5 приемов тайм-менеджмента

Бывает ли, что вы задерживаетесь на рабочем месте хотя бы раз в неделю более чем на 1 час? Часто ли вы не можете выбрать, какую именно задачу стоит выполнять в данный момент? Случалось ли, что в вашем отделе (компании) 5 человек с трудом выполняют работу, с которой в аналогичном отделе (компании) справляются 3 и менее человек? Правда ли, что ваши подчиненные вечно спешат, мечутся, суетятся, но при этом все равно ничего не успевают? Вам не кажется, что количество дел, которое вам нужно выполнить, не уменьшается?

Если на вышеперечисленные вопросы вы отвечаете преимущественно «Да», значит, давно пора заняться изучением тайм-менеджмента и привести в порядок свой рабочий день, а заодно и нормализировать работу компании (отдела) в целом.

Тайм-менеджмент: дань моде или необходимость?

В наши дни тайм-менеджмент перестал быть «модным» направлением и превратился в направление полезное, в направление, без которого ни одно предприятие не может работать плодотворно. По данным международной консультационной компании «Chipin&Partner;» каждый человек тратит напрасно более трети своего времени (примерно 78 дней в году) и, естественно, впустую расходуется не только личное время, но и рабочее. А потому, без внедрения тайм-менеджмента (ТМ) на предприятии не обойтись.

Люди, мало знакомые с управлением временем, иногда противятся его изучению и внедрению в компании. Им кажется, что с «приходом» ТМ им придется взять свою жизнь под жесткий контроль. По их мнению, ТМ — это поминутное планирование каждого шага, а задача тайм-менеджмента — приучить каждого к строжайшему порядку. Ведь чем больше порядка — тем выше будут результаты. 

На самом же деле бояться тайм-менеджмента не стоит: это не наказание за плохую работу, а скорее «гуманитарная помощь», благодаря которой жить станет легче. Планирование, которого все так боятся, является далеко не единственным приемом тайм-менеджмента и само по себе, без изучения других методов управления временем, результатов не даст.

Так что же включает ТМ? О 5 важных приемах тайм-менеджмента читайте ниже.

Первый прием ТМ

Первым приемом тайм-менеджмента все же стоит назвать упомянутое ранее планирование. Главная цель планирования — сократить количество времени, которое человек тратит на работу и, соответственно, высвободить как можно больше свободных часов.

Планировать рекомендуется в 2 этапа. Вначале следует составить список дел, которые необходимо выполнить, а потом определить приоритетность каждого из них. Определение приоритетности — наиболее сложный и важный этап планирования. Обычно для его воплощения используют методы, основанные на принципе Парето: 20% дел приносят 80% результатов, а 80% дел приносят только 20% результатов.

• Метод «ABC-анализа». Согласно данному методу все задачи согласно важности можно разделить на А, В и С. А-задачи — это наиболее важные дела, выполнение которых отнимает всего 10% времени. Значимость А-задач в итоговом результате составляет аж 70%, т. е. начинать реализацию планов стоит именно с них. В-задачи — это задачи средней важности, их вклад в итоговый результат составляет 20% и времени на их выполнение уходит столько же (20%). С-задачи — это наименее важные дела, отнимающие 70% времени и приносящие только 10% результата. При сильной загруженности от их выполнения стоит вообще отказаться.
• Методика расстановки приоритетов по «матрице Эйзенхауэра». Согласно данной методике все дела делятся на 4 типа приоритетности: А — и важные, и срочные; В — важные, но несрочные; С — неважные, но срочные; D — неважные и несрочные.

Не стоит жалеть время на планирование и утверждать, что вам и так дорога каждая минута. Чем тщательнее будут продуманы планы, тем меньше времени уйдет на их реализацию. По мнению экспертов около 60% времени должно быть четко распланировано. Еще 20% должны оставаться «про запас», на случай возникновения непредвиденных ситуаций и, наконец, оставшиеся 20% следует отдавать свободной творческой деятельности.

Второй прием ТМ

Вторым важным приемом ТМ является умение правильно общаться с окружающими. Сюда можно включить и способность делегировать свои полномочия в нужный момент, и умение отказывать сотрудникам и подчиненным, и умение сдерживать себя и не стараться переубеждать людей в чем-либо.

Третий прием ТМ

Третьим важным приемом считается умение выполнять неприятные дела. Ведь, согласитесь, с таковыми время от времени сталкивается каждый. Эксперты по ТМ утверждают. Что начинать выполнение неприятных дел стоит с самого утра, в противном случае их можно вообще не выполнить. А если с самого утра сделать дело, которое не по душе, то:

• можно до конца дня заниматься приятными делами;
• можно почувствовать удовлетворение собой и тем самым «включить» энтузиазм на весь оставшийся день;
• можно достичь хороших результатов в работе: ведь неприятное дело может быть очень даже важным и его невыполнение или несвоевременное выполнение чревато нехорошими последствиями.

Четвертый прием ТМ

Еще одним важным приемом ТМ является умение правильно работать с информацией. В нашем обществе принято считать, что чем большим количеством информации мы владеем, тем больше задумок мы сможем реализовать. Но это не совсем верно: информация — информации рознь. Очень важно отфильтровывать информацию по качеству и не загружать голову сведениями, которые впоследствии не пригодятся или которые не несут в себе ничего полезного.

Также стоит помнить, что наше сознание способно полноценно воспринимать только один объект одновременно. Важная задача №1 — научиться сосредотачиваться только на тех сведениях, которые нужны в конкретный момент. Важная задача № 2 — научиться переключать сознание с одного дела на другое: не выполнять 2 дела сразу, а именно переключаться. От долгой монотонной работы мозг человека устает и начинает работать менее продуктивно, поэтому переключение помогает «подпитаться энергией». Скакать туда-сюда тоже не стоит, эксперты по ТМ советуют делать больше крупных переключений и поменьше мелких.

Пятый прием ТМ

Пятым приемом тайм-менеджмента является умение чередовать работу с отдыхом. Думаете, чем больше вы будете работать, тем выше будут итоговые результаты? Далеко нет. Чем больше вы будете работать, тем больше вы будете уставать, а соответственно, тем меньше правильных решений сможет выдавать ваш мозг. А чем больше неправильных решений — тем хуже результат. 

Человек нуждается в отдыхе, а потому очень важно грамотно распределять время и не «забивать» день делами «от и до», а выделять разумное количество времени и на дела и на отдых от них.

Все перечисленные приемы важны, но личный комфорт гораздо важнее. А потому, если какой-то из приемов вам не подходит, нужно подстроить его под себя. К тому же, данные приемы — это далеко не все, что предлагает тайм-менеджмент. При его детальном изучении вы наверняка отыщете приемы, подходящие вам идеально.