Полли Берд «Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени» (Часть II)

В этой статье мы продолжаем налаживать связи читателей со временем с помощью советов Полли Берд — автора книги «Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени».

Я уже ПОЧТИ готов

Всего одна чашечка кофе. Буквально 15 минут до конца телепередачи. Хотя бы 10 минут на чтение журнала. Это лишь самые популярные оправдания, которые мы используем, чтобы потянуть время и не приступать к выполнению неинтересной или сложной работы. А ведь «куча» писем в электронной почте не уменьшается, да и отчеты сами, к сожалению, не составляются. И разбираться со всем этим все равно придется. 

Почему же мы «тянем резину» и откладываем выполнение нужной работы на неопределенный срок? Причин может быть множество, ниже указаны лишь самые распространенные.

• Неинтересное задание. Если поставленная задача не вызывает ничего, кроме зевоты, приступить к ней бывает непросто.
• Боязнь неудачи. Нередко мы до последнего откладываем выполнение тех задач, которые кажутся невыполнимыми. Мы боимся не справиться и тем самым пошатнуть свою самооценку и репутацию.
• Недостаток знаний. Вы не знаете даже с какой стороны приблизиться к проблеме? Как же тогда с ней разобраться. «Уж лучше и не начинать», — считает часть медлительных людей
• Утомление. Увлечь уставшего человека работой довольно сложно, ведь единственное, о чем он действительно мечтает — это отдых.
• Наличие увлекательного занятия. Текущее занятие настолько нравится, что отвлекаться на иную работу не хочется вообще.

Как же побороть медлительность и возможно ли в принципе с ней справиться? Возможно, и даже не так уж и тяжело.

1. Приучите себя приступать к важной и нужной работе немедленно. Нужно разобрать бумаги? Садитесь и разбирайте прямо сейчас.
2. Четко обозначьте «фронт» работ. Разберитесь: что, в каком объеме и в какие сроки нужно выполнить.
3. Устраните все, что может помешать вашей работе. Отключите телефон (переключите на секретаря), закройте дверь в кабинет, приглушите музыку, уберите со стола лишние предметы (особенно это касается журналов и газет, за которые взгляд может «зацепиться» как бы невзначай).
4. Разбейте задачу (если она объемная) на несколько этапов. Этим вы превратите одну сложную и на первый взгляд нерешаемую задачу в 5-10-20 простых и легко реализуемых.
5. Назначьте себе награду. Выполнили неинтересную или сложную работу? Заслужили поощрение. Можете заслужено выпить чашку чая с коллегами, съесть шоколадку или заняться тем, что нравится.
6. Настройтесь на позитивную волну. Положительное отношение к работе поможет выполнить ее с наименьшими потерями. Думая о том, как вам скучно и неинтересно, вы вряд ли справитесь с задачей на отлично, да и сроки не исключено что сорвете.

Бумажные «разборки»

Видели ли вы офис, в котором нет бумаг? Нет? И не увидите, так как его просто не существует. Сколько бы мы не твердили, что техника способна избавить от бумажной волокиты, научиться обходиться вообще без бумаг мы не можем. Мы пишем электронное письмо, но пришедший ответ распечатываем, чтобы «ничего не пропустить». Мы распечатываем копии важных документов, чтобы они всегда были под рукой и не исчезли в случае компьютерного сбоя. Мы составляем отчет в специализированной программе и потом распечатываем его «для архива».

Зачем же мы собираем и храним бумаги?

• Для дальнейшей работы. Мы точно знаем, что они пригодятся.
• Ради интереса. Возможно, в этих бумагах есть что-то такое, что хотелось бы прочесть на досуге.
• Потому что так надо. Потому что бумаги этого типа всегда нужно сохранять (например, бланки строгой отчетности).
• Так как могут понадобиться. На данный момент бумаги не представляют интереса, но мы не исключаем, что когда-нибудь они могут пригодиться.
• Для передачи другим людям. Возможно эти бумаги попали к нам по ошибке и теперь их нужно передать адресату. А возможно, бумаги содержат сведения, которые мы подготовили для начальства или коллег.
• Потому что не знаем, как с ними правильно поступить. Выкинуть? А вдруг они еще пригодятся? А что если они понадобятся Петру Ивановичу из соседнего отдела?

В действительности многие из хранящихся у нас бумаг, абсолютно не нужны. Как проверить, выкинуть бумагу или оставить? Положить ее в ящик на 3 месяца. Если за этот срок она никому не понадобится, значит, можно смело перемещать ее в мусорное ведро.

Кстати, финансовую и юридическую отчетность и прочие архиважные для компании документы совсем не обязательно хранить у себя в кабинете, гораздо разумнее передать их в централизованный архив, естественно, если таковой имеется.

Помните, чем меньше вещей на рабочем столе, тем выше будет производительность. Но что же допускается держать на рабочем столе?

1. Компьютер и прочую оргтехнику (принтер, факс, сканер).
2. Канцтовары в специальном стаканчике.
3. Телефон с автоответчиком.
4. Часы.
5. Органайзер, ежедневник или календарь с расписанием.
6. Лотки для хранения бумаг.
7. Чашку и что-нибудь из продуктов (например, орешки, пачку печенья или бутерброд).
8. Сувениры (только не очень много).
9. Рамку с семейной фотографией.

Конечно, никто не говорит, что все вышеперечисленное должно прописаться на столе «напостоянку». Принтер и сканер вполне могут располагаться за соседним столом, органайзер может храниться в ящике и доставаться лишь по мере необходимости, лишние канцтовары могут пребывать на полках «до востребования», а чашка и съестные припасы должны появляться на горизонте лишь в специально отведенное для них время (кофе-брейк или обеденный перерыв).

Как известно, профилактика — лучшее лечение. Избавляться от бумаг следует заранее. Для этого нужно:

• отказаться от бесполезных рассылок;
• не просить высылать письма или факсы только для подтверждения того, о чем уже говорилось ранее;
• не делать лишних ксерокопий;
• отвечать на заявления и записки на том же бланке, на котором они и поступили (речь идет о внутренней документации);
• чаще использовать для связи телефон и электронную почту, а не бумажные письма.

Дружить со временем не только интересно, но и полезно. Высвободив дополнительное время, вы сможете сделать жизнь гораздо насыщенней. Удачи!