«Эффективное использование времени — это такое же искусство, как умение водить машину»
Алан Лакейн
В самом начале автобиографии «Моя жизнь», Билл Клинтон — бывший Президент США, написал: «Будучи юным, сразу по окончанию юридического колледжа, я на короткое время отложил чтение художественной литературы и приобрел одну из книг с практическими рекомендациями: «How to Get Control of Your Time and Your Life».... Эта книжка и по сей день у меня, а ведь прошло почти 30 лет». Более того, Билл Клинтон рассказал, что следовал всем советам, данным в книге и составлял списки целей. В самом главном из них говорилось: «Хочу стать хорошим человеком, иметь жену и детей, хороших друзей, сделать успешную политическую карьеру и написать книгу».
Кажется, абсолютно все желания Билла Клинтона сбылись. Хотите, чтобы и ваши цели воплотились в жизнь? Читайте книгу Алана Лакейна «Искусство успевать», не забывая при этом выполнять все практические советы.
Немного о книге и ее авторе
Алан Лакейн — «специалист по эффективному использованию времени», как он сам себя называет. Проживает в Калифорнии в США. Является выпускником исследовательского университета Джона Хопкинса и Гарвардской школы бизнеса.
Его книга «How to Get Control of Your Time and Your Life» разошлась тиражом более 3-х миллионов экземпляров. На русском языке книга встречается с двумя вариантами названий: «Искусство успевать» и «Как взять под контроль свою жизнь и свое время».
Книга состоит из практических рекомендаций — автор предлагает читателям 61 метод экономии времени и объясняет, как применить каждый из них в реальной жизни.
Методику, описанную Аланом Лакейном в книге, успешно применили такие компании как IBM, Standart Oil of California, Bank of America. Ее используют известные кинорежиссеры, ученые и предприниматели — все, кто когда-то прослушал курс семинаров Лакейна или обратился к нему за индивидуальной консультацией.
Давайте же рассмотрим, о чем говорится в книге.
Приоритеты — наше все!
Алан Лакейн утверждает, что одним из наиболее важных «элементов» управления временем является планирование. Однако, составление плана — это лишь начало. Мало перечислить все, что требует выполнения. Очень важно определить последовательность, в которой будут выполняться намеченные дела.
Составлять жесткий график вовсе не обязательно. Достаточно лишь разбить все дела на 3 группы приоритетности: А, В и С. Где А — дела высокой важности, В — дела средней важности и С — маловажные дела. Конечно, если вы точно знаете, какое из дел в каждой группе наиболее значимое, а какое — наименее, то можно пометить дела внутри группы порядковыми номерами. Например, внутри группы А — А1, А2, А3 и т. д. Долго раздумывать над тем, в какую из групп отправить очередную задачу, не стоит — ведь по большому счету, это условность. Если в последствии вам покажется, что какое-либо из дел следует переместить в другую группу — смело делайте это.
Кстати, после расстановки приоритетов, скорее всего, окажется, что часть дел, занесенных в список, не заслуживает вашего внимания: то, что еще вчера казалось таким важным, сегодня (после анализа) покажется бесполезным.
«Вес» имеет значение
Что же делать, когда дел в списке оказывается не 5-10, а например, 40-50? Хвататься за все и сразу? Ни в коем случае. Если список получается слишком длинным — сократите его. Для этого пересмотрите все дела и решите, какими из них вы не собираетесь заниматься в ближайшую неделю. Вычеркните эти дела. Заметьте, причина, по которой вы не будете ими заниматься, не важна. У вас нет настроения их выполнять, задача слишком сложна и вы хотите отложить ее на более подходящий период, отсутствует человек, который должен вам помочь выполнить данную задачу — все это не имеет значения. Важно одно — в списке должны остаться лишь те дела, за которые вы возьметесь в течение ближайших семи дней.
Не волнуйтесь, что вы вычеркните из списка что-то важное. Например, если сейчас вы являетесь безработным, и вычеркнете из списка дело «Поиск работы», ничего страшного — через неделю вы вновь внесете его в перечень и возможно уже не вычеркнете.
Время строить планы
Когда же лучше всего приступать к планированию? Алан Лакейн утверждает, что делать это можно как утром, так и вечером. По его мнению, и утреннее, и вечернее планирование имеет свои преимущества.
Планируя дела вечером, по окончанию рабочего дня, вы все еще держите в голове «картинку» происходящего — т. е. вы помните что сделано и как. К тому же, планируя с вечера, вы включаете подсознание на ночь и не исключено, что под утро вам в голову придет масса интересных мыслей и решений.
А планируя дела утром, до начала рабочего дня, вы наверняка не упустите ничего важного, ведь на свежую голову всегда думается хорошо.
Будете вы составлять планы утром или вечером — неважно, главное, чтобы вы их в принципе составляли. Иногда кажется, что дел настолько много, что заниматься планами просто некогда. Но это вовсе не так. «Когда у нас не хватает времени для планирования, мы должны выделять время для планирования», — пишет Алан Лакейн в своей книге.
Цель, цель, цель!
Хотите достигать высоких результатов? Решите, что именно для вас имеет значение — обозначьте конкретные цели. Точно так же, как вы составляли список дел, составьте список целей. А потом обозначьте приоритетность каждой из них.
Сделали? Не останавливайтесь! Теперь конкретизируйте каждую цель, опишите ее в деталях. Например, если вы мечтаете стать профессиональным альпинистом, уточните, какие вершины вам бы хотелось покорить. Запишите их названия, высоту, месторасположение. Заметьте, при наличии как долгосрочных, так и краткосрочных целей, приоритет А будет иметь краткосрочная, ведь она должна быть достигнута в ближайшее время.
Далее составьте список шагов, которые следует осуществить для достижения цели. Укажите приоритетность каждого из них. Например, если вы хотите в будущем стать известным стилистом, то вам нужно получить соответствующее образование, приобрести необходимое оборудование и инструменты, устроиться в салон либо открыть собственное дело.
Меняем рацион
Не хватает времени? Нужно изменить рацион! Естественно речь идет не о рационе питания, а о рационе времени. Слишком много времени уходит на работу и совсем мало остается на семью? Прекратите работать сверхурочно и постарайтесь выходить из офиса одновременно с другими сотрудниками (сразу по официальному окончанию рабочего дня).
Чересчур много времени отнимает работа по дому? Сократите количество уборок в неделю: убирайте не каждый день, а через день или два.
Много времени тратите на игру в футбол или бильярд? Тут и думать не о чем: просто сократите число игр.
Определите ваше наиболее продуктивное время — время, в которое вы работаете особенно эффективно. Существует 2 типа продуктивного времени: время для внешней работы и время для внутренней.
Продуктивное время для внешней работы — это время, в которое вам легче всего общаться с коллегами, партнерами, клиентами, друзьями или семьей. Продуктивное время для внутренней работы — это время, в которое вы способны максимально сконцентрировать внимание.
Защищайте свое продуктивное время от внешних помех и посвящайте его наиболее значимым делам.
Книга Алана Лакейна помогла повысить эффективность многим крупным корпорациям. Думается, хотя бы по этому к ней стоит присмотреться повнимательней.