Не думай о минутах свысока
2 минуты — это много или мало? Да, с одной стороны, это совсем короткий промежуток времени. Но ведь все зависит от того, что предстоит выполнить в эти 2 минуты, и сколько вот таких вот двухминутных дел необходимо закончить. Согласитесь, сделать одно двухминутное дело — это пустяк, а вот выполнить 20 двухминутных дел — это уже «головная боль».
Что же можно успеть за 2 минуты?
Например, можно расставить книги на полке или положить документ в нужную папку, можно найти пару важных цифр в отчете и можно проверить электронный почтовый ящик, можно написать сообщение по ICQ и можно просмотреть содержание сегодняшней газеты. Как видите, существует множество вещей, выполнение которых укладывается в данный временной период.
Как показывают многочисленные исследования, для повышения производительности со всеми делами следует поступать следующим образом:
- Вначале следует решить, займет ли дело всего пару минут, либо же на его выполнение потребуется большее количество времени.
- Затем следует немедленно приступить к выполнению тех дел, которые заберут не больше 2-х минут вашего времени и отложить на потом те дела, реализация которых займет более широкий временной «диапазон».
Такой подход поможет ускорить делопоток, а значит, приведет к общему повышению эффективности. В результате, немедленное исполнение «мини-дел» поможет сэкономить не только время, но и нервы — ведь в ваших делах появится некая упорядоченность.
Согласно методике GTD — Getting Things Done Дэвида Аллена, которую он изложил в книге с аналогичным названием, в данный алгоритм необходимо внести еще одно уточнение. Дэвид Аллен утверждает, что прежде чем приступить к выполнению даже самого короткого дела, необходимо четко уяснить, а нужно ли это дело вообще выполнять? Возможно, тратить время на его исполнение не имеет смысла.
Небольшие уточнения
Естественно, зацикливаться именно на 2-х минутах не стоит, это лишь условный временной отрезок. Вы можете немедленно приступать к выполнению дел, на которые потребуется 3 или даже 5 минут, конечно же, в том случае, когда у вас достаточно свободного времени. Если же со свободным временем «напряженка», то лучше незамедлительно выполнять лишь проекты, протяженностью не более оговоренных ранее 2-х минут.
Не переживайте, если дело, которое вы планировали «вместить» в 2 или 3 минуты в результате займет в 5 раз больше. Ничего страшного в этом нет, воспринимайте случившееся как опыт — ведь в дальнейшем вы будете точно знать, сколько времени требуется на его выполнение.
Кстати, доказано, что большая часть дел, связанных с ведением домашнего хозяйства, занимает не более 2-х минут. А потому лучше сразу раскладывать вещи по местам, без промедления разбирать сумки с покупками и не затягивать с мытьем нескольких тарелок после ужина. Мини-дела тоже имеют «привычку» накапливаться, а справляться с большим количеством дел всегда сложнее, даже с психологической точки зрения.
Согласитесь, что гораздо легче сразу положить отчет в папку к отчетам требуемого временного периода, а не складывать его в общую кипу бумаг, разбирать которую вам когда-нибудь всё равно придется, и, возможно, это займёт не один час. Не знаете, куда положить входящее письмо? Вместо того чтобы отправить его в общую папку, не поленитесь и наконец-то создайте отдельную папку для писем такого же назначения, как и полученное. Каждая вещь должна иметь свое место.
Правильно организованный день, грамотно организованное рабочее место и продуманный до мелочей быт позволяют увеличить отдачу от каждого действия. Организованность — это не врожденное качество, а приобретенный навык, ему можно и нужно учиться.
Если раньше вы хватались за все дела без разбору или напротив, практически все откладывали «на потом», то, начав использовать методику «2-х минут» на практике, вы незамедлительно ощутите результаты. Цените свое время и используйте любую возможность его сэкономить. Удачного планирования!
