Метод GTD или как закончить начатое

«Принимайте решения о требуемых действиях тогда,
когда появляется дело — а не тогда, когда оно требует аварийного завершения».
Дэвид Аллен

GTD — один из методов тайм-менеджмента, разработанный консультантом по управлению временем и автором одноименной книги Дэвидом Алленом. В переводе на русский он означает «Как доводить начатое до конца» (Getting Things Done).

Главный принцип GTD говорит — человек не должен перегружать себя тем, что нужно сделать, а должен всего лишь вносить это в план. Все внимание стоит сосредотачивать непосредственно на выполнении каждой отдельно взятой задачи.

Модели Дэвида Аллена

Обычно управление временем начинается с распределения акцентов и выделения наиболее важных дел. Аллен предлагает несколько иной поход, утверждая, что главное место в тайм-менеджменте должны занимать контроль и видение. Исходя из этого, он предлагает 3 основные модели:

• Первая — это управление рабочим процессом. Она призвана контролировать все задания и состоит из следующих этапов: сбор, обработка, организация, обзор и действия. Подробнее на каждом из них мы остановимся несколько позже.
• Вторая — модель обзора работы, состоящая из шести уровней, каждый последующий из которых есть более широким и глобальным, нежели предыдущий. Сюда он относит: текущие дела, текущие обязанности, круг обязанностей, ближайшие 1-2 года, ближайшую пятилетку и всю жизнь в целом. Аллен считает, что один раз в неделю человек обязан анализировать свои достижения на каждом из уровней, только в этом случае он получит целостную картину происходящего.
• Третья — по его словам необходимая далеко не всем — это естественный метод планирования. Она состоит из 5 стадий: определения целей и принципов, видения желаемых результатов, мозгового штурма, организации и принятия решения, о том, каким должно быть последующее действие.

Дэвид Аллен утверждает, что все проблемы, связанные с недостижением целей, появляются из-за неправильного планирования на самой первой его стадии — постановке задачи и определении шагов, необходимых для ее реализации.

Принципы, на которые опирается GTD

Сбор
Смысл этого принципа заключается в том, что все те мысли, которые «толпятся» у нас в голове следует фиксировать на каких-либо носителях. Для этого одинаково хороши и электронный органайзер, и диктофон, и простенький блокнот. Главное, освободить сознание от информации, которая не требуется в данный момент.

Кроме того,  все записи стоит пересматривать, как минимум один раз в неделю, дабы подтверждать их актуальность и вносить необходимые коррективы.

Обработка
Обрабатывая информацию, следует помнить, что любое действие, занимающее не более 5 минут, должно быть выполнено незамедлительно. Приступать к работе лучше всего с верхушки списка, двигаясь далее по порядку.

Согласно составленному Алленом алгоритму обработки информации, с каждым делом в списке можно сделать следующее: выполнить, передать на выполнение, отложить, оставить для справки, выкинуть или перенести в список вещей, к которым стоит вернуться позже.

Организация
Для того чтобы проконтролировать действия, которые следует выполнить, Дэвид Аллен предлагает применять набор списков:

• Последующие действия. Сюда заносят шаги, которые следует предпринимать по каждому элементу, принятому к выполнению. Допустим, есть элемент «Составить смету». Для составления сметы вам придется предпринять следующие шаги: связаться с коллегой и запросить данные по его отделу, узнать стоимость необходимых материалов и т. д.

• Проекты. Под проектом можно понимать любую цель, для достижения которой требуется совершить более одного последовательного действия. Проекты следует периодически пересматривать, дабы удостовериться, что их исполнение идет в нужном порядке.

• Отложенное. В ситуации, когда дело должно быть передано на выполнение или, когда его исполнению должно предшествовать другое событие, есть необходимость мониторить его время от времени. Это позволит не просрочить сроки его реализации.

• Когда-нибудь/может быть. Сюда относят дела, к которым вполне возможно вы надумаете вернуться при наступлении определенных условий.

Обзор
Составление списков и памяток не принесет должного результата, если не проводить обзор как можно чаще, а желательно и вовсе заниматься им каждый день. При этом следует выбирать первостепенную на данный момент задачу и немедленно приступать к ее выполнению. Не рекомендуется начинать работу с легких действий, избегая сложных. Таким образом, вы только усугубите ситуацию, накапливая ворох трудной работы. Оптимальным решением считается последовательное выполнение задач.

Действия
По словам Дэвида Аллена, следует более внимательно относиться к выполнению каждой задачи, а не к ее организации. В таком случае гораздо больше шансов довести все до конца, не прервавшись на середине.

Средства и приемы, помогающие завершать начатое

• 43 папки. Данный прием заключается в том, что на каждый рабочий день месяца вы заводите себе отдельную папку (итого 31 шт.) плюс создаете еще 12 папок по аналогии с месяцами года. В итоге у вас получается 43 папки, в которых и следует «складировать» планы на каждый конкретный день.
• Программное обеспечение для GTD. В современном мире без программного обеспечения уже не обойтись. Согласно методике Аллена оно включает: цифровое структурирование, мозговой штурм, и приложения для управления проектами. На сегодняшний день идеологию GTD поддерживают более 100 приложений. Среди них есть программы, написанные для различных платформ и устройств.

В данной статье принципы GTD изложены очень кратко, она не заменит вам книгу Дэвида Аллена. Статья призвана только вызвать ваш интерес к такому эффективному методу как GTD .