Полли Берд «Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени» (Часть I)
«Измените порядок использования времени, и вы станете действовать более эффективно»
Полли Берд
Казалось бы, время просто не может быть врагом. Оно работает на нас: каждый год, каждый день, каждый час мы узнаем или осваиваем что-то новое, а значит, становимся умнее, сильнее, проворнее. Но... Иногда время перестает быть нашим союзником и начинает выступать против. Чем это нам грозит? Опозданиями, сорванными сроками, вечными цейтнотами и т. д. Что же делать, как вновь наладить дружеские отношение со временем? Об этом можно узнать из книги Полли Берд «Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени».
О книге и авторе
По мнению Полли Берд, научиться жить в ладу со временем очень просто. Достаточно лишь отказаться от бесполезных занятий и дел, выполнение которых не является обязательным. Это позволяет высвободить количество времени, достаточное для выполнения первоочередных задач.
Техника освоения тайм-менеджмента, описанная в данной книге, не требует долгих месяцев изучения. Овладеть ею можно в процессе чтения книги, конечно, только в том случае, если сразу использовать приведенные советы на практике.
Полли Берд — автор 18 книг по бизнесу, тайм-менеджменту и личной организации. Закончила Кембервелльский колледж искусств в Лондоне. Работает переплетчиком в независимой библиотеке Literary & Philosophical Society (Lit & Phil), расположенной в Ньюкасле.
Куда уходит время?
Знаете ли вы, на что уходит ваше время? Конечно, вы наверняка можете сказать, что по воскресеньям вы ходите в кино или театр и просыпаетесь на час позже обычного, а по будням встаете в 7.30 и практически весь день проводите на работе. Но можете ли вы описать все в подробностях? Знаете ли вы, на что расходуется каждая минута вашего времени? Нет? Значит, этим нужно срочно заняться. Проведите учет времени и узнайте, на что и сколько времени у вас уходит.
Полли Берд считает, что учету времени следует посвящать не более 2-х дней, а не 1-2 недели, как советуют многие другие специалисты по тайм-менеджменту. Главное, не забыть включить в список дел, которыми вы наполняете день, не только крупные задачи, но также рутинные занятия и даже время простоя (болтовню с коллегами, телефонное общение по «личным вопросам», чтение журналов и газет, не имеющих отношения к работе и т. д.).
Очень важно не просто составить расписание дня, но и прокомментировать каждое действие. Как вы его выполнили? Что дало его выполнение? Старались ли вы? Нравилось ли вам занятие?
После этого предстоит проделать непростую задачу: отличить лучшее время от потерянного. Просмотр телепередачи — это наиболее интересный момент дня или время потерянное впустую? Общение с сотрудниками не по рабочим вопросам — это то, что доставляет вам удовольствие и помогает расслабиться или же это всего лишь еще один «убийца» времени?
Вычислив занятия, выполнение которых неприятно и при этом не приносит пользы, начинайте пересматривать свой день. Откажитесь от заведомо нудных и бесполезных мероприятий, в пользу более «комфортных». Например, если 3 раза в неделю вы посещаете тренажерный зал исключительно ради пользы для здоровья, но при этом один вид тренажеров приводит вас в ужас, прекратите себя мучить. Для поддержания формы можно подобрать и более гуманные занятия, например, можно заняться танцами или пойти в школу йоги. К бесполезным занятиям стоит отнести чашку кофе, которую вы привыкли пить перед началом рабочего дня (если отказаться не получается, то кофе можно совместить с просмотром почты), переписку по ICQ или скайпу, не имеющую отношения к работе, просмотр журнала, который вам 2 раза в неделю отдает друг-программист, и в котором вы ничего кроме заголовков не читаете, так как в программировании не разбираетесь вообще.
Сила привычки. Избавиться от ненужного занятия можно, выработав привычку. Например, если вы решили прекратить тратить время на утренний кофе в офисе, сделайте так — поставьте чашку с кофе перед собой, но при этом старайтесь к ней даже не притрагиваться, по крайней мере до тех пор, пока не откроете папку с входящей почтой. Конечно, первые несколько дней рука будет тянуться к чашке сама, но со временем вы привыкнете соблюдать нужную очередность действий и научитесь совмещать кофе с корреспонденцией.
Заметьте, исключение бесполезных занятий не означает отказа от всего, что не касается работы. Свободное от работы время вы можете посвятить чему угодно, главное, выбирайте занятия, которые будут по душе. Отдых помогает расслабиться и набраться сил только тогда, когда это действительно отдых, а не принудительное выполнение ненавистных дел.
Закончив учет времени, пересмотрите результаты и решите, что бы вам хотелось изменить. Как вы хотите распоряжаться своим временем в будущем? Каким вы видите предстоящий год? А полгода? А месяц? Решите, какие изменение следует внести в обычный день, чтобы прожив его, хоть немного приблизиться к мечте.
Переходное время
Переходное время — это время, которое образуется между двумя основными занятиями. В тайм-менеджменте его еще иногда называют «потерянным». Например, это время между поездкой в больницу и визитом к стоматологу или время между дорогой в ресторан и началом переговоров. Иными словами, переходное время — это время, потраченное на пассивное ожидание.
Стоит заметить, что к переходному времени относят и время, потраченное на подготовительные действия, такие как — одевание, умывание, складывание сумок и т. д. Почему? Потому что это время, потраченное непродуктивно.
Чтобы превратить переходное время в продуктивное, прежде всего, стоит разобраться, когда оно появляется. Например, во время поездок, в ожидании встречи или переговоров, возможно во время завтрака или в обеденное время, в отпуске или в перерывах между совещаниями или конференциями.
Как же поступить, чтобы переходное время не пропадало даром?
- Сократить периоды непродуктивного времени. Например, на 30 минут меньше смотреть телевизор или тратить на 20 минут меньше времени на утренние процедуры (одевание, умывание, подготовку к работе ит. д.).
- Сочетать дела между собой: выполнять сразу 2 и более дел. Например, пока кипит чайник и готовится завтрак, можно умыться и одеться; во время поездки к контрагентам можно завести пальто в химчистку, которая находится по соседству.
- Научиться находить тихие места или же научиться создавать «экологическую» тишину. Хотите просто передохнуть? Найдите помещение, в котором вас никто не потревожит. Например, если знаете, что в собственном кабинете о покое можно только мечтать, то проведите имеющиеся 10 минут в зале для переговоров. Если же отыскать свободное помещение нереально, научитесь абстрагироваться от окружающих. Например, чтобы рядом сидящие пассажиры не беспокоили вас во время поездки, оденьте наушники, разверните буклет и старайтесь избегать зрительных контактов.
- Иметь заранее подготовленный план по возможному использованию переходного времени. Составьте список дел, которыми можно заниматься в переходное время. Всегда носите его с собой.
Полли Берд уверена, что для дружбы со временем совсем необязательно перекраивать весь свой график и жить в «жестком» режиме. Достаточно соблюдать простые правила и успевать справляться с тем, что по-настоящему важно.
