Руководители тоже плачут или статья об управлении временем для руководителей

«Кто выиграл время, тот выиграл все».
Жан Батист Мольер

Быть руководителем непросто. Это только со стороны кажется, что руководить легко и приятно. На самом же деле руководители сталкиваются с гораздо большим количеством сложностей и проблем, нежели их подчиненные. В данной статье мы рассмотрим одну из проблем, с которой многие руководители встречаются ежедневно — проблему организации рабочего дня.

Проблемы руководителей, связанные с тайм-менеджментом, изучил российский специалист по менеджменту С. В. Потапов. В своей книге «Как управлять временем с максимальной отдачей без спешки» он уделяет им немало внимания. Именно на его «версию» мы и будем опираться в данной статье.

Книга С. В. Потапова «Как управлять временем с максимальной отдачей без спешки» заметно выделяется на фоне остальных книг по тайм-менеджменту. Интересные мысли, любопытные факты, нестандартные решения — в этой книге вы их точно найдете. Она не переполнена банальностями и содержит много полезных рекомендаций.

3 организационные проблемы руководителя

По результатам опросов, львиную долю рабочего времени руководителя (59%) занимают запланированные встречи и заседания. Еще 22% руководителю приходится тратить на «бумажную» работу. 10% времени отбирают незапланированные встречи, 6% — телефонные разговоры. Наконец, оставшиеся 3% рабочего времени руководитель посвящает поездкам и осмотрам.

Стараясь работать максимально эффективно руководители сталкиваются с рядом проблем.

1. Ни начала, ни конца.

Чем работа руководителя отличается от работы служащих или производственных работников? Прежде всего тем, что последние четко знают объем работы, который им следует выполнить в течение дня. Например, человек, стоящий у станка, понимает, что каждый рабочий день он должен производить n-количество продукции. Выполнив заданный объем, он может вздохнуть свободно, собрать вещи и отправиться домой.

Руководителям же подобная роскошь недоступна. Их работа не имеет четких границ. Им приходится постоянно мониторить ситуацию и быстро принимать решения. Поэтому даже к концу дня им нередко кажется, что что-то осталось за бортом — что-то упустили, не заметили.

2. Информационные потоки.

Количество информации, которую получает руководитель, иногда просто зашкаливает. Обработать ее бывает нереально. Из-за этого у некоторых руководителей начинается стресс. Их способность действовать и принимать решения сходит на нет.

3. Утеря данных.

Воспринять и среагировать на всю полученную информацию руководитель не в силах, поэтому наименее важные по мнению руководителя сведения сразу же отсеиваются. Нередко это приводит к тому, что нужная информация теряется.

Как распознать проблему?

Как же понять, что вы, как руководитель, используете свое время неэффективно?

• У вас нет плана работ на текущий день. Значит, о каких-то делах вы можете попросту забыть, причем не исключено, что среди этих дел будут действительно важные. К тому же, не имея плана, в котором все дела разбиты на категории «важные-неважные» вы можете неверно расставить приоритеты в течение дня и выполнить дела, которые могли бы и подождать. При этом на выполнение по-настоящему нужных задач времени может и не хватить.
• Вы отвечаете на корреспонденцию с опозданием. Стоит открыть почту, как тут же находится нечто более важное: срочная задача, посетитель или телефонный звонок. В результате ответить на входящие письма своевременно вы не успеваете.
• Подчиненные советуются с вами во всем. Иван Иванович зашел спросить, когда ему лучше встретиться с клиентом: завтра или послезавтра. Секретарша Неля забежала уточнить, на каком бланке лучше отправить предложение потенциальным партнерам. Главбух Ирина Сергеевна позвонила посоветоваться по поводу даты перечисления денег контрагентам.
  У вас нет ни минуты покоя. Без вас подчиненные не могут сделать ничего. Из-за этого выполнением своей работы вы занимаетесь урывками или даже по окончанию официального рабочего дня.
• Вы уверены, что лучше вас с работой не справится никто. Сегодня вы съездили на встречу вместо менеджера по продажам, а вчера провели совещание вместо своего зама. Вы считаете, что подчиненные могут в чем-то ошибиться, сделать что-то не так, как нужно и из-за этого нередко берете их работу на себя.
• Вы часто работаете в авральном режиме. Высшее руководство ставит перед вами определенные задачи, но из-за постоянной нехватки времени к их выполнению вы приступаете в последний момент. В результате вы боитесь не успеть и потому начинаете работать без перерывов и выходных.

Многое из перечисленного вам знакомо? Значит, вы нерационально используете время и нужно что-то менять.

В поисках истины

Давайте рассмотрим, почему вам часто не хватает времени и разберемся, как с этим бороться.

Причина 1. Нагромождение работ.

Работа есть всегда. Вы трудитесь, трудитесь, но она никак не заканчивается. Для большей надежности вы пытаетесь выполнить все самостоятельно, но к концу дня понимаете, что успели справиться лишь с мелкими задачами, а крупные так и остались нетронутыми.

Решение. Научитесь сопоставлять работу, которую вы собираетесь делать, со стратегическими целями вашей компании. Что важно, а что нет? Что нужно делать срочно, а что можно и перенести?

Причина 2. Неэффективный коммуникационный обмен.

Вам срочно нужно составить отчет, но нужные для него данные вам так и не передали. Более того, отделы перебрасывают ответственность с друг на друга, утверждая, что предоставлять необходимые сведения не их задача.

Решение. Если ваше предприятие столкнулось с подобной проблемой, нужно немедленно пересмотреть задачи подразделений и четко прописать, кто и с какими информационными блоками должен работать. Составьте схему движения информации в компании и ознакомьте с ней всех сотрудников.

Причина 3. Отсутствие системы мотивации

Сотрудники плохо работают? Возможно, они просто не заинтересованы в повышении производительности? «Зачем надрываться, если за это ничего не дадут, а зарплату и так выплатят в полном размере», — думают подчиненные.

Решение. Составьте эффективную систему мотивации на предприятии. Заметьте, что поощрение может быть не только материальным: перспектива карьерного роста тоже должна заинтересовать сотрудников.

Причина 4. Вечная занятость.

Думаете, если подчиненные увидят, как много вы работаете, то начнут относиться к вам с большим уважением? Это самообман. В современных компаниях работают в основном образованные люди, для которых вечная спешка — это явный признак неумелой организации времени.

Решение. Сбавьте обороты, спешка еще никогда не приносила хороших результатов. Не подгоняйте и своих сотрудников, а составьте для них правильный режим работы и установите разумные сроки.

Причина 5. Работа дома.

Как часто вы берете работу на дом? Не имея возможности отдохнуть даже дома, вы зарабатываете переутомление, результатом которого является еще большее снижение работоспособности. Выходит замкнутый круг: чем больше вы берете работы на дом, тем сильнее устаете и тем сильнее снижается ваша работоспособность. В результате вы успеваете на протяжение дня еще меньше и вынуждены решать дома все большее число задач.

Решение. Сбалансируйте рабочий график. Составьте план работ, расставьте приоритеты. Включите в расписание не только рабочие задачи, но и отдых.

Причина 6. Осознанная «слепота».

Времени не хватает никогда. Но при этом вы твердо уверены, что это пройдет, и совсем скоро вы начнете все успевать. Причем ваша уверенность ничем не обоснована: вы просто не желаете видеть проблему.

Решение. Откройте глаза и взгляните на себя со стороны. Если вы постоянно не успеваете, то причина не в случайном наплыве большого количества дел, а в неправильной организации времени. Проанализируйте свой рабочий день, выясните и устраните причины задержек.

Обязанность руководителя — наладить эффективную работу предприятия. Но чтобы это сделать, начать следует с себя. Только научившись грамотно организовывать свой рабочий день, можно требовать того же от подчиненных.