Microsoft Outlook: неизвестные возможности

«Незначительные действия, выполненные последовательно в стратегически важных местах, имеют самое большое значение»

Как часто вы повторяете: «Все, с этого года я точно стану организованней!»? Возможно, вы даже начинаете новый год с уборки рабочего места, «освобождения» папки «Входящие» в электронном почтовом ящике и удаления ненужных бумаг и вещей. Отличное начало! Но вот, проходит несколько дней, и вы замечаете, что стол вновь «оброс» бумагами, монитор облеплен «напоминалками», а папка «Входящие» становится все объемней и объемней.

Может быть после этого вы, воспользовавшись советами знакомых, или прочитанной где-то информацией, решите повысить уровень организованности с помощью компьютерных программ или электронных органайзеров? Но и это не спасает ситуацию: список задач, вместо того чтобы начать уменьшаться, продолжает расти, а купленное устройство только зря занимает место на столе.

Не исключено, что подобная ситуация повторяется уже не в первый раз. Почему? Возможно потому что вы до сих пор не нашли СВОЙ рецепт организованности. В данной статье мы предложим эффективное средство повышения самоорганизации — программу Microsoft Outlook, которая в комплексе с КСУ (комплексной системой управления) поможет добиться отличных результатов.

Что же умеет программа?

А умеет программа немало. Она и информацию помогает систематизировать и в роли планировщика задач может послужить.

С помощью программы Microsoft Outlook можно выполнять следующие действия.

  • Систематизировать электронную почту (как входящую, так и исходящую): сортировать, помечать, удалять, группировать, фильтровать, шифровать и т. д.
  • Составлять списки задач на день и на месяц.
  • Планировать встречи.
  • Планировать собрания и совещания, принимать/отклонять приглашения на собрания/совещания.
  • Контролировать выполнение поставленных задач и планов, отправлять отчеты о выполнении той или иной задачи.
  • Помечать все рабочие дни.
  • Создавать расписания, причем не только для себя, но и для всей рабочей группы.
  • Просматривать календари других пользователей.
  • Систематизировать свои контакты.
  • Отслеживать нужную информацию (например, с помощью оповещений, которые могут появляться на рабочем столе).
  • Отправлять отчеты.

Создание КСУ

Программа Microsoft Outlook является одним из звеньев КСУ — комплексной системы управления. Именно КСУ помогает повысить уровень самоорганизации. Создание КСУ проходит в 3 этапа:

1. Сбор информации.

На данном этапе необходимо создать единую систему сбора информации. Данная система включает в себя все пункты сбора информации, которые у вас имеются. Например, рабочий стол, карманы брюк, сумка или барсетка, бардачок автомобиля, полочка в прихожей, стеллаж в офисе и т. д. У людей бывает 20, а иногда и 30 таких вот точек сбора. В идеале же их должно быть не более 5-10.

Как сократить их количество? Обзавестись цифровым органайзером или обычным бумажным блокнотом и завести лоток для всех поступающих к вам документов. Перенести задачи, хранящиеся в пунктах сбора, в задачник (Task List) программы Outlook в папку «Без Категории» (Category none). Особенно важно очистить свою память, ведь нередко в ней хранится больше информации, чем во всех пунктах сбора вместе взятых. Кроме того, в задачник неплохо было бы внести сведения, полученные по телефону или оставленные в форме сообщения посредством Голосовой почты (на пейджер или автоответчик).

2. Обработка и систематизация.

Главная цель этого этапа — научиться систематизировать и обрабатывать информацию, полученную из пунктов сбора. Так, получив входящее письмо, вы должны тут же решить, что с ним сделать (переместить и прочесть позже, прочесть и выполнить описанную в нем задачу немедленно, удалить как ненужное), а ни в коем случае не оставлять в папке «Входящие».

Для выполнения описанного этапа следует создать несколько категорий в Главном списке категорий (Master Category List). Все категории следует разделить на 2 типа: категории планов и категории действий. К первым можно отнести желаемые встречи и совещания, значимые цели (личные и рабочие) и вспомогательные цели (также личные и рабочие). Ко вторым: работу за столом, работу за компьютером, домашнюю работу, работу в сети Интернет, работу, которую следует выполнить сейчас, работу, которую нужно выполнить в конкретное время, и работу, выполнение которой можно отложить на неопределенный срок.

Помещая задачу в ту или иную категорию, не забывайте устанавливать сроки ее реализации.

Систематизировать электронную почту можно с помощью принципа 4D:

1D — Удалить или Delete.

2D — Выполнить безотлагательно (актуально лишь когда дело занимает не больше 2-х минут) или Do It Now.

3D — Передать на выполнение (делегировать) или Delegate. В этом случае в категорию «Встречи, совещания» нужно внести встречу с человеком, которому вы собираетесь передать задачу.

4D — Отложить (переместить в какую-либо из категорий списка задач либо сразу занести в Календарь с указанием точной даты реализации задачи) или Defer It.

3. Расстановка приоритетов и планирование.

Последний этап помогает поддерживать актуальность разработанного КСУ и учит планировать в Календаре Outlook (Calendar). Например, он показывает, как правильно создать Недельный Обзор (Weekly Review). 

Помните: разместив задачу в Календаре вы тем самым повышаете шанс ее выполнения на 75%.

В этой статье раскрыты лишь основы работы с Microsoft Outlook, а также изложена только малая часть информации о создании комплексной системы управления. Тема показалась вам интересной, и вы бы хотели изучить ее детальней? В книге «Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook» Салли МакГи — опытного специалиста по тайм-менеджменту, вы найдете много ценной информации. Удачи!

Подпишитесь на нашу RSS-ленту


Комментарии

  1. Динара:

    это постоянно активный гаджет

Написать комментарий


× Нравится наш сайт?
Нажмите кнопку «Мне нравится» (Like), чтобы присоединиться к нам на Facebook