Случалось ли вам возвращаться домой из-за того, что вы забыли что-то взять? А не находить нужный документ тогда, когда он особенно нужен? А тратить уйму времени на поиски предмета, который как оказывалось позже, находился в абсолютно ином месте?
Замечали ли вы, что список дел, отложенных «на потом», не уменьшается? А что список срочных задач увеличивается на глазах?
Приходилось ли вам удивляться, что полдня уже пролетело, а вы так и не сделали ничего полезного?
Каждая из этих ситуаций является признаком слабой самоорганизации. Конечно, какое-то время это может не сильно сказываться на «успеваемости», но со временем обязательно приведет к негативным последствиям.
О том, как стать организованней говорится в книге Кейт Кинан «Менеджмент на ладони». Об этой книге и пойдет речь в данной статье.
Кейт Кинан — психолог, руководитель центра психологического консультирования для сотрудников производственных компаний. Занимается исследованием вопросов оптимального управления временем. Кейт Кинан помогает руководителям составлять индивидуальные программы по управлению предприятием.
Выяснение причин
Чтобы изменить ситуацию в лучшую сторону, прежде всего, нужно изучить причины ее возникновения. Для этого ответьте себе на следующие вопросы.
1. А все ли дела из запланированных действительно стоит выполнять?
Выполнение бесполезных дел — один из самых популярных способов пустой траты времени. Особенно это касается дел, результаты которых оказываются не нужными не только вам, но и вообще кому бы то ни было.
К бесполезным делам можно отнести дела, для выполнения которых давно разработаны спецпрограммы, но которые вы до сих пор выполняете вручную. Это может быть и составление отчетов, и подсчет остатков на складе и многое другое.
2. Какие из дел отнимают, по-вашему мнению, гораздо больше времени, чем должны?
Проанализируйте, почему так выходит.
- Возможно, вы плохо организовали свою работу и просто не можете отыскать все то, без чего завершение дела невозможно.
- Возможно, вы забыли или осознанно проигнорировали предварительную подготовку (составление плана, приобретение нужных вещей, поиск необходимых документов и т. д.).
- Возможно вам не предоставили или же вы не запросили информацию, которая необходима для выполнения задачи.
- Возможно, вы просто пытаетесь взвалить всю работу на свои плечи, вместо того чтобы поделиться ею с подчиненными или коллегами.
3. Какие из ваших дел отнимают не только ваше время, но и время других людей?
В том, что кроме своего драгоценного времени, вы тратите чье-то еще, обычно признаваться не хочется. Но, как правило, обойтись без этого не получается.
- Случалось ли вам сообщать человеку какие-либо сведения «вдогонку» — уже после того, как часть работы была им проделана?
- А на встречи вам приходилось опаздывать?
- А бывало ли, что встреча затягивалась на лишних 15-20 минут из-за того, что вы забыли или не успели к ней подготовиться?
- Часто ли во время обсуждения важных тем вы делаете лирические отступления и тем самым увеличиваете время совещания (встречи, переговоров)?
Если хоть что-то из перечисленного вам близко, значит тратить время других людей вам приходилось.
4. Какие дела за вас может выполнить кто-нибудь другой?
Иногда выполнять чужую работу бывает даже интересно, особенно, когда знаешь, что можешь выполнить ее «на отлично». Но стоит ли это делать? Выполняя ЧУЖУЮ работу, вы тратите СВОЕ время, поэтому если реальной необходимости в этом нет, то лучше заниматься своими собственными делами.
То же самое касается и работы, которую можно передать на выполнение кому-то другому. Конечно, можно выполнить ее и самостоятельно, но гораздо грамотней делегировать ее компетентным сотрудникам или подчиненным. Причем, делегируя задачу, нужно взять за правило не вмешиваться в работу человека, которому она поручена. По крайней мере, без особой на то необходимости. Даже если очень-очень хочется помочь или подсказать. В противном случае, делегировать работу не имеет смысла, ведь частое вмешательство в чужую деятельность отнимет еще больше времени, нежели самостоятельное решение задачи.
Оправдания — сила?
Когда мы не выполняем работу или выполняем ее несвоевременно? Когда можем придумать для себя достойное оправдание.
Например:
- поставленная задача кажется нам бесполезной и недостойной наших усилий;
- невыполнение задачи ничем серьезным не грозит;
- сроки выполнения задачи предварительно заданы не были, а следовательно, работу можно растянуть на неопределенный срок;
- задача абсолютно нам неинтересна, а ведь существует множество интересной работы.
Не обманывайте себя сами, а вместо этого проанализируйте свой рабочий день и выясните причины плохой самоорганизации.
- Разберитесь, что забирает львиную часть вашего времени.
- По прошествии дня, подведите итоги и определите свои основные достижения.
- Всегда старайтесь выяснять истинные причины неудачного завершения дела.
Привычки успешных людей
Еще Уинстон Черчилль говорил: «Если хотите, чтобы работа была выполнена, доверьте ее очень занятому человеку». Почему? Потому что по статистике именно занятые люди успевают больше всех. Вот несколько принципов и умений, которые позволяют им всегда успевать.
- Строгое соблюдение сроков выполнения задач.
- Умение отличать важные задачи от второстепенных.
- Привычка нести полную ответственность за дело, которое им поручили (или в необходимости которого они убедились сами).
- Привычка всегда успевать (да-да, это тоже дело привычки).
Не занимайтесь самообманом и честно признавайте причины своих неудач. Прививайте себе привычки занятых людей и сами не заметите, как станете гораздо организованней. Удачи!