Тайм-менеджмент без ежедневника

«Лучше ничего не делать и наслаждаться покоем, чем делать что угодно и чувствовать себя уставшим и задерганным»
Виктор Сапсир, коучер и психолог

Почему так происходит? Вы составляете план на бумаге, выставляете реальные сроки, своевременно вносите коррективы — в общем, стараетесь соблюдать все принципы и законы менеджмента,  но в результате все равно не успеваете. Что вы делаете не так? В чем ваша ошибка? В этом мы и постараемся разобраться.

Жизнь по расписанию и без

Последние годы о существовании тайм-менеджмента знают очень многие. Более того, большинство «знающих» слышали или читали, что тайм-менеджмент помогает экономить время, а значит, делает того, кто соблюдает его «заповеди», более успешным. А кто ж не стремится к успеху? Вот и начинают люди жить по законам тайм-менеджмента: составляют планы, прописывают четкие сроки выполнения, учатся делегировать полномочия, занимаются хронометражем — пытаются делать все, что приближает их к намеченной цели. По их мнению.

На самом же деле достичь желаемого получается не у всех. Бывает, что человек читает «умные» книги, посещает семинары по тайм-менеджменту, пытается соблюдать составленное расписание, но времени все равно не хватает, и долгожданная цель даже не думает приближаться. Человек расстраивается, становится нервным и дерганым, а это, естественно, не способствует повышению его производительности.

Почему так происходит? А происходит так потому, что иногда следует забыть о правилах, расписаниях, графиках. Забыть, расслабиться и жить себе в удовольствие. Оказывается, тайм-менеджмент полезен не всем и не всегда.

Кому не нужен тайм-менеджмент?

Давно подмечено, что некоторым особо легкомысленным людям очень трудно приучиться к самоорганизации. Они не умеют жить по расписанию и для того, чтобы соблюдать хоть какой-то график, им приходится стараться изо всех сил. Считается, что общее число таких людей не превышает 10-12%. Но как это ни странно, именно этим людям принципы классического тайм-менеджмента могут помочь.

А вот людей, которым тайм-менеджмент противопоказан, гораздо больше. Примерно 25% «белых воротничков» не нуждаются в поминутной организации рабочего времени.

Оставшаяся масса офисных служащих (63-65%) распределяется между этими двумя «полюсами».

Самое странное заключается в том, что нередко изучением тайм-менеджмента занимаются не те, кому это на самом деле нужно. Люди, которые никогда не умели составлять планы, даже не пытаются этому обучиться, а те, кому тайм-менеджмент противопоказан, напротив, стараются изо всех сил.

Свобода действий: вот оно счастье!

Виктор Сапсир — психолог и коучер, советует... выкинуть ежедневник. Да, именно с этого он начинает свои бизнес-тренировки по тайм-менеджменту. По его словам, люди из первой группы, должны привыкать к ответственности и дисциплине, а люди из второй — к спонтанности (они должны научиться быстро реагировать на любые события, вместо того, чтобы вычерчивать теоретические графики на бумаге).

Одним из ключевых слов счастливого человека является слово «гибкость». Нужно уметь подстраиваться под ситуацию, понимая, что иногда забыть о планах не только выгодно, но и очень приятно. Нередко люди сами портят свою жизнь: они сами придумывают правила, сами нарушают их и сами испытывают от этого дискомфорт. Нужно понимать, что даже идеальный план не способен сделать человека счастливей. Не бойтесь потакать своим сиюминутным желаниям: хорошее настроение — залог успешной работы.

Пример:

Проблема: Менеджер по управлению персоналом был человеком скрупулезным. Он каждый выходные составлял список дел на неделю, и каждое утро — планы на текущий день. При этом он не забывал выделять 40% своего времени на решение срочных вопросов. Но на практике это ему не очень-то и помогало: выполнить всë запланированное он не успевал, времени хватало лишь на то чтобы разобраться с непредвиденными делами. В результате ему приходилось засиживаться на рабочем месте допоздна, чтобы выполнить хотя бы часть намеченного. Усталость накапливалась, а вместе с ней накапливались злость и раздражение.

Решение: В результате наш менеджер просто перестал заниматься планированием. Теперь он приходит на работу на полчаса раньше и успевает сделать очень много. А то, о чем вспомнить без ежедневника не удается, по его словам «значит, не так уж и важно».

Невыполненные дела превращаются в тяжеленный груз, нести который просто невыносимо. В результате эффективность работы не только не повышается, но и наоборот, заметно падает. Так стоит ли взваливать на свои плечи эту непосильную ношу? Не проще ли отказаться от планирования и жить в гармонии с собой? В противном случае вам придется обращаться к специалистам дважды: вначале, чтобы научиться грамотно распоряжаться своим временем,  а затем – чтобы выти из той депрессии, в которую вас «вогнало» планирование. И знаете, иногда вновь научиться радоваться жизни бывает намного сложнее.

Организационный психолог Валентина Шабалина убеждена, что люди, которые «живут по расписанию» вырабатывают собственную модель поведения и реагирования на те или иные обстоятельства. Иногда это мешает им взглянуть на ситуацию с иной стороны. Английский психолог Бен Флетчер, считает, что человек, зацикленный на составлении и реализации планов, редко достигает первостепенных целей.

В итоге:

Нередко в погоне за результатом, люди забывают действительную цель — цель, ради достижения которой они и работают. Им кажется, что главное все выполнить быстро и качественно. Очень часто они перегибают палку и прилагают усилия даже там, где это абсолютно не нужно. Они всегда торопятся, боясь что-либо не успеть, и из-за этой постоянной спешки не видят ничего вокруг. Все это приводит к авралам и депрессиям, а отнюдь не к достижению поставленных целей, как это могло кому-то показаться.

Такие вот трудолюбивые и ответственные сотрудники, привыкшие к порядку, являются идеальными клиентами бизнес-тренеров: они внимательно слушают, много читают и выполняют все указания коучера. Правда им самим это не приносит ни полезных результатов, ни удовлетворения. А желание применить новые навыки на практике приводит к еще большим проблемам.

Если вы ощущаете, что ваше время расходуется неправильно, если чувствуете, что планирование вносит разлад в вашу жизнь, не бойтесь пересмотреть свои взгляды и для начала хотя бы на недельку забудьте о существовании ежедневника. Не забывайте, тайм-менеджмент был придуман, чтобы облегчать нашу жизнь, а не наоборот.