Эффективное планирование встреч

Перевод статьи «Effective meeting planning and organization guidelines»

Тщательное планирование критически важно для того, чтобы деловая встреча была продуктивной. Ниже изложены ключевые практические соображения и подсказки, которые помогут вам правильно организовать рабочее собрание.

Первый и самый важный вопрос, который нужно задать себе, прежде чем начинать планировать собрание: «Каких результатов я ожидаю?». Уясните для себя ответы и запишите их. Предпринимая любые действия в связи с предстоящей встречей, непременно задавайтесь этим вопросом.

Второй необходимый вопрос: «При помощи каких инструментов я могу добиться желаемых результатов?». Помните, что собрание – всего лишь один из инструментов межличностного общения. Как и любой инструмент, оно вполне оправдывает ожидания в некоторых ситуациях, но при других обстоятельствах может оказаться неэффективным или, наоборот, его может быть недостаточно. Подумайте, может ли цель предстоящего мероприятия быть достигнута каким-то иным способом? Например, с помощью электронного письма, личного общения или вашего персонального решения. Или, может быть, ваша цель уже не актуальна, а собрание – только дань традиции? В таком случае неважно, насколько хорошо спланировано мероприятие, ведь в его проведении заведомо нет нужды.

Следующий вопрос, важный для планирования и организации собрания: «Кого следует пригласить на эту встречу?». Есть ли люди, не заинтересованные в обсуждаемом вопросе или не имеющие возможности внести какой-либо полезный вклад в обсуждение на данном этапе? Нет необходимости тратить их время. С другой стороны, возможно, вы могли бы пригласить дополнительного человека, способного дать некие своевременные пояснения, поделиться знаниями или фактами из первых рук, относящимися к предмету обсуждения?

Определитесь с форматом встречи. Учитывая ее цели и список присутствующих, лучше провести собрание в формальной или неформальной обстановке? Сделать его открытым или закрытым? Или провести нечто похожее на конференцию с множеством презентаций? Есть ли необходимость придерживаться неких корпоративных стандартов?

Кто будет вести собрание? Вы это или кто-то другой, у председателя собрания должно быть достаточно власти и умения, чтобы встреча прошла, как запланировано. В то же время председатель должен оставаться нейтральным и не доминировать над остальными участниками встречи. Его или ее задача – поддерживать продуктивность собрания, а не просто использовать свои полномочия, чтобы настоять на своей точке зрения или плане. Эффективный председатель направляет обсуждение в нужное русло, поддерживает конструктивную и позитивную атмосферу, следит за тем, чтобы никто не срывал и не саботировал собрание, и помогает всем присутствующим внести максимальный вклад в решение вопроса.

Следующим шагом на пути планирования собрания станет выбор времени и места. Разумеется, вы хотите назначить встречу на то время, когда все ее участники (или, по крайней мере, большинство) могут прийти. Однако, следует учитывать и другие факторы. Назначены ли в тот же день какие-то другие встречи или мероприятия, способные перетянуть внимание участников вашего собрания на себя? Каким должен быть желаемый настрой и настроение участников? В частности, лучше не планировать рабочую встречу, посвященную важным деловым вопросам, на утро понедельника и на послеполуденные часы пятницы.

Что касается места проведения собрания, то нужно обратить внимание на следующие детали:

• Минимум прерывающих и отвлекающих факторов.
• Простота доступа к любым источникам специфической информации, которая может понадобиться во время встречи.
• Создание энергичной рабочей атмосферы. Стоит избегать чрезмерно расслабляющей и развлекательной обстановки.
• Разумная стоимость проведения встречи, соответствующая ее целям и контексту.

На этом этапе организации собрания вы уже готовы составить и распространить повестку дня, основанную на желаемых результатах обсуждения.

Повестка дня – один из основных документов, необходимых для планирования встречи. Она должна четко и кратко излагать цель собрания, расписание выступлений участников и ключевые пункты обсуждения, а также оговаривать временные рамки. Перенесите самые важные презентации и темы для дискуссии в начало списка.

Четкая повестка дня, своевременно переданная всем участникам встречи, служит нескольким целям, как до собрания, так и во время его. До собрания она помогает участникам подготовиться. Даже если от приглашенных не требуется никаких практических действий, их сознание и подсознание настраиваются на более продуктивную работу в ходе встречи. Непосредственно во время мероприятия повестка дня указывает на приоритеты и временные ограничения. Это незаменимый инструмент, поддерживающий концентрацию внимания и продуктивность работы во время собрания.