Система управления временем Бенджамина Франклина

«Если время — самая драгоценная вещь, то растрата времени является самым большим мотовством»
Бенджамин Франклин

На сегодняшний день в мире существует множество систем управления временем, как совсем новых, так и разработанных несколько веков назад. Данная статья посвящена одной из них — системе управления временем, которую разработал Бенджамин Франклин.

Справка: Бенджамин Франклин (17.01.1706 – 17.04.1790) — знаменитый ученый и талантливый журналист, опытный дипломат и умнейший политик. Портрет этого человека украшает стодолларовую купюру США. Мысли Бенджамина Франклина цитируют вот уже более 2-х столетий.

Суть системы управления временем Бенджамина Франклина

Система Франклина работает по принципу «от большего к меньшему». Система «утверждает», что каждое действие человека должно быть согласовано с его жизненными ценностями и направлено на осуществление глобальной жизненной цели. Для того чтобы путь к намеченной цели был более легким и быстрым, главную задачу делят на небольшие подзадачи, а их, в свою очередь, разделяют на несколько мелких заданий. Иными словами, система Б. Франклина построена по типу пирамиды, в нижней части которой располагаются жизненные принципы и глобальные цели, а в средней и верхней — долгосрочные и краткосрочные планы по достижению этих целей.

1-я ступень пирамиды 

«Строительство» пирамиды начинается с основания. Именно от основания и будут зависеть все дальнейшие действия. На данном этапе следует определиться с жизненными принципами: обозначить свои ценности, разобраться, с тем, что важно, а что — не очень.

У каждого из нас свои приоритеты. У одних на первом месте наука, у других — деньги, у третьих — власть, у четвертых — известность, у пятых творчество и т. д. Одни дорожат семьей, и для них важно как можно больше времени проводить с близкими. Другие стремятся проявить себя в работе и ради этого готовы трудиться день и ночь. Кому-то важна близость с Богом, и они готовы отдаться служению церкви. А кому-то важнее служение людям, они искренне мечтают помочь всем страждущим и обделенным.

Этот этап можно назвать самым сложным — разобраться в своих чувствах и мыслях совсем не просто. Крайне важно найти именно свои ценности. Нередко то, что мы считаем ценностью, оказывается для нас «фальшивкой», навязанной обществом, семьей, друзьями и т. д. Например, вы можете думать, что для вас главное — это богатство. Но на самом деле для счастья вам нужна любящая семья и средний достаток. Это значит, что мысли о богатстве поселились в вашей голове под давлением коллег, друзей или навязчивой рекламы.

Составив список ценностей, тщательно изучите его еще раз. Исключите ценности, которые противоречат друг другу.

Записанные ценности стоит пересматривать примерно один раз в год. Время идет, и вполне нормально, что ваши жизненные приоритеты меняются.

2-я ступень пирамиды 

Следующий этап напрямую зависит от предыдущего. Исходя из выбранных ценностей, человеку следует поставить перед собой конкретную цель. Самую большую и самую главную. Цель, к которой он будет стремиться последующие несколько лет или даже десятилетий.

К примеру, если для вас главное — творчество и известность, значит, вы можете стремиться к тому, чтобы стать знаменитым художником, писателем или артистом. Если для вас важнее всего финансовая независимость — значит, вашей глобальной целью может стать накопление значительной суммы денег, например, миллиона долларов.

Помните, глобальная жизненная цель не должна противоречить вашим жизненным ценностям. В противном случае ее достижение не принесет должного удовлетворения.

Пересматривать глобальную цель рекомендуется ежегодно.

3-я ступень пирамиды 

3-я ступень пирамиды будет «возведена» тогда, когда вы составите генеральный план. В рамках системы Франклина под «генеральным планом» подразумевается общий план по достижению глобальной цели. Особенностью данного плана можно назвать отсутствие временной составляющей: в генеральном плане прописываются исключительно действия, а вот время их выполнения не указывается.

Так, если вы решили стать артистом эстрады, вам необходимо: получить соответствующее образование, овладеть ораторским искусством, найти хорошего продюсера и многое другое.

Вносить изменения в генеральный план следует каждый год.

4-я ступень пирамиды

Теперь самое время приступить к составлению долгосрочных планов — планов на ближайшую пятилетку. Этот план составляется с указанием конкретных дат реализации. Причем очень важно выставлять не абстрактную дату (например, «в этом году»), а четко прописывать сроки (например, «с сентября по ноябрь» n-го года).

Неправильно: Я пройду курс театрального мастерства в ближайшие 2 года.

Правильно: Я пройду курс театрального мастерства в период с мая по сентябрь 2011 года.

Указание конкретного срока ускорит приближение к цели. Человек по своей природе довольно ленив и, «забыв» указать конкретный срок, вы будете постоянно откладывать выполнение задачи и переносить ее реализацию на более поздний срок.

Постарайтесь сопоставить каждый пункт долгосрочного плана с пунктом генерального. Вы должны точно знать, к реализации какого пункта генерального плана вы приближаетесь, стараясь выполнить конкретный пункт долгосрочного плана.

Вносить коррективы в долгосрочные планы желательно каждые 4-6 месяцев.

5-я ступень пирамиды

На данном этапе будет необходимо заняться составлением краткосрочных планов. Такие планы могут быть рассчитаны, как на несколько месяцев, так и на несколько недель. Каждый пункт краткосрочного плана должен «подчиняться» какому-либо из пунктов долгосрочного. Например, если в долгосрочный план вы внесли пункт «Обучение в консерватории», то в краткосрочный вам следует внести такие пункты, как: «Подготовка к вступительным экзаменам», «Подача документов в приемную комиссию» и т. д. Иными словами, каждый пункт долгосрочного плана придется поделить на несколько более мелких задач.

Краткосрочным планам, также как и долгосрочным, требуются четкие сроки исполнения, только тогда их составление будет не пустой тратой времени.

Пересматривать краткосрочные планы необходимо довольно часто. Желательно перечитывать  (и вносить изменения в случае надобности) в краткосрочные планы 2 раза в месяц.

6-я ступень пирамиды

На последнем заключительном этапе вам придется заняться составлением ежедневных планов. Планы на каждый день будут напрямую зависеть от краткосрочных планов, которые вы разработали, «взбираясь» на предыдущую ступень. Так, если в предыдущем плане у вас числилась «Подготовка к вступительным экзаменам», то в плане на день вы можете, например,  указать: «Подготовка к экзамену по вокалу». Если же уложиться в один день невозможно, то разбейте план на несколько дней. Например: 17 мая 2011 года — выучить текст песни и начать самостоятельно разучивать песню под музыку, 18 мая 2011 года — занятия с преподавателем по вокалу.

Желательно, чтобы каждый пункт плана имел четкие временные рамки. Например: «Занятия вокалом с преподавателем с 10.00 до 17.00».

Составлять план на день лучше накануне вечером. В течение дня план можно и нужно корректировать.

Управление временем в течение дня

Составляя планы на день, нужно учитывать приоритетность того или иного дела. Обычно все дела можно отнести к одной из 3-х категорий.

• Важные — дела, откладывать выполнение которых ни в коем случае нельзя. Эти дела следует выполнять в первую очередь. Их невыполнение или неверное выполнение может привести к нарушению краткосрочных планов.
• Второстепенные — дела, выполнить которые желательно в ближайшее время. Правда сделать это можно не только сегодня, но и завтра или послезавтра. Главное сильно не затягивать, ведь даже самое несрочное дело может стать срочным, если о нем позабыть.
• Малозначительные — дела, которые все же нужно выполнить. Конечно, лучше сделать их побыстрее, однако ничего страшного не произойдет, если и отложить их на недельку-другую.

Вначале следует приступить к выполнению важных дел, потом перейти к выполнению второстепенных и, если останется время, заняться малозначительными делами. Не стоит хвататься сразу за все, в противном случае  можно вообще ничего не успеть.

К срочным делам можно отнести такие дела как: «Подача документов» (в случае, когда до конца работы приемной комиссии осталось пару дней), «Завершение рабочего проекта» (срывать сроки ни в коем случае нельзя), «Экзамен» (тут и пояснений не требуется) и т. д. К второстепенным делам можно зачислить: «Поздравление друга с профессиональным праздником» (конечно, поздравить нужно именно сегодня, но, экзамен или работа важнее), «Занятие с преподавателем по вокалу» (да, вы уже давно обо всем договорились, и переносить занятие не желательно, но в принципе — вполне возможно), «Покупку новых штор или новой бытовой техники» (и без штор, и без техники вы вполне сможете обойтись несколько дней).

В список малозначительных дел можно внести: «Чтение нерабочей электронной почты», «Скачивание новой версии компьютерной игры», «Покупку нового костюма» и тому подобные занятия, не имеющие никакого отношения к вашей глобальной цели. Обратите внимание: если выполнение  какого-то дела вы переносите уже в который раз, задумайтесь, а действительно ли оно имеет для вас хоть какую-то ценность, может его просто вычеркнуть из списка?

Система Франклина и дневник

В Соединенных Штатах Америки продаются дневники, «расчерченные» по системе Франклина. Несколько первых или последних страниц такого дневника предназначены для фиксации жизненных ценностей и глобальных целей. Там же содержится и таблица для составления генерального плана.

Для записи долгосрочных планов всегда выделяется место в начале дневника, для записи краткосрочных — в начале каждого месяца и каждой недели. Планы на день записываются на страничку с соответствующей датой, причем каждому делу присваивается различная степень приоритетности (A — важные, B — второстепенные, C — маловажные). По мере выполнения дела дополнительно помечаются буквами Х — отмененные или V — выполненные. Перед делами, перенесенными на другой день, ставится новая дата их выполнения.

Подводя итоги, можно сказать, что главная ценность системы Франклина заключается в том, что она не только помогает экономить время, но и учит выстраивать планы, которые не противоречат жизненным ценностям. А значит — учит жить в ладу с собой