Принципы организации рабочего дня

Вы старательно работаете, искренне стараетесь выполнить «как можно больше», проводите на работе по 10-12 часов в сутки, но все равно не получаете желаемый результат. Дел становится все больше, а свободного времени — все меньше. Что вы делаете не так? Почему у кого-то работа спорится, а у вас все идет наперекосяк?

Правильная организация рабочего времени

Результаты работы напрямую зависят от того, насколько правильно она организована. А так как организацией занимается менеджер, то именно от его качеств и умений и будет зависеть успех рабочего процесса. Определить уровень организации довольно легко. 

Признаки плохой организации или в чем заключаются основные промахи менеджера:

• Плохой менеджер не соблюдает установленных сроков и не ценит чужое время. Он может опоздать на работу, забыть о срочных документах, по нескольку раз переносить время совещания и т. д.
• Он не обладает нужными знаниями и иногда даже не пытается понять суть вопроса.
• Плохой менеджер не планирует свой распорядок дня и в результате хватается то за одно, то за другое.
• Плохой менеджер не умеет расставлять приоритет.
• Он не умеет грамотно и лаконично излагать свое мнение и не умеет решать вопросы в телефонном режиме.
• Рабочее место плохого менеджера завалено бумагами, среди которых он очень редко находит ту, которая нужна.

Принципы организации рабочего дня

Как же наладить эффективную работу в компании? Есть 3 группы принципов, способных вам помочь:

1. Принципы начала дня.
2. Принципы основной части дня.
3. Принципы конца дня.

Ниже представлены детальные описания каждой группы.

Принципы начала дня

Вставайте «с правой ноги», то есть начинайте день с хорошим настроением. Поверьте, это очень важно для дальнейшей работы. Положительный настрой поможет легче воспринять возможные неудачи и быстрее достичь долгожданного успеха. 

Вот три вопроса, на которые следует отвечать каждое утро: 

1. Как сегодняшний день приблизит меня к достижению желаемого?
2. Что предпринять, чтобы сделать сегодняшний день еще более радостным и счастливым?
3. Чем я смогу сегодня компенсировать «сидячий» образ жизни (ведь офисная работа предполагает мало телодвижений)? — Провести сеанс релаксации, сходить в спортзал, посетить бассейн?

Также постарайтесь продумать ответы на такие вопросы:

1. Кого я смогу сегодня обрадовать или кому смогу поднять настроение?
2. С кем сегодня мне предстоит встретиться?
3. С какими препятствиями я могу сегодня столкнуться? Как разобраться с ними без негатива?

Ну и конечно же, начинать день стоит с хорошего завтрака и неспешных сборов на работу. Очень важно не носиться по квартире сломя голову, не «забрасывать» в себя еду на ходу и не бежать, спотыкаясь, на остановку. Подобные действия могут испортить даже самое хорошее настроение. И не вздумайте возражать, что на размеренные сборы у вас нет времени. Время всегда есть, конечно, если правильно расставить приоритеты.

Принципы основной части дня

• Не опаздывайте на работу и старайтесь всегда приходить в одно и то же время. Всем нам важна стабильность. И если вы привыкли приступать к работе в 9.00, старайтесь не нарушать эту традицию.
• Придя в офис, не старайтесь всех поприветствовать и успеть со всеми переговорить до начала рабочего дня. Это лишь собьет рабочий настрой. Перенесите общение с коллегами на более поздний период. Лучше всего это делать после решения самых важных задач.
• Первым делом просмотрите план, составленный на сегодняшний день. Внесите в него нужные коррективы, вычеркните все лишнее и добавьте новые пункты, если в этом есть необходимость. Старайтесь составлять план так, чтобы выполнить его было реально. Не стоит включать задачи, выполнение которых было бы желательно, но по каким-то причинам абсолютно невозможно на данном этапе.
• Начинайте рабочий день с решения наиболее трудоемких и наиболее приоритетных задач. Работайте по принципу «от сложного к простому». Таким образом, на конец дня (то есть на момент, когда вы устанете) у вас останутся самые легкие и приятные задачи.
• Приступать к прочтению входящей корреспонденции (писем, рассылок, рекламных листовок) стоит лишь после решения самых важных задач. Как правило, утренняя почта не содержит ничего срочного или серьезного.

Как правильно распланировать рабочий день? Вот несколько правил, которые помогут вам работать эффективней.

1. Экономьте рабочее время. Составляйте планы на каждый день и не забывайте своевременно вносить в них коррективы.
2. Старайтесь действовать в рамках установленного плана. Не занимайтесь делами, которые не были запланированы на конкретный день. Избегайте импульсивных решений — они лишь мешают в работе.
3. Устанавливайте реальные сроки для выполнения каждой задачи. Соблюдайте эти сроки, и ни в коем случае не откладывайте дело на более поздний период без уважительной причины.
4. Используйте каждую рабочую минуту. Например, во время поездки в транспорте составьте план на завтрашний день, а в последние минуты рабочего дня подпишите документы или просмотрите почту.
5. Отдыхайте после каждого рабочего часа примерно 10 минут. Считается, что ровно столько нужно для восстановления внимания. Не спешите, быстрый темп приведет только к ошибкам, а никак не к более скорому выполнению задачи. Учитесь работать размеренно.
6. Старайтесь завершать все начатое и не прерываться на середине. В крайнем случае, делайте паузу в наиболее подходящих местах. Перед тем как переключиться с незавершенного дела на новое, вкратце (например, тезисно) запишите все, что вы думаете по этому проекту. Запишите так, чтобы в дальнейшем вы продолжили выполнение задачи с наименьшими временными потерями.
7. Планируйте самые важные дела на первую половину дня. Примерно с обеда активность в офисе достигает «критической точки» и не исключено, что заняться своими делами вам уже будет некогда.
8. Отказывайтесь от выполнения срочных дел всегда, когда это возможно. Например, когда ваше участие в решении вопроса необязательно или когда задачу нельзя передать иному исполнителю;
   Тщательно проанализируйте, что вы потеряете, если возьметесь за форс-мажорное задание. Подумайте, выполнение каких проектов придется отложить, дабы успеть завершить дополнительную работу в указанный срок.
9. Выделяйте 1 час в день для решения наиболее важных вопросов. Отключите на это время телефон, либо запретите соединять вас с кем бы то ни было. Предупредите сотрудников о вашей «недоступности» в течение этого часа.
10. Объединяйте однородные задания в «серии», так они будут отнимать гораздо меньше времени. Например, вместо того, чтобы каждый час вызывать секретаря и диктовать ему по одному письму, вызовите его один раз и надиктуйте сразу 5 или 10 писем. Вместо того чтобы разбрасывать пятиминутные совещания на весь день, проведите несколько совещаний подряд. Выделите часы для подписания документов и запретите сотрудникам бегать «на подпись» в любое другое время.
11. Не стремитесь проводить на работе как можно больше времени: как показывает практика, это отнюдь не приводит к повышению продуктивности.
12. Перепроверяйте свои планы и контролируйте выполнение каждого пункта. Ищите причину, по которой вам не удалось выполнить ту или иную задачу.

Принципы завершения рабочего дня

• Постарайтесь все «небольшие» дела завершать в течение одного дня, а не переносить на следующий. Их невыполнение может привести к напрасным временным потерям. К «небольшим» делам можно отнести: чтение писем и составление ответов, телефонные звонки и распоряжения.
• Оцените объемы работы, выполненной за день. Все ли из запланированного вы успели? Если в течение дня вам пришлось отклониться от ранее составленного плана, проанализируйте, почему так произошло, и что сделать, чтобы подобные отклонения встречались как можно реже. Перенесите невыполненные задачи на следующий день.
• В конце рабочего дня займитесь составлением планов на завтра. Подумайте, решение какого из пунктов плана вы могли бы делегировать коллегам или подчиненным? Расставьте приоритеты, и определите дела, с которыми стоит разобраться в начале рабочего дня.
• Радуйтесь заслуженному отдыху. Отвлекитесь от работы и старайтесь не думать о ней до следующего рабочего дня. Ваш мозг нуждается в таком же отдыхе, как и тело. Сходите в спортзал, погуляйте на свежем воздухе, пообщайтесь с друзьями, проведите вечер в кругу семьи — наслаждайтесь свободным временем «по полной». Делайте все, чтобы окончание дня было не менее позитивным, нежели начало.

Соблюдение данных принципов сделает вашу жизнь менее напряженной, поможет легче воспринимать кризисные ситуации и радоваться каждому прожитому дню. А главное, оно сделает вашу работу более организованной, а значит и более эффективной.