«Сознательно управляйте своим временем,
и ваш жизненный путь сложится успешно».
Лотар Зайверт
Управление рабочим временем есть не что иное, как умение грамотно планировать свой рабочий график и не менее важное умение — точно следовать намеченному расписанию. Делается все это с целью повышения производительности, а, следовательно — достижения наивысших результатов.
Что же включает в себя «стратегия управления временем»?
- Прежде всего, это анализ, позволяющий определить, куда расходуется наше время [1]. Для его проведения можно использовать тестирования, наблюдения, мониторинг и изучение собранного материала.
- Составление плана, которому предшествует четкая постановка задачи.
- Реализация плана. Данный этап преследует решение двух типов целей — личных и общих. Личные цели — это те задачи и обязанности, которые предстоит выполнить самостоятельно и для решения которых не требуется помощь со стороны. Например, написать заявление или составить отчет о проделанной лично вами работе.
К общим относят цели, достижение которых требует постороннего вмешательства. К примеру, подготовка корпоративного вечера, ведь кроме вас в ней будут задействованы и другие. Но, главное, осознавать, что и те, и другие цели тесно связаны между собой и важно правильно сочетать их реализацию. - Контроль, аудит, оперативное реагирование и своевременное внесение поправок и дополнений. Заметьте, основная задача не только получить хороший результат, но и затратить при этом минимум времени. А потому ранее намеченные планы должны время от времени пересматриваться и корректироваться, дабы приносить максимальную отдачу.
Определение «самоменеджмента»
Лотар Зайверт – один из лучших европейских экспертов по тайм-менеджменту и руководитель немецкого института «Time Management and Life Leadership» считает, что персональный менеджмент или, как его еще называют — самоменеджмент — это ежедневное применение проверенных методов и приемов, повышающих эффективность, на личной практике.
Его главная задача состоит в том, чтобы научиться максимально использовать свой потенциал и осознанно направлять жизнь в нужное русло.
Функции и методы самоменеджмента
Персональный менеджмент выполняет ряд функций. Вместе эти 5 основных функций составляют «круг правил», который включает: постановку цели, планирование, принятие решений, реализацию планов и контроль. В центре этого круга есть еще одна функция — информация и коммуникации. Но не стоит их разграничивать — ведь все они довольно тесно связаны между собой и часто пересекаются в процессе реализации.
Для достижения целей самоменеджмент использует много различных приемов. Большинство из них нам с вами хорошо знакомы. Давайте рассмотрим самые популярные из них, попытаемся понять, какие функции персонального менеджмента они помогают реализовать, и какие преимущества мы получаем от их использования.
- Постановка целей. Достичь выполнения данной функции можно благодаря применению таких методов самоменеджмента, как: грамотная формулировка цели, SWOT-анализ, выбор стратегической линии поведения. Использование этих приемов позволяет видеть слабые места и недостатки и сосредоточиваться на их устранении.
- Планирование. Эффективному выполнению данной функции сопутствует применение следующих приемов самоменеджмента — ежедневного, месячного и годового планирования, составления оперативных и стратегических планов, использование принципов временного менеджмента и системы управления временем Бенджамина Франклина, ведения «Дневников времени» и составления «плана дня» с помощью метода «Альпы». Все это помогает не только правильно перераспределить рабочее время, но и экономить от нескольких минут до нескольких часов ежедневно.
- Принятие решений. Воплощение этой функции требует применения таких методов, как: делегирование полномочий, расстановка приоритетов, правило 80/20 (закон Парето), метод Эйзенхауэра и АБВ-анализ. Все они нацелены на первоочередное решение наиболее важных задач и позволяют избегать дедлайнов.
- Реализация и организация. Для выполнения этой функции принято исследовать свои биоритмы и составлять график продуктивности с целью выявления наиболее эффективного времени для работы, а потом, в соответствии с ними, составлять планы на день. Это позволяет добиться лучших результатов за счет правильного перераспределения времени.
- Контроль. Данная функция требует, как контроля за процессом выполнения, так и контроля конечных результатов. Она позволяет сравнивать намеченное с тем, что выходит в итоге. Со временем это приводит к более четкому выполнению поставленных задач.
- Информация и коммуникации. На этапе реализации этой функции применяются такие методы, как: использование памяток, грамотное ведение переговоров, рациональное использование средств коммуникаций и оптимально-быстрый поиск требуемой информации.
Прежде чем выбрать методы и приемы, наиболее подходящие вам, следует провести тщательный анализ рабочего дня и определить, на что именно расходуется ваше время.
Рекомендации по повышению эффективности персонального менеджмента
- Не забывать делегировать свои полномочия [2] и передавать часть работы на выполнение сотрудникам и коллегам.
- Самые трудные и важные дела планировать на первую половину дня и приступать к более легким и приятным только после их успешного завершения.
- Накидывать 20-30% времени на случай возникновения форс-мажорных обстоятельств или появления срочных дел.
Использование стратегии управления временем и освоение навыков персонального менеджмента поможет правильно организовать свой рабочий день и тем самым заметно улучшить результаты вашего труда.