Время — деньги, это и так все знают. Однако далеко не всем известно, что самым ценным является дискреционное время — время, необходимое на выполнение дел, приносящих наивысшую отдачу. Руководители, которые проводят анализ личной эффективности, обычно точно знают объем времени, который они могут уделить решению наиболее важных для компании задач.
К сожалению, при самом грамотном тайм-менеджменте выделить на решение приоритетных задач более 25% времени обычно не удается. Те же, кто уверяют обратное, скорее всего никогда не пытались проводить анализ и просто не знают, куда расходуется их время. Что же отнимает [1] оставшиеся 75 процентов времени? Встречи, переговоры, совещания, решение текущих вопросов, телефонные звонки и прочие важные, а иногда и совсем бесполезные вещи.
Замечено, что чем выше на иерархической лестнице находится руководитель, тем у него меньше возможностей управлять своим временем самостоятельно. Следовательно, тем меньше времени он может посвящать решению стратегически важных задач. Наименее продуктивно используют свое время политики и люди, занимающие высшие должностные чины.
Не могут свободно распоряжаться своим временем и руководители крупных предприятий. Причем чем крупнее компания, тем меньший объем времени на выполнение основных задач может выделить ее руководитель. Именно поэтому управленческому персоналу среднего и высшего звена следует направлять усилия на укрупнение дискреционного времени. Тем более, как показывает практика, скрытые ресурсы для этого всегда имеются.
Как отыскать дискреционное время?
Считается, что намного эффективней разбивать время на крупные блоки. Так, четверти дня, разделенной на несколько крупных блоков, может вполне хватить для решения важных задач. И, напротив, даже половины дня будет недостаточно на выполнение первоочередных вопросов, если группировать время на промежутки, длительностью не более 15-30 минут.
К примеру, руководитель одного из известных европейских банков, как-то признался, что по его наблюдениям наибольшей продуктивности ему удается достичь в течение первых полутора часов работы над конкретным проектом. Следовательно, выделять на решение одной задачи большее количество времени неэффективно. Но при этом, он сказал, что выполнить важную задачу быстрее, чем за полтора часа у него тоже не получается. Таким образом, он определил, что для достижения лучших результатов ему следует разбивать свое время на полуторачасовые промежутки.
Люди творческих профессий довольно часто предпочитают выделять один день в неделю для работы дома. Там они могут сосредоточиться на задаче, не отвлекаясь на посторонние дела. Тем самым, им удается укрупнить объем времени, выделяемого на совершение действий, которые помогают предприятию функционировать еще эффективней.
Некоторые руководители выделяют 1-2 дня в неделю на решение организационных моментов и текущих вопросов, а остальные дни используют для выполнения плановых задач.
Руководитель банка, о котором мы уже писали выше, сгруппировал свое рабочее время следующим образом. Два дня в неделю — понедельник и пятницу — он посвящал общению с персоналом, проведению совещаний и встреч с клиентами, посещению запланированных мероприятий, то есть на эти дни график его действий был полностью расписан. Оставшиеся три дня — вторник, среду и четверг — он делил несколько иначе. Послеобеденное время он вообще не планировал и оставлял для решения текущих вопросов и непредвиденных дел, таких как приезды гостей и клиентов, форс-мажорные ситуации, срочные вызовы и поездки и т. д. А вот первую половину этих дней он делил на 90-минутные промежутки и посвящал решению насущных проблем.
Составление графика «полезных работ»
О важности дискреционного времени мы уже поговорили, теперь давайте решим, как же составить распорядок рабочей недели так, чтобы успеть разобраться со всеми важными делами.
- Вначале следует подсчитать общее количество дискреционного времени. Сделать это можно, проведя детальный анализ рабочего времени.
- Потом следует разбить полученный объем времени на несколько крупных временных блоков, которые, в свою очередь, следует грамотно распределить в течение рабочей недели.
- В конце следует решить, какой блок для реализации каких задач вы будете использовать.
В случае возникновения форс-мажоров составленный ранее график можно пересмотреть, и по необходимости «перекинуть силы» на более значимый участок.
Довольно эффективно и составление списка дел, обязательных для выполнения.
Один мой знакомый ведет сразу 2 таких списка. В один он вносит самые важные дела, а в другой — самые неприятные. В конце недели он сверяет намеченное с выполненным, и в случае расхождения пересматривает график на ближайшую неделю и начинает уделять больше времени тайм-менеджменту, понимая, что видимо что-то где-то упустил.
На что стоит обращать внимание?
Желательно, чтобы в часы, отведенные для решения важных для компании вопросов, вам не приходилось отвлекаться. Иначе все планирование пойдет насмарку. Пару раз заглянет секретарша, один раз зазвонит телефон, еще 10-15 минут отнимет кто-либо из сослуживцев и все! В итоге окажется, что все текущие дела вы выполнили за счет дискреционного времени. А этого быть не должно. Поверьте, в этой жизни очень мало вещей, которые не могли бы подождать полтора-два часа до вашего освобождения.
Постарайтесь сделать так, чтобы в этот период вас не беспокоили. Отключите телефон и скажите секретарше никого к вам не пускать. В противном случае вы просто потратите время впустую.
Планировать загрузку на текущий день желательно с самого утра. Таким образом, можно будет не отвлекаться на распределение времени в течение дня. Хотя некоторые руководители предпочитают заниматься этим дома после ужина, продумывая расписание на завтра. Тут все зависит только от вас. Ведь одним составлять рабочий график с вечера не позволяет усталость, другим же, напротив, трудно приезжать в офис до начала рабочего дня.
Время — самое ценное, что у нас есть, а потому относиться к нему нужно уважительно. Научившись экономно расходовать этот ресурс, можно добиться больших успехов.