На основе статьи «Time log techniques [1]»
В этой статье мы расскажем о такой технике тайм-менеджмента как составление реестра времени. С помощью этой техники вы увидите, сколько времени вы тратите с пользой, а сколько — так или иначе растрачиваете зря. К сожалению, может оказаться, что чем более заняты вы были, тем больше времени ушло впустую.
Если вы никогда не сталкивались с техникой составления реестра вашего времени, то возможно, она покажется вам удивительной. Эту технику ещё называют хронометраж [2].
Причём составление реестра своего времени – это намного интереснее и эффективнее, чем скучные записи в ежедневнике [3]. Если вы будете правильно применять эту технику, то можете стать более продуктивными и приобретете новый полезный навык управления временем. Несколько минут, потраченных на запись и анализ вашего времени и действий, сэкономят долгие часы, потраченные впустую.
Еще одним важным открытием станет то, сколько времени на самом деле занимает каждое из дел. Ведь одной из основных проблем управления личным временем является недооценка сроков [4], которых требуют ваши занятия. Прежде всего, по этой причине планы и расписания для многих людей оказываются бесполезными. Если вы всегда ожидаете больше, чем можете вместить в определенный период времени, составление списков и планирование принесут вам только дополнительный стресс.
Составьте реальную картину доступного времени, и вы сможете лучше контролировать его расход. Фактически, вы будете действовать быстрее, испытывая меньшее давление.
Как составить реестр своего времени
Нет необходимости постоянно отслеживать свое время. Достаточно делать это в течение 3-7 дней и далее время от времени повторять процедуру. Однако, составляя реестр, убедитесь в том, что вы не пропустили ни одного даже самого незначительного занятия, не упускайте ни одного «пожирателя времени [5]».
Вести реестр времени удобнее всего в виде таблицы, например, вот такого вида:
| Время | Занятия | Запланировано | Прервано | Срочно | Люди |
| 09:00 – 09:30 |
Обзор почты | Да | |||
| 09:30 – 10:00 |
Составление отчёта для руководства | Да | Да | ||
| 10:00 – 10:15 |
Перерыв на кофе | Нет | Сидоров Р. (коллега) |
||
| 10:15 – 11:30 |
Подготовка презентации для встречи с клиентом | Нет (внезапно назначенная встреча) |
Да | Да | Иванов П. (родственник) |
| … | |||||
| … |
Отметьте в этой таблице дела, которые вы собирались сделать, и дополняйте реестр в течение дня. Делайте отметки всякий раз, переходя к новому занятию, или во время коротких перерывов в 10-20 минут. Вносите записи в колонки «Время» и «Занятия», по возможности делая отметки в колонках «Запланировано», «Прервано» и «Срочно». При необходимости отмечайте людей, с которыми вы провели некоторое время.
О чем расскажет реестр вашего времени?
В конце дня, когда реестр готов, можно перейти к самой важной части – анализу. Пересмотрите свои записи и постарайтесь ответить на следующие вопросы:
- Сколько времени вы тратите на определенные сферы своей жизни в процентном соотношении? Как распределяется ваше время между работой, бизнесом, семьей, отдыхом, личностным развитием, здоровьем?
- Какой процент ваших занятий относится к важным делам?
- Каков объем срочных дел?
- С кем из своего окружения вы проводите больше всего времени?
- Сколько из ваших действий было запланировано заранее?
- Что заставляло вас прерывать работу?
Далее подумайте о возможных коррективах и действиях. Например:
- Можно ли отказаться от некоторых занятий?
- Можно ли делегировать или упростить некоторые занятия?
- Можно ли сэкономить время, совместив похожие занятия?
Реестр времени поможет преодолеть психологический барьер
Вы когда-нибудь пытались убедить кого-нибудь изменить его отношение к самому себе? Согласитесь, что это очень непросто. Мы всегда чувствуем неприязнь к суждениям третьих лиц о наших привычках или личности. А вот если мы сами обнаруживаем свой недостаток и осуждаем его, то принять перемены бывает намного проще.
То же самое происходит в случае с навыками распределения времени. Когда с помощью реестра времени вы сами увидите, на что тратится ваше время, изменить отношение к управлению временем и привычками вам будет гораздо легче.