Управления проектами: основы

Многие предприятия отказываются от реализации тех или иных планов по причине их сложности. Правильно ли они поступают? Скорее всего, нет, ведь любая задача упрощается в разы, если грамотно подойти к ее планированию и организации. Умея управлять проектами, можно воплотить самую неосуществимую на первый взгляд задачу.

Управление проектами (УП) — это навык, овладеть которым может каждый менеджер. Хотите стать хорошим руководителем проектов? Тогда не жалейте сил и времени на обучение. И не забывайте, опыт приходит только с практикой.

На Западе управлению проектами уделяют колоссальное внимание, практически все более-менее известные компании используют методы и средства УП в своей деятельности. В России же это направление только начинает развиваться, хотя успехи уже есть — не так давно предмет «Управление проектами» включили в образовательные программы высших учебных заведений.

Составляющие проекта

Каждый проект включает в себя 4 этапа.

• Планирование. На данном этапе проводится анализ ситуации и составляется план проекта.
• Проектирование работ. Этот этап включает определение всех видов работ, выполнение которые будет необходимо при реализации проекта.
• Реализация. Данный этап предполагает воплощение проекта в жизнь.
• Свертывание. На последнем завершающем этапе проект закрывается, подводятся его итоги, делаются выводы о его успешности/неуспешности.

Система управления проектами

Система УП на предприятии имеет несколько составляющих. Это:

• Методология ведения проектов. Желательно, чтобы на предприятии использовалась единая методика управления проектами.
• Информационные системы, используемые для управления проектами. На сегодня таких систем существует немало и очень важно найти именно «свою» — такую, которая будет наиболее удобна для предприятия вашей сферы.
• Менеджеры проектов. Чем выше квалификация менеджеров, тем выше вероятность того, что проект завершится успешно.

С чего начинается проект?

Любой проект начинается с предварительной подготовки, которая включает: определение масштаба, обозначение временных рамок и расчет бюджета. Некоторые руководители пытаются «проскочить» данный этап поскорее, считая, что он лишь расходует время. Зря. Нередко именно неточные прогнозы начального этапа приводят к провалу. 

Рассмотрим две типичные ситуации. Допустим, вы — застройщик. 

1. Сроки, определенные в спешке и «на глазок», оказались неверными, и теперь вы не успеваете завершить проект к указанной дате. Чем вам это грозит? Верно, штрафными санкциями и чем дольше задержка, тем больше денег вы теряете.
2. Бюджет, который вы прикинули «примерно», не соответствует реальным затратам. К чему это приведет? В лучшем случае, к срыву сроков — если вам удастся найти (занять) недостающую сумму. В худшем — к замораживанию проекта до лучших времен либо же к его окончательному закрытию.

По данным статистики только меньшая часть проектов завершается удачно — то есть так, как это было запланировано изначально. Остальные же — либо полным провалом, либо где-то «посередине». И главная причина — игнорирование подготовительного этапа.

Реализация любого проекта — это постоянный компромисс таких факторов, как время, качество и цена. Всегда можно заплатить больше или выполнить неспешно и «в награду» за это получить лучшее качество. Либо же сэкономить время и деньги, пожертвовав качеством.

В погоне за высоким качеством, короткими сроками или дешевой ценой, помните, что одна из главных задач руководителя проектом — найти «золотую середину».

Тщательная подготовка

Прежде чем приступить к проекту следует определить несколько важных моментов.

1. Суть проекта. Для того чтобы осознать настоящее предназначение проекта нужно ответить на такие вопросы:
   • Кто заинтересован в конечных результатах проекта?
   • Ради чего вы собираетесь реализовать проект?
   • Каковы критерии оценки итоговых результатов реализуемого проекта?
   • Одинаковы ли цели для каждого заинтересованного в проекте человека?
2. Лиц, заинтересованных в проекте помимо вас. К таким лицам можно отнести всех, кто имеет хоть какое-то отношение к проекту. Например, менеджеры проекта, его инвесторы, акционеры, клиенты компании. Чтобы никого не забыть, проанализируйте, кто выделяет денежные средства и ресурсы (место, инструменты, технику, рабочую силу) необходимые для реализации проекта. Желательно, чтобы каждый из заинтересованных, составил свой «список ожиданий», в котором перечислил все, что он хочет получить в результате реализации данного проекта.
3. Цели, которых вы пытаетесь достичь с помощью проекта. Чем четче вы определите цели вначале, тем легче ближе к концу будет подводить итоги проекта. Если цели будут прописаны ясно, то у заинтересованных в проекте лиц попросту не возникнет разногласий по поводу того, удалось ли их достичь. 

   Не забывайте, что все цели должны иметь граничные сроки реализации, быть четко сформулированными (дабы исключить двоякое понимание) и при этом быть реалистичными (досягаемыми).

4. Порядок действий. Определите все, что вам будет необходимо выполнить в рамках проекта. Не забывайте о мелочах. Например, планируя внедрить в офисе новомодную программу, не забывайте, что помимо покупки необходимого оборудования и установки программы вам еще потребуется оплатить несколько обучающих занятий для сотрудников. В противном случае, вся работа пойдет насмарку, ведь сотрудники будут продолжать пользоваться старой программой, к которой они привыкли.
5. Систему для мониторинга проекта. Ищите систему, которая как можно больше подходит к вашему проекту. Идеальных систем нет, поэтому не пугайтесь, если кое-что придется дорабатывать самостоятельно. Не забывайте, что хорошая система должна облегчать управление проектом, а не наоборот.

Сегодня управление проектами — это не излишество, а необходимость. Наличие эффективной системы управления проектами на предприятии — это признак современной компании с высоким уровнем организации.