Управление временем — это искусство. Его главная цель — заставить время работать на себя и научиться достигать желаемых результатов в минимально-короткие
Почему-то многие привыкли считать, что успеха добивается лишь тот, кто много работает. На самом деле это верно лишь отчасти. Да, тот, кто ничего не делает, вряд ли станет успешным, но ведь и среди тех, кто работает сутки напролет, далеко не все могут похвастаться достойными результатами. Хвалиться тем, что вы работаете без выходных [1] и перерывов на обед, не стоит, так как это не только не является показателем успешности, но и напротив, говорит о вашей личной неэффективности и о неумении правильно распоряжаться таким ресурсом, как время.
Достойным примером является тот, кто умеет достигать многого, работая не более 8 часов в день.
О целях… далеких и не очень
Реализация тайм-менеджмента на практике начинается с постановки целей [2]. Не имея оных, вы никогда не сможете чего-либо достичь.
- Все цели можно разделить на долгосрочные и краткосрочные. Определять стоит и те, и другие. Во главе должна стоять главная жизненная цель, а за ней должны идти цели «помельче». Можно и нужно обозначать цели не только на год, два или, к примеру, десять, но и цели на месяц, неделю и даже цели на каждый рабочий день.
- Заметьте, каждую цель следует обязательно зафиксировать на бумаге. Так вы о ней не забудете, и по окончанию намеченного периода сможете отметить, удалось ли вам к ней прийти.
- К каждой цели следует «приписать» индивидуальный пошаговый план по ее достижению. Ведь именно конкретный план подталкивает к действию.
О порядке
Живя и работая в беспорядке, вы не сможете управлять своим временем эффективно. Причем под «порядком» подразумевается вовсе не идеальная чистота, а наиболее удобное в вашем понимании расположение вещей.
При наведении порядка на рабочем месте:
- Особое внимание уделите столу. Желательно чтобы на нем не было ничего лишнего. Стопки бумаг, «тонны» канцелярских принадлежностей и, тем более, абсолютно непричастные к рабочему процессу вещи только отвлекают ваше внимание, мешая сосредоточиться.
- Не забудьте перебрать бумаги. Постарайтесь сократить их количество хотя бы в два раза. Тем более, по словам исследователей, после первой уборки обычно оказывается, что 80% документов не несут в себе никакой ценности и могут быть смело отправлены в корзину.
О планировании
Тратя один час в день на составление планов, мы тем самым экономим до четырех часов в день.
Секреты планирования
- Составляйте планы на день с вечера. Это поможет сохранить самые ценные утренние часы для выполнения какой-нибудь важной задачи.
- Составляя планы для дома, привлекайте всех членов семьи. Это поможет избежать недоразумений в будущем, и сделает ваших домочадцев активней
- Запланировав целый список дел, не забудьте расставить приоритеты. Это поможет начать с выполнения наиболее важных задач. Но, расставляя приоритеты, не запутайтесь — научитесь отличать спешные задачи от важных. По степени важности все дела можно отнести к одной из четырех категорий:
- те, что требуют немедленного исполнения;
- те, которые могут немного подождать;
- те, которые могут долго ждать;
- и те, от выполнения которых можно в принципе отказаться.
О делегировании
Перед руководителем никогда не стояла задача: выполнить все самостоятельно. Более того, главное задание руководителя не выполнить, а найти того, кто выполнит грамотно и своевременно. Поэтому делайте выводы и учитесь делегировать [3] свои обязанности другим.
Несколько плюсов делегирования
- Высвобождение свободного времени, которое вы можете потратить на выполнение более значимых дел.
- Более качественное и профессиональное выполнение задания. Согласитесь, что даже будучи руководителем, вы не можете быть одинаково сильны во всех вопросах. Передав задание на выполнение тому специалисту, который является наиболее компетентным, вы тем самым, повышаете эффективность работы всего предприятия.
- Стимулирование сотрудников. Передавая дело на исполнение кому-либо из своих подчиненных, вы тем самым оказываете ему доверие, а значит, стимулируете его работать еще лучше.
- Сокращение расходов компании за счет того, что вашу работу будет выполнять сотрудник с более низкой заработной платой.
- Повышение квалификации подчиненных. Передавая работу на выполнение менее опытному сотруднику, вы тем самым заставляете его волей-неволей поднимать свой профессиональный уровень.
О способах повышения личной эффективности
Кроме всего вышесказанного существует еще множество секретов, помогающих «подружиться» со своим временем, и тем самым повысить свою личную эффективность. Ниже представлены некоторые из них:
- Не пытайтесь оправдывать свое нежелание планировать нехваткой времени. Как уже говорилось 60 минут составления планов способны подарить 3-4 часа свободного времени.
- Время от времени пересматривайте свои планы и вносите в них необходимые коррективы. Мир вокруг вас постоянно меняется, так почему же не могут измениться и ваши планы?
- Определите основных «убийц [4]» вашего времени. Для этого в течение нескольких дней записывайте любое действие, отнимающее более 3-5 минут. Результаты могут шокировать. После такого анализа, скорее всего, вы решите немного пересмотреть свой график.
- Старайтесь использовать каждую минуту. Учитесь составлять планы по дороге на работу [5] и изучать документацию по пути на встречу. Иногда можно даже набросать список дел во время неинтересного совещания или во время выступления скучного докладчика.
- Привыкайте выполнять любую работу с первого раза. Повторное выполнение дела — это не только зря потраченное время, но еще и испорченное настроение.
- Не контролируйте своих подчиненных ежесекундно. Этим вы только создадите нервозную обстановку в коллективе и потратите свое время и время сотрудника впустую.
- Отведите время на выполнение самых сложных задач. Сделайте так, чтобы в этот момент вас не тревожили ни звонками, ни посещениями.
- Замените некоторые встречи телефонными звонками. Не тратьте свое время и время своего собеседника.
Сделайте так, чтобы время всегда работало на вас. Вы это можете.