни в одной книге о тайм-менеджменте не говорится, о повышении уровня профессиональных навыков как об основном резерве рабочего времени.
Ритм нашей жизни ускоряется, скорость и технические возможности вспомогательных средств растут. Время принятия решения сокращается. А мы ускоряться не хотим! Если ты что-то не успеваешь делать – проанализируй ПОЧЕМУ? Если ты не умеешь что-то делать быстро и эффективно – УЧИСЬ!
Действительно, в некоторых книгах о тайм-менеджменте авторы утверждают: «Составление списков – обязательное условие тайм-менеджмента». Как правило, под этим подразумевается необходимость планирования перечня конкретных действий, расстановка приоритетности задач и распределение их во времени.
Не совсем понятно, чем, по мнению автора, отличается перечень направлений от списка дел? Скорей всего автор имел ввиду замену списка дел как детально расписанных действий более общим перечнем направлений. А список дел держать в голове? Или где? Или совсем забыть и вспоминать по мере необходимости. То есть перенести список дел с бумаги в голову. Тогда автор сам себе противоречит при расписывании Заблуждения 5. Чем больше вы можете держать в голове, тем эффективнее будете использовать время. И как быть с утверждением ученых о том, что работа со списком задач увеличивает эффективность работы на 20-25%% уже в первые дни использования списков.
Последовательность выполнения задач по списку зависит не от последовательности их нахождения в списке, а от приоритетности которую каждый человек определяет сам (ну или его начальник). Безграмотное составление списка задач (как следствие безграмотного планирования) и безграмотное их выполнение (как следствие безграмотного выстраивания приоритетности) – вот это реально ЗАБЛУЖДЕНИЕ.
Бесспорно, жизнь постоянно вносит свои коррективы в наши действия, но именно четкое представление своего рабочего (и не только) времени и наличие списка задач («жестких» и «гибких») на определенный период позволяет своевременно и эффективно реагировать на изменения, то есть быть гибким.
Неверное оценивание своих возможностей при планировании является одним из основных заблуждений, это факт. Тут я с автором согласен на 100%. Но не умение (не знание) правильного оценивания своих возможностей не повод для отказа от составления списка дел и планирования вообще. Практически все книги по тайм-менеджменту в разделах касающихся планирования приводят реально работающее правило – планировать ежедневно необходимо 60% рабочего времени. При достижении высокой эффективности в работе процент планируемого времени можно увеличить.
По поводу Заблуждения 5 согласен на 200%. Позволю единственное дополнение тем, для кого актуален вопрос: «Как все держать под контролем и при этом ничего не держать в голове? » Ознакомьтесь с системой Дэвида Аллена Getting Things Done (GTD), прочитайте его книгу «Как привести дела в порядок» (есть аудиоверсия).
Выполнять быстро и эффективно. Действовать — это то с чего следует начинать перечень. Написано все правильно, но получается чаще планируешь, составляешь списки и не делаешь. Затем перепланируешь и опять не делаешь. И вот тут вопрос о мотивации который следует задавать себе о выигрыше и проигрыше для себя лично и близких. Поддерживаю автора настоящей статьи.