Правильная расстановка приоритетов

Перевод статьи «Prioritizing effectively».

Правильная расстановка приоритетов дает возможность оценить, какие задачи наиболее важны в данный момент и требуют больше внимания, энергии и времени. Вы фокусируетесь на самом важном за счет второстепенных занятий.

«Расстановка приоритетов – вот решение всех проблем с распределением своего времени, а не компьютер, эксперты по вопросам производительности труда или матричные расписания. Вам не нужно выполнять свою работу быстрее или заполнять пробелы в ее эффективности, чтобы лучше использовать свое время. Вам просто нужно уделять больше времени действительно важным вещам…»
C. Ray Johnson, «CEO Logic: How to Think and Act Like a Chief Executive

У всех нас полно дел, но никогда не хватает времени и сил, чтобы все их сделать. Также у нас нет ни времени, ни ресурсов, чтобы делать всё одинаково хорошо. Многие задачи останутся невыполненными, и не важно, сколько усилий вы приложили. Решить эту раздражающую проблему можно только с помощью правильной расстановки приоритетов.

Одной из основных причин того, что этот метод работает, и работает хорошо, является правило 80/20. Оно гласит, что 80% наших обычных занятий вносят менее чем 20%-й вклад в успешное выполнение наших задач. Таким образом, даже если вы сделаете только самые важные 20% из списка своих дел, это будет основной объем вашей работы. Кроме того, сосредоточив максимум усилий на этих задачах, вы добьетесь гораздо лучшего результата, чем раньше, или выгадаете больше времени, которое можно провести со своими близкими.

Расстановка приоритетов – это выбор, что вы будете делать и что не будете. Чтобы сделать правильный выбор, вам нужно научиться определять важность задачи, а также понять разницу между важным и срочным.

Важные или самые приоритетные дела – это занятия, которые помогают нам в достижении наших долгосрочных целей либо могут иметь какие-то иные значительные последствия в будущем. На первый взгляд множество вопросов, которые нам приходится решать в течение дня, кажется одинаково срочными и важными. Однако, если вдуматься, многие предстоящие нам срочные дела не так уж и важны в долгосрочной перспективе. В то же время, самые значимые для нас вещи, например, работа над собой и своими навыками, получение лучшего образования, общение с семьей, зачастую не представляются срочными.

Правильно разграничивая задачи, вы скорее заканчиваете все важные и срочные дела – те самые, что в ином случае могли бы спровоцировать критическую ситуацию или создать вам проблемы. Далее вы переносите свои усилия на те задачи, что наиболее важны, но при этом не требуют срочных действий, так как предполагают некоторые позитивные последствия в удаленном будущем.

Этот принцип может быть применен как к запланированным, так и к незапланированным занятиям. Тем задачам, которые входят в ваш список незавершенных дел, вы можете присвоить степень 1, 2 или 3 в зависимости от их важности. К задачам второй степени можно приступить только после того, как вы решили все первостепенные вопросы, которые никак нельзя отложить. Если у вас осталось немного времени после того, как сделаны второстепенные дела, можно перейти к задачам третьей степени.

Расставляя приоритеты в списке дел, не забывайте задаваться вопросом, можно ли отложить или передать кому-то другому некоторые из своих задач?

Что касается незапланированных занятий, в этом случае часто приходится принимать быстрые решения, так что времени на тщательный анализ ситуации не остается. Лучше всего просто помнить о своих целях и полагаться на инстинкты. Ваша продуктивность в подобных ситуациях во многом зависит от четкости поставленных целей.