Офисный тайм-менеджмент от Жан Джаспер

Жан Джаспер — американский эксперт по продуктивности, автор книги «Take Back Your Time: How to Regain Control of Work, Information & Technology», член Американского Сообщества Журналистов и Писателей, предлагает массу советов по повышению продуктивности. В этой статье мы рассмотрим рекомендации, которые Джаспер разработала специально для офисных сотрудников.

Обо всем понемногу

О регулярной работе

Как правило, большая часть нашей работы представляет собой действия, которые повторяются изо дня в день. Закончив одно из регулярных рутинных дел, подумайте, что вы можете сделать, чтобы в будущем облегчить и ускорить его выполнение. Не стоит каждый раз изобретать колесо, и придумывать что-то новое — найдите один оптимальный способ выполнения. Если каждый раз что-то идет не так, проанализируйте — почему? Например, если необходимые для выполнения задачи бумаги постоянно поступают с опозданием, узнайте, в чем дело: в принтере, который плохо работает, в сотрудниках или коллегах, которые плохо выполняют свою работу или в чем-то еще? Подобный подход поможет наладить продуктивную работу в будущем — работу без простоев и задержек.

О собраниях

Предыдущую идею можно применить и к совещаниям. Обычно сотрудники не очень хорошо к ним относятся и считают их напрасной тратой времени. В вашей компании происходит именно так? Значит, самое время сделать совещания полезными. Теперь, вместо того чтобы слушать нытье сотрудников, заручитесь их поддержкой: составьте с ними план по улучшению совещаний. В конце каждого совещания отводите несколько минут на его обсуждение, спросите у каждого присутствующего, что было хорошего (полезного), а что было сделано не так. Подумайте вместе, как сделать каждое совещание максимально продуктивным.

О телефонных разговорах

Почаще пользуйтесь голосовой почтой или автоответчиком, вместо того, чтобы отвечать на все звонки подряд. Во время разговора используйте гарнитуру или микрофон, дабы освободить руки для выполнения иных дел (например, уборки стола).

О встречах

Цените свое время. Если у вас есть клиенты, которые отменяют встречи в последний момент, задумайтесь о прекращении сотрудничества. Даже, если клиент, постоянно срывающий ваши планы, относится к разряду важных и крупных, подумайте, а не лучше ли потратить время на поиск новых перспективных клиентов, нежели терять его впустую с тем, кто «крадет» чужое время?

Встречаясь с людьми вне офиса, никогда не ждите дольше 10 минут. С теми, кто опаздывает часто, старайтесь встречаться в офисе — тогда в случае их задержки, вы сможете заняться чем-нибудь полезным. Не ходите на лишние встречи — учитесь большую часть вопросов решать по телефону.

О почте

Если у вас есть секретарь, то доверьте изучение почты ему. Это высвободит часть вашего времени, плюс поможет секретарю глубже вникнуть в суть вашей работы.

Отправляя письма электронной почтой, не ленитесь вписывать полноценные заголовки. Например, напишите не просто «Повестка дня», а «Повестка дня, 3 апреля 2011 года». Таким образом, когда вам придет ответ, вы быстро вникнете в суть вопроса, а впоследствии в случае необходимости, быстрее найдете нужное письмо в архиве.

О времени ожидания

Используйте каждую свободную минуту. Носите с собой письма, отчеты или журналы, которые вам нужно прочитать, и в случае вынужденного простоя (в ожидании встречи, в очереди, в метро и т. д.), изучайте их.

Побуждение к активным действиям

«Бронируйте» себя

Выделяйте в своем расписании время на выполнение важной работы. Если в последствии, кто-то захочет встретиться с вами именно в этот момент, вежливо откажите, сказав, что вы уже «забронированы». Во время выполнения важных дел, отключайте телефон или переключайте его в режим голосовой почты, дабы у вас не возникло соблазна поднять трубку.

Пользуйтесь будильником

Не забивайте свою память понапрасну. Если, к примеру, в 20:00 у вас назначен важный телефонный разговор, и вы очень боитесь о нем позабыть, то просто установите будильник. Не стоит запоминать то, без чего можно обойтись. Ваша голова еще пригодится вам для более важных вещей.

Заботьтесь о себе

Не забывайте, что забота о своем здоровье и самочувствии — это важная часть управления временем. Если вы будете плохо питаться и недостаточно отдыхать, то в последствии потратите на восстановление здоровья гораздо больше времени и энергии. Планируйте время отдыха (игра в боулинг, занятия теннисом, вечер с супругой/супругом) точно так же, как вы планируете важные встречи и мероприятия.

Пользуйтесь органайзером или планировщиком задач

Записывайте в органайзер все, что вам нужно или хочется сделать. Позже, когда вы будете составлять планы на конкретный день или неделю, вы внесете желаемые задачи в список обязательных дел. Планируя свое будущее, вы предотвратите множество кризисных ситуаций.

Готовьтесь

Всегда держите портфель наготове возле рабочего стола, чтобы в любой момент сложить туда документы, необходимые для изучения в ином месте (дома, во время поездки и т. д.).

Делайте заметки

В течение дня делайте пометки о том, на каком этапе работы вы остановились. В случае непредвиденного перерыва, вы сможете быстро сориентироваться и вернуться к исходному занятию.

Доводите начатое до конца

Не бросайте начатые дела на середине. Не приступайте к новому делу до тех пор, пока вы не завершили предыдущее.

Делайте прямо сейчас

Не откладывайте на потом дела, выполнение которых занимает не более 2-х минут.

Не суетитесь после отпуска

К возвращению из отпуска у вас могут скопиться десятки непрочитанных писем, и «тонны» неизученных документов. Не паникуйте и не хватайтесь за все сразу — это бесполезно. Разбирайтесь с накопившимися делами в порядке их приоритетности. В противном случае вы рискуете почувствовать еще большую усталость, нежели до отдыха.

Еще можно вернуться из отпуска не впритык, а хотя бы на день раньше. Это позволит разобраться хотя бы с домашними делами (такими как: приобретение продуктов, стирка и приготовление пищи).

Надеемся, что данные рекомендации помогут вам работать эффективней. Удачи!