8 практических советов по тайм-менеджменту

Работа стала вторым домом? Вы гораздо чаще видите сослуживцев, а не родных вам людей? Вы знаете о проблемах коллег, но уже забыли, когда последний раз интересовались проблемами близких? 

Пора задуматься о тайм-менеджменте: научиться ценить время и не терять даром ни одной минуты. Конечно, овладеть навыками тайм-менеджмента, прочитав одну статью, невозможно. А вот внести полезные коррективы в свое поведение и понять, на что именно стоит обратить внимание, очень даже реально. 

В этой статье мы дадим 8 практических советов по тайм-менеджменту. Советов нехитрых, но очень полезных для повседневной жизни.

Совет 1. Изучите свои привычки и занятия.

Для этого в течение 1-2х недель носите с собой ежедневник, в котором фиксируйте все события дня. Записывайте не только свои действия, мероприятия, разговоры и встречи, но также и свои мысли. Это поможет понять, куда девается ваше время и позволит подсчитать примерный объем дел, которые вы успеваете выполнить в течение одного дня.

Кроме того, данный прием даст возможность вычислить «непродуктивные» дела — дела, выполнение которых не приносит никакой пользы. Например, беседа о погоде с коллегой или просмотр неинтересных телепередач.

Совет 2. Займитесь планированием.

Не начинайте рабочий день до того, как ваш план будет полностью готов. Планируйте дела с вечера либо с самого утра до начала рабочей беготни.

Старайтесь, чтобы не менее половины запланированных вами дел, были нацелены на получение конкретных результатов. 

Отведите самым приоритетным делам (мыслям, встречам) четкое время. Определите, когда они должны начаться и когда закончиться.

Ограничивайте время дел (занятий, мыслей), которые не приближают вас к успеху.

Совет 3. Не забывайте об отдыхе.

Составляя план на день, не забудьте выделить в нем время на отдых. Это может быть не только обеденный перерыв, но и пятнадцатиминутный кофебрейк или даже получасовой релакс (полное расслабление в тишине — естественно, это возможно только если вы работаете в отдельном кабинете).

Совет 4. Научитесь «отгораживаться» от окружающих, когда вам это действительно нужно.

Например, выполняя важную задачу, повесьте на дверь кабинета табличку «Не беспокоить». Предупредите секретаря, чтобы ни с кем вас не соединял и никого к вам не пускал на время выполнения ответственной работы. 

Отведите себе часы для личной работы и оповестите об этом окружающих. Сообщите подчиненным (сослуживцам), что, например, с 10.00 до 12.00 вы никого не принимаете.

Совет 5. Объединяйте однородные дела в группы.

Не стоит бросать все, чем вы занимались и приступать к чтению электронной почты, как только вы увидели, что она пришла. Точно так же, совсем не обязательно кидаться решать проблемы, о которых вам сообщили по телефону. Помните, даже самое срочное дело может подождать 15 минут, а уж несрочное и подавно.

Отведите специальное время для телефонных переговоров, для чтения корреспонденции (в том числе электронной), для составления отчетов и прочих однотипных дел. Соблюдайте разработанный график.

Совет 6. Думайте об успехе.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, подумайте, как бы вы хотели, чтобы она завершилась. Чего вы ожидаете от ее выполнения? Наконец, зачем вы за нее беретесь?

Собрались позвонить? Проанализируйте, зачем вы это делаете? Какие результаты должен принести данный звонок.

По окончанию выполнения задачи выделите 5 минут на анализ результатов. Ответьте себе на вопросы: «Удалось ли вам достичь желаемого?» или «Что помешало получить желаемый результат?».

Совет 7. Научитесь бороться с пожирателями времени.

Во время работы старайтесь как можно реже отвлекаться на посторонние дела. Закройте лишние окошки на компьютере (игры, социальные сети, развлекательные порталы, новостные сайты и прочие не нужные для работы вкладки). Если вы курите, откажитесь от курения на период выполнения важных задач: наверняка 1-2 часа без сигарет вы сможете прожить. Не болтайте с коллегами, которых вы случайно встретили в коридоре. Не погружайтесь в мечты о предстоящем отпуске. В общем, не делайте ничего, что может хоть ненадолго отвлечь вас от основного занятия.

Совет 8. Не пытайтесь осилить абсолютно все.

Переделать все дела невозможно: стоит выполнить одно, как его место тут же займет новое, а то и сразу несколько новых. Помните, что секрет успеха кроется не в количестве, а в качестве: «Тише едешь — дальше будешь», — гласит старинная русская пословица.

Не забывайте о законе Парето, который утверждает, что 20% дел приносят 80% результата. Учитесь выбирать из общей массы наиболее полезные дела и выполнять именно их.

Не раскидывайтесь временем, привыкайте ценить каждую минуту и тогда вы обязательно заметите, что жить становится легче и приятней. Удачи!