Do It Tomorrow: система, заставляющая работать время на вас

Управляете ли вы своим временем? Думаете, да? Тогда прочтите следующие тезисы.

• Вы всегда выполняете в течение дня все, что запланировали.
• Вы всегда укладываетесь в установленные сроки.
• Вы никогда не отменяете и не переносите выполнение важных дел из-за их чрезмерной сложности или из-за наличия более срочных задач.

Если вы можете с уверенностью сказать, что все три фразы написаны точно про вас, знайте: время — ваш друг, и вы виртуозно научились с ним «общаться». Если же хоть одно из утверждений хочется вычеркнуть из перечня, значит систему тайм-менеджмента, которую вы используете, стоит слегка подкорректировать либо же полностью пересмотреть. 

Do It Tomorrow: краткое описание

Марк Форстер — автор многочисленных теорий по управлению временем. Большинство разработанных им систем основаны на составлении рабочих списков открытого или закрытого типа. Система, о которой пойдет речь в данной статье, несколько выделяется на фоне его остальных разработок, однако, как и все системы тайм-менеджмента, она направлена на более быстрое выполнение дел и, что очень важно, на сохранение вашего эмоционального баланса. 

Система называется Do It Tomorrow (DIT), что в переводе на русский означает «Сделай это завтра» или «Отложи это на завтра». Наверняка все вы помните популярную русскую пословицу: «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня», так вот — Марк Форстер так не считает. Согласно его теории есть дела, которые можно и нужно переносить на следующий день.

По утверждению Форстера, а также тех его «поклонников», которые уже успели опробовать Do It Tomorrow на себе, использование системы позволяет:

• Выполнять в течение дня глобально-важные задачи, не отвлекаясь на срочную «мелочевку».
• Избавиться абсолютно от всех «хвостов» — нужных и полезных дел, которые по какой-то причине до сих пор остаются невыполненными.
• Восстановить душевное равновесие, перестраховать себя от возникновения стрессовых ситуаций.

Правила системы

Система довольно проста в действии и не требует от пользователя каких-либо «продвинутых» навыков или знаний по тайм-менеджменту.

1. Для начала необходимо определить все свои «хвосты». К ним можно отнести и несоставленные или неизученные документы, и непрочитанные или ненаписанные письма и т. д. Далее все хвосты следует сложить в одну папку (которую следует так и подписать «Хвосты») и отложить в сторону.
2. Теперь самое время составить список дел. Данная система предполагает составление «закрытого» списка — списка, в который по окончанию составления уже нельзя добавить ни единой позиции. В список стоит заносить лишь те дела, которые вы точно сможете выполнить за день. Лучше написать меньше, но выполнить все, чем больше, но при этом что-то так и не довести до конца. Закончив составление списка, подведите под ним черту. Все! Больше ни одно дело сюда не попадет. В рамках данной системы «закрытые» списки еще называют списками дел, которые НУЖНО выполнить.
3. Кроме закрытого списка задач, составьте еще один — «открытый». Сюда внесите те дела, выполнение которых за завтрашний день вызывает у вас сомнения. В этот список вы можете добавлять любое количество дел в течение дня. Вечером изучайте открытый список и переносите часть дел, которые вы сможете выполнить завтра, в закрытый план на завтрашний день. «Открытый» список еще называют списком дел, которые МОЖНО или вы хотели бы выполнить.
4. Все новые дела (как срочные, так и несрочные), стоит внести в список дел, которые будут выполняться завтра. Сегодня они не «достойны» вашего внимания, сегодня вы выполняете то, что было запланировано еще вчера. Для того чтобы завтра вы потратили на них как можно меньше времени, сразу группируйте «родственные» дела между собой: например, рассмотрение документов, телефонные звонки, встречи, офисные задачи и т. д.
5. Если же какое-то из новых дел уж слишком срочное и требует безотлагательного вмешательства, внесите его в отдельный список задач (размещать такой список легче всего под основным, разделять оба списка можно чертой). Постарайтесь справиться с данным делом в течение текущего дня. Внимание: ни в коем случае не приступайте к выполнению даже самого срочного дела, если оно еще не занесено в список задач.
   Прежде чем взяться за срочную задачу подумайте, а нужно ли ее выполнение именно вам или же оно нужно кому-то другому. Стоит ли срывать свои планы или ставить их выполнение под сомнение ради кого-то?
6. Начинайте рабочий день с выполнения дел из папки «Хвосты». Таким образом, постепенно вам удастся разобраться со всеми задолженностями. Когда вы наконец-то с ними справитесь, то начинать день рекомендуется с выполнения какого-нибудь масштабного проекта. Для этого разбейте его на части и выполняйте 1-2 части каждый день. Так вам будет намного проще справляться со сложными и трудоемкими задачами, а также с задачами, которые по какой-то причине вам неприятны или неинтересны.
7. Обязательно выполняйте все намеченные на день дела. Лучше запланировать меньше, но при этом выполнить план на 100%, чем запланировать больше и выполнить его лишь на 99%. Обратите внимание, что дела из «закрытого» списка можно выполнять в произвольном порядке. Как правило, при произвольном выполнении наиболее сложное или неинтересное дело остается на самый конец. Чтобы выполнять его было легче, думайте о том, что сразу после его завершения, наступит заслуженный отдых.
8. Если все дела из «закрытого» списка сделаны, а сил и времени еще предостаточно, вы можете приступить к делам из «открытого» списка.

Принципы системы DIT

Система Do It Tomorrow учит:

• Не планировать того, чего не можешь выполнить. Подобный подход — отличная профилактика депрессивных состояний. Ведь записывая в план множество дел, а потом выполняя лишь половину (или еще меньше), вы тем самым создаете стрессовую ситуацию. По Форстеру лучше занести в план всего 2 или 3 дела, но при этом выполнить их на все 100%, чем занести 10 дел и успеть закончить только 8 из них.
• Не выполнять дел, которые не были запланированы. Выполняя незапланированные дела, вы тем самым вносите диссонанс в составленный ранее график. Во-первых, из-за невнесенных в список дел, вы можете не успеть сделать то, что уже наметили, во-вторых, можете начать торопиться и в результате, выполнить плановые дела менее качественно. 
  Кроме того, выполнение незапланированных дел способно спровоцировать внутренний дискомфорт и нервозность. А вам это нужно? Ведь с самого утра вы настраиваетесь на то, что выполнив все намеченное, освободитесь и посвятите оставшуюся часть дня отдыху, общению с друзьями или семьей. А соглашаясь на срочную работу, вы лишаете себя обещанной ранее «награды».

«Родственные связи» DIT с другими системами Форстера

В основе системы DIT лежит система GTD — Getting Things Done, разработанная Дэвидом Алленом. По мнению Форстера, он упростил систему Аллена и сделал ее более совершенной.

Если сравнивать Do It Tomorrow с иными разработками Форстера, можно найти общие черты с системами «Автофокус» и «Суперфокус». Данная система также предполагает:

• составлять списки и разбивать дела на блоки (активный список и список задолженностей в системе «Автофокус 4», завтрашние планы в системе DIT);
• начинать день с «хвостов» (по аналогии с «задолженностями» в системе «Автофокус 4»;
• выполнять дел из списка в произвольном порядке.

В целом система Do It Tomorrow во многом отличается от других систем автора. С одной стороны, она менее гибкая, так как предлагает отказаться от выполнения срочных задач, но, с другой, она более эффективная, так как позволяет сконцентрироваться на выполнении нескольких наиболее значимых дел, вместо того, чтобы «распыляться» на десятки остальных. Для того чтобы понять, какая из систем Форстера подходит именно вам, необходимо хотя бы по нескольку дней «пожить» по каждой из них. Удачного планирования!