Помнить абсолютно все нереально, да и не нужно. В голове следует держать лишь самую необходимую информацию, а остальную гораздо удобнее хранить на бумажных или электронных носителях. Это помогает не только не «засорять» мозг лишними данными, но и разгружать его для более плодотворной и эффективной работы.
Планировать или делать заметки можно в блокнотах, ежедневниках, электронных органайзерах и даже на обычных бумажках. О плюсах и минусах той или иной системы планирования и пойдет речь в данной статье.
Разновидности систем планирования
1. Списки
Списки — наиболее простой способ планирования. Их можно составить на простом листе бумаги. Для этого на одной стороне необходимо перечислить все дела, которые следует выполнить в течение дня. На другой — дела, которые нужно сделать в течение недели, а также сферы жизни, с которыми стоит разобраться.
Напротив каждого дела из списка нужно поставить степень его приоритетности (1, 2, 3, 4 или А, B, C, D) и время выполнения.
Плюсы. Простота использования, минимум затрат. Начать планирование можно в любой момент, ведь предварительная подготовка не требуется.
Минусы. Отсутствие места для комментариев и заметок. Невозможность долгосрочного планирования. В случае потери одного из листов можно в важный момент остаться без данных.
2. Календари
Речь идет о календарях, в которых имеется место для заметок. Это может быть как настенный, так и карманный или настольный вариант.
Плюсы. Недорого, доступно. Такой календарь имеется в любом магазине канцтоваров. Кроме того, подобные календари очень часто раздают бесплатно в качестве рекламной продукции.
Минусы. Ограниченное количество места для записей — как правило, в календаре помещаются всего 1-3 задачи. Отсутствие места для комментариев или задач, которые требуют детализации.
3. Ежедневники
Даже самые недорогие ежедневники обладают более широкими возможностями, нежели календари. Обычно помимо места для записи планов, в них есть еще и дополнительные странички для памяток. На каждой страничке ежедневника уже проставлена дата и имеется достаточно места для составления списка задач.
Плюсы. Достаточное количество места для записей. Легкость в использовании. Доступность: ценовой диапазон ежедневников начинается примерно от 100р.
Минусы. Вставить дополнительные страницы в склеенный или прошитый ежедневник невозможно. Найти дополнительные листы для ежедневника на кольцах довольно сложно и накладно по времени.
4. Профессиональные органайзеры
Органайзер — это ежедневник с огромным набором дополнительных функций. Помимо календаря с местом для планирования в нем имеются страницы для подведения итогов (как за месяц, так и за год), контрольные таблицы, место для адресов и телефонов, страницы для особых заметок, полезная информация (расстояния между городами, тарифы, перечни государственных и негосударственных праздников, телефонные коды городов и прочее). Некоторые органайзеры оснащены ручками, калькуляторами, линейками и разного типа шаблонами.
Как правило, в органайзере есть место для визиток, кредитных и дисконтных карт. Страницы органайзера дополнены цветными разделителями.
Стоимость профессиональных органайзеров начинается примерно от 500р. Стоит заметить, что приобретая органайзер в последующие разы, можно значительно сэкономить, покупая лишь сменные блоки.
Плюсы. Благодаря «детальной» структуре данные, занесенные в органайзер, хорошо систематизированы, а это значительно сокращает время на поиски нужной информации. Большой выбор обложек позволяет подобрать наиболее подходящий вариант. Наличие вспомогательной информации нередко превращает органайзер в «палочку-выручалочку» в экстренных случаях.
Минусы. На страницах органайзера «скрывается» большое количество информации, которая нужна далеко не всем (меры веса и длины, международные размеры одежды, площади государств и пр.). Высокая стоимость, особенно при первой покупке, устраивает не всех.
5. Электронные органайзеры
Электронные органайзеры обладают множеством функций. Это не просто ежедневники, это помощники, которые способны выполнять ваши обязанности. Так, некоторые электронные органайзеры умеют сортировать почту и управлять документами.
В памяти органайзера можно хранить несколько электронных книг, схем, или презентаций, и это не говоря о планах, личных заметках или адресах. Графики и презентации, хранящиеся в органайзере, с помощью инфракрасного порта можно передавать прямо на экран монитора.
Стоимость электронного органайзера может доходить до 1000 долларов, что подходит, конечно же, не всем.
О плюсах электронных «секретарей» будет рассказано ниже.
Минусы. Высокая стоимость. Для работы необходима розетка, батарейки или заряженный аккумулятор, иначе органайзер не включится. В случае поломки органайзера (например, выхода из строя программного обеспечения) получить доступ к хранящимся на нем сведениям будет невозможно. Кроме того, пользоваться электронным органайзером не всегда комфортно: так, во время телефонного разговора делать пометки на бумаге бывает быстрее и привычнее.
Бумага против электроники
Так что же лучше: бумажные планировщики или электронные? Давайте рассмотрим сильные стороны тех и других.
Преимущества электронных планировщиков
- Планы, примечания и любые другие данные, хранящиеся в электронном планировщике, можно легко корректировать, причем многократно. На бумажном носителе вносить правки в данные, во-первых, гораздо дольше (вначале придется стереть или заштриховать предыдущие записи), во-вторых, можно ограниченное количество раз, ведь лист быстро затирается.
- Электронный планировщик позволяет кодировать внесенную в него информацию.
- Данные, внесенные в электронный планировщик можно сортировать одним кликом. Причем, как правило, в каждом электронном «помощнике» существует несколько видов сортировки, например: по дате, по приоритетности.
- В электронных планировщиках существует поиск. Например, выбирая «поиск по темам», можно отыскать: все встречи, назначенные на определенную дату, все встречи с определенным контрагентом, все встречи, связанные с каким-либо проектом.
- Электронный планировщик можно объединить с планировщиками друзей и коллег, и в последствии планировать общие мероприятия.
Преимущества бумажных планировщиков
- Работать с бумажными планировщиками предельно просто — для этого не требуется предварительно изучать инструкцию и разбираться в многочисленных кнопках и функциях.
- В некоторых бумажных планировщиках можно расположить страницы в удобном вам порядке. Например, можно вложить список телефонов или адресов в список задач на текущий день.
- В планы, составленные на бумажных носителях, можно запросто добавить любые схемы, рисунки или графики, причем именно там, где захочется вам (т.е. абсолютно в любом месте, а не там, где это предлагает сделать программа).
Какую систему планирования использовать каждый решает для себя. Все зависит от цены, потребностей и даже привычек. Главное, чтобы выбранная система была вам удобна. Удачи!
Благодаря бумажным планировщикам можно получить более понятную картину происходящего: например, если разложить перед собой сразу несколько страниц с данными.