«Скорая тайм-менеджментская помощь» от Глеба Архангельского (Часть II)
Отдыхать по выходным. Заканчивать рабочий день в строго определенное время. Брать отпуск. Успевать общаться с семьей и друзьями. Вот несколько простейших желаний большинства взрослых людей. Для одних они вполне реальны, а вот другим кажутся несбыточной мечтой.
Глеб Архангельский — российский эксперт в области управления временем, разработал множество советов и рекомендаций для тех, кто до сих пор не сумел воплотить свои желания в реальность. В данной статье мы продолжим рассказывать о «скорой тайм-менеджментской помощи», т. е. о том, как быстро и беспроблемно привести дела в порядок. В предыдущей части мы останавливались на психологической составляющей, в этой же уделим внимание технической стороне.
Часть вторая: техническая
Все рекомендации, описанные в этой части, следует выполнять письменно с использованием цветных маркеров и условных обозначений.
В каждом абзаце будет указываться документ, который нужно составить. Собирайте все документы в одну папку и пересматривайте их время от времени: меняйте их и дополняйте, если это кажется вам необходимым. Не торопитесь избавляться от отработанных документов — они еще могут пригодиться. Лучше сложите их где-нибудь отдельно от основных.
1. Общий обзор
Главная задача: нарисовать рисунок года и составить список дел, которые нужно выполнить.
Берите лист бумаги и записывайте на нем все дела, которые вам нужно или вы бы хотели выполнить в течение этого года. Фиксируйте абсолютно все: чем больше вы вспомните, тем лучше. Попутно старайтесь объединять схожие дела в группы, но сильно не заморачивайтесь — это далеко не основная задача.
Теперь берите еще один лист и приступайте к «рисованию». Изобразите прямую — она будет символизировать год. Теперь разбейте ее на отрезки, длинною в месяц или меньше (не менее недели). Дальше обозначьте на прямой все важные события, которые вам предстоят, и дела, которые нужно совершить в строго определенный момент. Например, сдать годовой отчет до 20 января. В конце отметьте на рисунке дела, которые вы хотели бы сделать (обязательно соотнесите их с конкретным временным промежутком). Например, отремонтировать беседку на даче летом.
Не бойтесь указать не верный временной период — это не имеет большого значения. Главное, письменно зафиксировать все дела и примерно наметить дату их выполнения.
2. Обозначение направления и определение ценностей
Главная задача: составить список приоритетных направлений деятельности и список ценностей.
Теперь следует привести составленный ранее список дел в порядок либо составить новый, более совершенный. А сделать предстоит следующее: нужно объединить все задачи в 7-8 групп. Например: «Семья», «Карьера», «Друзья», «Досуг» и т. д. Ваша задача: помочь предсознанию — создать столько «объектов», сколько оно способно воспринять. В результате, ориентироваться в собственных желаниях и потребностях станет гораздо проще.
Если вы пользуетесь предыдущим списком, то для простоты восприятия подчеркните задачи, относящиеся к разных группам, разными маркерами. Например, все что относиться к группе «Семья», можно подчеркнуть синим, к группе «Карьера» — зеленым и т. д. Дальше следует понять, зачем вы собираетесь сделать ту или иную задачу. Ради чего? Что для вас по-настоящему ценно? Семейные отношения? Материальное благополучие? Здоровье? Или что-то еще? Запишите ценности на отдельном листе. Заметьте, формулировка каждой ценности не особо важна. Гораздо важнее, чтобы вы осознавали, о чем речь и закрепили выясненное на бумаге.
Наконец, сопоставьте оба списка: список дел и список ценностей. Посмотрите на каждое дело и подумайте: а нужно ли оно вам? Действительно ли оно имеет отношение к вашим ценностям? А может, оно попало в список случайно? Или под влиянием обстоятельств? В таком случае либо вычеркните его, либо подумайте, как от него избавиться «поизящней», если оно было вам навязано кем-то или
3. Постановка целей
Главная задача: составить список целей, разбить каждую крупную цель на более мелкие подцели.
Возьмите список задач и еще раз пересмотрев все дела, выберите наиболее важные и крупные. Разбейте выбранные дела на несколько подзадач. Если потребуется, то можете и подзадачи разбить на несколько еще более мелких дел. Зафиксируйте все это письменно, например, в форме таблицы или в древовидной форме.
Изучите дополненный список задач и подумайте, а нельзя ли часть дел передать на выполнение кому-то другому? Иными словами, нельзя ли некоторые задачи делегировать. Причем под делегированием имеется в виду не только передача дел сотрудникам или родственникам, а и передача дел специалистам за деньги. Например, вы можете поручить ремонт кухни профессиональной строительной бригаде, вместо того чтобы выполнять его самостоятельно.
Посмотрите списки подзадач и подумайте, нельзя ли выполнить главную задачу иным способом? Возможно, вместо того чтобы приобретать дорогую технику или осваивать незнакомую сферу деятельности проще (быстрее, дешевле) будет нанять подходящих специалистов?
Периодически пересматривайте список целей и вносите необходимые коррективы.
4. Расстановка приоритетов
Главная задача: составить таблицу приоритетности задач.
Теперь самое время изучить список задач на предмет приоритетности каждой из них. В результате каждое из дел должно попасть в одну из четырех колонок таблицы:
- И важные, и срочные.
- Важные, но несрочные.
- Срочные, но неважные.
- И несрочные, и неважные.
Крайне необходимо уметь отделять важные дела от неважных. Можно сказать, что это один из основных навыков тайм-менеджмента.
5. Составление годового плана.
Главная задача: составить план на текущий год.
Еще раз изобразите год. Сделайте это, как и предыдущий раз, в виде прямой, разделенной на временные отрезки длинною в неделю (для «легких» месяцев) и день (для более загруженных).
Теперь возьмите списки целей и задач и напротив каждой из них укажите граничные сроки выполнения. Распределите задачи по всему графику, опираясь на выставленные сроки. Не забывайте заглядывать в таблицу приоритетов.
Если замечаете, что количество дел превышает число дней в месяце, то либо делегируйте часть дел кому-то другому, либо анализируйте список дел еще раз и выявляйте «лишние» дела и дела, которые можно перенести на более поздний период.
Полученный план нуждается в регулярном анализе и внесении корректив. Пересматривать план нужно через каждую неделю и каждый месяц. Заметьте, что каждый раз вам будет нужно отсчитывать ровно год, начиная со дня изучения плана. Не следует делать план слишком детальным, в «подробностях» нуждается только часть плана, рассчитанная на ближайшие несколько недель.
6. Составление недельного плана
Главная задача: составление плана на неделю и ежедневного списка дел.
Недельный план составляется точно так же как и годовой. Для облегчения задачи можно выписать из плана на год все дела, намеченные на ближайшую неделю. Особо загруженные дни недели лучше разбивать более детально — для них можно составить список дел, расписанный по часам.
Постарайтесь заранее определить наиболее критические периоды недели — периоды, в которые крайне важно выполнить какое-либо из дел.
Не расписывайте даже самые сложные дни поминутно: как минимум 40% времени должно оставаться свободным. Это будет ваш резерв на случай непредвиденных обстоятельств.
Делайте наиболее важные дела в начале дня и в начале недели. Лучше не выполнить 2 неважных дела, чем одно важное.
Корректируйте недельный план каждый вечер. Тогда же составляйте и список дел на следующий день.
7. Наведение порядка
Главная задача: научиться правильно сортировать информацию.
Рабочее место следует условно разделить на три части. В первой нужно хранить самую важную информацию, во второй — менее важную и в третьей — самую незначительную. Например, середина стола идеально подойдет для «главных» бумаг, край стола — для документов, содержащих информацию средней важности, и ящики стола — для документов, содержащих наименее важную информацию.
То же самое нужно сделать и с информацией, хранящейся на компьютере. Все самое важное разместить в середине рабочего стола, менее важное — в папке «Мои документы», и наименее важное — в любых других папках компьютера.
Наведение порядка внутри каждой области не так уж и важно, гораздо важнее четкое распределение информации по степени важности. Подобный подход помогает оперативно находить нужные сведения в случае необходимости.
«Скорая помощь» Глеба Архангельского — идеальное средство по разрешению «аварийных» ситуаций. Если же ситуация не является критичной, то лучше подойти к изучению тайм-менеджмента более серьезно.
