Управление проектами: новый взгляд

Мир не стоит на месте: открываются новые факты, разрабатываются новые технологии, внедряются новые методики управления и производства. Все чаще для осуществления задуманного начинают использоваться проекты. С их помощью усовершенствуется качество услуг, ускоряются способы изготовления, проводится реорганизация бизнеса. Все больше организаций становятся проектно-ориентированными, а следовательно, зависимыми от проектов. 

В данной статье мы расскажем о проектах нового «образца», поясним, чем они отличаются от традиционных проектов и подскажем, какие особенности существуют в их управлении.

Что же такое проект?

Под проектом стоит понимать выполнение определенной задачи, поставленной заказчиком. Каждый проект имеет четкие сроки реализации и ограниченный бюджет. Все проекты выполняются проектной группой — командой, в которую входят специалисты, знания которых необходимы для реализации конкретного проекта. 

Во главе группы стоит менеджер проекта, который чаще всего утверждается куратором, спонсором либо человеком, который отвечает за финансовую часть проекта и знает все требования к нему. Крайне важно, чтобы менеджер проекта был способен обеспечить эффективную работу всей команды. Для этого он должен уметь правильно оценивать риски, решать конфликтные ситуации, контролировать и правильно рассчитывать сроки реализации проекта, грамотно распоряжаться ресурсами, выделенными на проект и, главное, умело руководить людьми. Менеджер проекта обязан создать благоприятный климат в коллективе, чтобы обеспечить максимальную продуктивность каждого члена команды.  

Даже самая сильная команда не сможет сделать проект успешным, если ее менеджер не будет обладать достаточной квалификацией. Плохой менеджер способен превратить в катастрофу даже легкий проект. Умение мотивировать к работе и налаживать дружеские отношения внутри коллектива — это те навыки, без которых менеджер не может считаться хорошим.

«Экстремальные» проекты или проекты нового «образца»

К каждому проекту необходим свой подход. То, что может отлично сработать в одном проекте, может дать отрицательный результат в другом. При управлении проектами стоит обязательно учитывать ту окружающую среду, в которой они будут реализоваться. Нередки случаи, когда проект проваливается лишь потому, что методы управления проектом являются несовместимыми с их окружением.

Отдельно следует выделить такой тип проектов, как «экстремальные». Это проекты, в которых заказчик постоянно меняет бюджет или требования, а также проекты, в которых установлены строгие сроки реализации (т. е. в случае любой ошибки весь проект может сорваться). Такими проектами должен руководить человек, неподдающийся панике и способный легко ориентироваться в хаосе.

Проектом, в котором что-то постоянно меняется, нельзя управлять с помощью традиционных методов. К нему требуется особый подход. При управлении такими проектами важны гибкость, маневренность и умение быстро подстраиваться под ситуацию. Для таких проектов бесполезно составлять жесткие планы — нужно всегда учитывать их вариативность.

Чем же отличаются проекты нового «образца» от остальных?

• Использованием новых, до этого момента непротестированных методов производства.
• «Скачущими» сроками выполнения (например, когда первоначальный срок реализации проекта внезапно сокращается вдвое).
• Нестабильным и переменчивым окружением, предсказать возможные изменения которого нельзя.
• Постоянными изменениями критериев, по которым будет оцениваться качество конечного продукта.
• Внезапным изменением конечных требований (например, когда в разгар проекта спонсор или заказчик сообщает, что ему требуется абсолютно другой итоговый результат).

В традиционном управлении проектами все предельно понятно — реализация таких проектов расписана чуть ли не почасово. А вот реализацию «экстремальных» проектов трудно предсказать. Их невозможно методично спланировать, а потому именно от быстроты реакции на любые внешние или внутренние изменения и будет зависеть успех.

«Экстремальные» проекты приходится реализовывать в динамичном окружении. Требования к таким проектам могут меняться в зависимости от изменений цен на рынке, действий конкурентов, перемен в законодательстве или политической ситуации в стране и мире.

«Правит реальность. А мы можем только реагировать на изменения», — пишет об «экстремальных» проектах В. Данилин (бизнес-консультант по разработке и реализации проектов).

Значение инноваций для проектов нового «образца»

Еще одной особенностью «экстремальных» проектов является высокая скорость их реализации. Иногда сроки, выделенные на их воплощение, кажутся попросту нереальными. Поэтому расписывать в таких проектах каждый шаг ни в коем случае нельзя, иначе сроки «сгорят» еще до того, как вы закончите составлять детальный план. 

Как же успеть завершить «экстремальный» проект к сроку, если последний чрезвычайно мал? Работать вдвое продуктивнее? Это не всегда возможно, да и не гарантирует, что вы все-таки сможете вложиться в обозначенный термин. Идеальным решением для «экстремальных» проектов являются инновации. Именно за счет их использования можно ускорить воплощение проекта в жизнь.

Выводы

Если целью традиционного проекта является его реализация с минимальными отклонениями от изначально составленного плана, то целью «беспорядочного экстремального» проекта является оперативное реагирование на любые изменения и достижение максимальной результативности.