Как произвести впечатление на шефа

Данная статья – адаптированный перевод статьи Фрэнсиса Уэйда «Impressing Your Boss with Time Management 2.0». Фрэнсиса Уэйд – владелец консалтинговой компании, автор книги «Шесть удивительных ошибок, которые совершают целеустремленные люди» («The 6 Surprising Mistakes that GTDers Make»).

Не все советы этой статьи подходят к нашей российской действительности, но, в любом случае, будет полезно с ними ознакомиться.

Итак…

Если начальник советует вам научиться правильно распределять свое время – это, как правило, означает, что неприятности уже не за горами.

В недавнем прошлом, когда на тренинги выделялись неплохие деньги, решить проблему было просто: записываетесь на курсы, позволяете боссу поучаствовать в планировании вашей программы, по возвращении приносите ему страничку с «резюме» и отправляете благодарственное письмо по электронной почте. Только и всего.

Сейчас начальники предпочитают экономить на оплате обучения, но при этом не устают требовать от подчиненных повышения квалификации.

Но ни у кого нет времени читать книги, полные душеспасительных советов для чрезмерно озабоченных своим спокойствием людей. И что тогда делать перегруженному работой сотруднику?

Тот факт, что термин «управление временем» несколько притянут за уши и время, на самом деле, неуправляемо, тоже не облегчает жизнь. Фраза вашего начальника об «отсутствии навыков управления временем», скорее всего, означает, что за вами наблюдаются такие промахи как: замедленная реакции на распоряжения, пропущенные собрания, невыполненные обещания, нервозное состояние и письма, ответа на которые так и не поступило. Но имеет ли все это отношение ко времени?

Помимо периодически вспыхивающего горячего желания работать лучше, у нас есть еще и повседневные привычки, которые почему-то постоянно мозолят глаза вышестоящим. Слегка изменив свое поведение, вы сможете значительно облегчить себе жизнь.

Привычка № 1 – Следите за собой 

Для начала важно довести до сознания своего шефа, что вы полностью контролируете ситуацию. Поймите, что у вас уже есть некая система оптимального использования времени, просто теперь вам нужно ее серьезно пересмотреть и, возможно, модифицировать.

Ваша система состоит из привычек, которые появляются с течением времени, и в целом все они служат определенной цели (для большинства людей основными целями являются либо «лучшая производительность», либо «спокойствие духа»).

Сообщайте боссу об успешных изменениях в своей системе, и о новых идеях, которые вы хотите воплотить в жизнь. Однако, прежде чем бежать за крутым ежедневником, позаботьтесь о том, что вы усвоили все, что будет описано ниже.

Привычка № 2 – Записывайте

Записывайте все поручения начальства в блокнот, который будет сопровождать вас повсюду. Никогда не полагайтесь на свою память, особенно если соблазн велит поступить именно так. Держите блокнот под рукой и записывайте.

Привычка № 3 – Никогда не отвечайте «да», не подумав

Когда шеф просит вас что-то сделать, не торопитесь отвечать согласием, не заглянув в свой календарь. Очень важно развить в себе этот навык, он не раз сослужит вам хорошую службу.

Смысл этого действия очевиден – вы профессионал, ваше время очень дорого., а работники, отвечающие «да», не подумав об остальной работе, которую они должны завершить, слишком мало загружены или безответственны.

Важно показать, что вы готовы взяться за дело немедленно, но при этом не можете принять на себя ответственность, не выяснив, что еще на повестке дня, и как вы можете распланировать свою занятость относительно прочих поручений.

Это очень хорошая практика. Возможно, у вас не сразу получится ее перенять, но стоит начать уже сейчас, даже если вы знаете, что  ваш календарь практически пуст.

Вначале конечный результат может не очень зависеть от того, скажете ли вы «да» или «нет», но босс поймет: к своему времени вы относитесь серьезно. Чтобы заработать еще несколько очков в свою пользу, дайте ему понять, что ваша система распределения времени не позволяет вам браться за что-то, не считаясь с остальными делами. Осмотрительность даст вам реальную возможность вовремя сделать все, что вы запланировали.

Привычка № 4 – Проверяйте почту строго по расписанию

Привыкайте проверять электронную почту только в определенные часы в течение дня. Когда подойдет запланированное время, тщательно прочтите все письма и аккуратно выполните то, что от вас требуется.

Все остальное время держитесь подальше от почтового ящика, проверяя новую корреспонденцию, только если у вас есть несколько дополнительных свободных минут.

Ответственный момент наступит тогда, когда начальник обратится к вам по поводу письма, которое вы еще не прочли. В ответ вам нужно сказать ему примерно следующее: «Я еще не читал вашего письма. Я проверяю почту в определенные часы, прочитывая и обрабатывая всю корреспонденцию. По срочным вопросам лучше звонить мне на сотовый телефон».

Хорошо то, что действуя подобным образом, вы можете добиться цели, к которой стремятся многие ваши коллеги – опустошить свой почтовый ящик. Когда это произойдет, вы можете сказать своему боссу: «Моя система позволяет мне держать папку «Входящие» пустой. Раньше в ней всегда было по 10 000 непрочитанных сообщений, и вот уже 6 месяцев она пуста».

Большинство начальников застынет в изумлении – у них тоже по 20 000 непрочитанных сообщений, от которых они мечтают избавиться. А некоторые из них заговорщически вам улыбнутся и подмигнут: «Добро пожаловать в клуб!». Любая реакция даст вам понять, что вы смогли изменить ситуацию в свою пользу, при этом сделав все, о чем вас просили. Ваш начальник увидит вас в действии и откажется от негативного предубеждения.