13 советов от Жан Джаспер

Вы работаете все больше, но все равно не успеваете выполнить запланированное. Вы даже посвящаете работе выходные, но и это не приносит желаемых результатов. Знакомая ситуация? Давайте разберемся, в чем же проблема. Что вы делаете не так?

Жан Джаспер — нью-йоркский эксперт по производительности, убеждена, что все задуманные планы можно реализовать, если работать не больше, а качественней. В своей книге «Take Back Your Time: How to Regain Control of Work, Information & Technology» («Верни свое время как возвратить контроль над работой, информацией и технологиями»), а также в своем личном блоге она дает читателям 13 советов по повышению продуктивности.

Рекомендации Жан Джаспер

1. Стремитесь не к аккуратности, а к эффективности. Чрезмерная аккуратность хороша только на первый взгляд, а на самом деле она способна даже навредить. Например, тщательно убирая на рабочем столе, вы рискуете потерять важный документ, положив его не туда, либо же убрать его с глаз и просто-напросто позабыть о нем.
2. Учитесь «избирательности». Не приносите лишних вещей в дом или офис. Несите только то, что вам пригодится. В противном случае вы рискуете устроить беспорядок, главной причиной которого будет ваша нерешительность. Не бойтесь избавляться от бесполезных вещей. Зная свои цели, определить что нужно, а что — нет, совсем несложно.
3. Найдите место для каждой вещи. Не стоит раскладывать документы по всему офису, а одежду по всему дому. Старайтесь все класть в одно и то же место. Так, прочитанные письма складывайте в одну папку, а непрочитанные — в другую. Оплаченные счета — сложите в ящик, а неоплаченные — оставьте на виду. Верхние вещи размещайте, например, в шкафу в прихожей, а повседневные — в шкафу в спальне или гардеробной. Канцелярские принадлежности храните в одном месте, дабы не искать их по всему помещению и, тем более, не покупать заново.
4. Не используйте поверхность стола в качестве гигантского ящика — не разбрасывайте документы с задачами по всей его поверхности. Составляйте списки дел на бумажных или электронных носителях и складывайте их в одну папку. Папку с текущими проектами и делами, которые необходимо выполнить в ближайшее время, назовите «Активные задачи» («Action Files») и разместите так, чтобы она всегда были под рукой.
5. Берите в руки каждый лист с задачей только один раз. Казалось бы — это слишком нереалистично, однако зерно истины в этом есть. Каждый раз, прежде чем взять лист бумаги и ручку, выполните предыдущую задачу. В течение дня листы на столе имеют свойство перемешиваться по много раз, и может так случиться, что если вы не выполните задачу сразу, то не выполните ее вообще, так как она попросту затеряется среди других бумаг. Если же выполнить записанное дело по какой-то причине нельзя, то внесите его в общий список задач, а лист, на котором оно было зафиксировано, смело выбрасывайте.
6. Не храните бумаги, которые вы не собираетесь разбирать. Если вы сразу не положите документ на «правильное» место, то потом вряд ли найдете его, даже если он будет вам очень нужен. Если же вы решили внести документы в компьютер, будьте избирательны — не вносите все подряд. Вносите лишь те документы, которые могут пригодиться. Если вы не можете представить ситуацию, в которой они понадобятся, то не стоит тратить на них время.
7. Используйте ежедневник, чтобы разгрузить стол. Если же вы боитесь, что можете забыть про дела из ежедневника, устанавливайте памятки, например в компьютере.
8. Не будьте врагом самому себе — не перескакивайте с одного незавершенного дела на другое. Взялись за дело — доведите его до конца, а не бросайте на половине.
9. Научитесь говорить «Нет». Вы можете прожить лет до ста и так и не успеть переделать все, что вам бы хотелось, особенно, если вы отличаетесь повышенным чувством ответственности. Запомните, в этом мире очень мало дел, от которых вы не имеете морального или юридического права отказаться (уход за маленькими детьми, уплата налогов и т. д.), а значит, вы всегда можете сфокусироваться на том, что вам интересно. Если вам не хочется что-либо делать, ответьте на простой вопрос «А каковы будут самые ужасные последствия вашего отказа от выполнения задачи?» Иногда сказать «Нет» ненавистным делам, это единственный способ сказать «Да» делам, которые представляют настоящий интерес.
10. Остерегайтесь лишних вещей. Чем больше у вас вещей, тем больше времени вам придется потратить на их месторасположение, их чистку и ремонт. Не приобретайте ненужные вещи лишь потому, что сегодня они продаются со скидкой. Вы всегда сможете купить еще больше вещей, всегда сможете заработать еще больше денег, но вы никогда не сможете получить еще больше времени.
11. Приобретайте больше вещей частого использования. Это поможет избежать незапланированных поездок в магазин. Старайтесь приобретать нужные вещи заранее, а не тогда когда без них уже нельзя обойтись.
12. Назначайте себе встречи «с самим собой», как бы странно это не звучало. Эти «встречи» будут нужны не только для того, чтобы попасть на бизнес-ланч или сходить к доктору, они нужны лично вам. Благодаря таким «встречам» вы сможете закончить горящий проект или выполнить интересную работу. Назначив пару таких «встреч» в неделю, вы сможете быть уверены, что у вас найдется время на посещение спортзала или бассейна.
13. Остерегайтесь перфекционизма. Большая часть рутинной работы не требует идеального выполнения. Почаще спрашивайте себя: «А соизмеримы ли приложенные мною усилия с ценностью и важностью выполняемой работы?». Не откладываете ли вы из-за незначительных рутинных задач выполнение действительно важных дел?

Учитесь работать эффективно, и времени на любимые дела станет больше. Удачи!