Вы слышали, оказывается появился новый вид спорта — временной серфинг. Распространен он пока не очень широко, да и соревнований по нему не проводится, но стоит сказать, что его полезность от этого ни сколько не уменьшается.
Чудо-спорт
Что же это за чудо-спорт и почему о нем до сих пор так мало известно? На самом деле, временной серфинг — это не разновидность спорта, а название одного из подходов к тайм-менеджменту [1].
Основателем временного серфинга является Ален Самсон — автор серии книг «Скорая помощь в работе и карьере». Именно он придумал, как правильно скользить по времени и собственно объяснил, зачем в принципе это делать.
Как уже говорилось в предыдущей статье, Ален Самсон уверен, что управлять временем невозможно, а потому очень важно грамотно подстроиться к его течению, иными словами — научиться правильно по нему «передвигаться». О том, как это стоит делать, он рассказывает в книге «Лошадь сдохла — слезь или Как экономить время?».
Большая чистка
Что же нужно сделать, чтобы научиться скользить по времени? Прежде всего, нужно кое-что упорядочить. Что? Читайте дальше.
- Документы. Где вы храните документы? Часть в столе, часть на столе, еще часть в ближайшем стеллаже, верно? Если да, то берите все найденные документы и складывайте в одну большую стопку. Заметьте, изучили вы их или нет, закончили работу с ними или только планировали к ним приступить — не имеет значения. Абсолютно все найденные документы должны быть сложены друг на друга.
- Разного рода записки и напоминалки. Теперь пройдитесь по дому и офису и соберите все мелкие записки и напоминалки какие только увидите. Стол, стены, компьютер, холодильник, пол — помните, они могут быть везде. Пролистайте свой ежедневник, не поленитесь заглянуть в бумажник и барсетку. Нашли? Теперь кладите это все сверху на стопку с документами. Слишком высоко? Ничего, зато теперь вы видите реальный объем работы.
- Прочие бумаги. Наверняка вы нашли еще не все бумаги, а следовательно, поиски стоит продолжить. Еще раз осмотрите дом и офис, загляните в самые труднодоступные места — листок бумаги мог залететь куда угодно. Изучите машину, гараж, дачу — возможно, там вы тоже что-то оставили. Наконец, сложите все найденное вместе и положите на самый верх стопки, сложенной ранее.
- Проекты. Вы составляете планы, списки проектов и этапов, которые необходимо выполнить? Тогда возьмите их и положите сверху на стопку. Стопка стала слишком высокой и грозит вот-вот завалиться? Разделите ее на две части.
- Свои занятия. О чем вы думаете? Есть ли дела, которые вы бы хотели сделать, но ни в одном из списков (документов) указать этого не успели (не захотели)? Если да, то перенесите все такие дела из головы на лист бумаги. Положите данный лист на вершину стопки — он будет ее «венцом».
Правила серфинга
О том, что делать с получившейся Эйфелевой башней из бумаг пойдет речь ниже. Но прежде стоит запомнить несколько истин временного серфинга.
- Берегите голову. Не забивайте голову проектами, которые вы в данный момент не можете выполнить не по своей вине. Например, если не хватает данных, которые должен предоставить другой человек или если приходится ждать согласования у начальства. Внесите все незавершенные дела и проекты в список «В ожидании» и больше не думайте о них.
- Обзаведитесь запасной «головой». Говоря проще — купите ежедневник. Это может быть обычная записная книжка, а может — электронный органайзер или специальная программа в компьютере, не важно. Важно, что все то, что вы планируете или хотите сделать сегодня, нужно занести туда. А вот обо всем остальном лучше забыть.
- Хватайте идеи «за хвост». Никогда не предугадаешь, когда придет интересная идея. Поэтому очень важно всегда быть наготове: иметь под рукой блокнот или диктофон, чтобы немедленно ее «увековечить».
- Научитесь создавать доступные архивы. Не раскладывайте бумаги, которые вам еще могут пригодиться, по стопочкам и ящичкам. Разработайте такую систему архивации, при которой в случае необходимости вы сможете найти требуемый документ не более чем за 3 минуты.
- Приобретите мусорную корзину. Думаете это шутка? Нет, это лишь еще один шаг к счастливой жизни. Конечно, никто не сомневается, что мусорная корзина есть в каждом доме или офисе, но речь в данном случае не о ней. Вам потребуется корзина, которая будет под рукой. и в которую вы в любой момент сможете выкинуть ненужные больше вещи. Именно выкинуть, а не отложить на потом или положить на стол, чтобы донести до мусорки позже.
- Создайте «Папку отложенных действий». Для этого возьмите папку с 43-мя вкладышами. 12 из них будут символизировать месяца года, а оставшаяся 31 вкладка будет означать дату. Данная папка поможет немного разгрузить ежедневник. Например, вместо того, чтобы внести такую задачу, как анкетирование в ежедневник, просто вложите саму анкету во вкладыш с соответствующим числом (если сдать анкету следует до 20-го, то можно поместить ее в папку с числами 19 или 20).
Как справиться с башней?
Для начала запомните одно правило: вы всегда должны брать только верхнюю бумагу, а ни в коем случае не тянуть из середины или снизу. А теперь возьмите верхний листок и ответьте на следующие вопросы:
- Можно ли его выбросить? Не накапливайте ненужных бумаг. Храните отработанные бумаги, только если этого требуют правила хранения документов компании, в которой вы работаете.
- Можно ли его заархивировать? Не стоит откладывать документ на потом и класть его в новую стопку, гораздо эффективней заархивировать его и вернуться к его рассмотрению позже (конечно, в случае, если в данный момент вы этого сделать не можете).
- Можете ли вы выполнить дело, записанное в бумаге, прямо сейчас? Не стоит 10 минут сидеть над документом и размышлять: сейчас его выполнить или позже, в особенности, если непосредственно выполнение займет не более 5-7 минут. Если у вас в руках приглашение на семинар и вы хотите его принять, позвоните и запишитесь на него немедленно. Если же вы не уверены, что вам хочется туда идти — выбросьте карточку с приглашением.
- Не понадобится ли документ вашему сотруднику или коллеге? Если да, тогда не тратьте время на архивирование, а просто отдайте его, конечно, если вам он не нужен. Если же отчитываться за его выполнение придется вам, но при этом вы уверены, что выполнять его следует кому-то другому, тогда передайте его, предварительно внеся в свой список «В ожидании».
- Можете ли вы отложить выполнение данного дела? Например, если это анкета, которую следует заполнить до 20-го числа, то поместите ее в папку отложенных действий под номером 19 или 20 (зависимо от ее размера).
- Это идея нового проекта? В таком случае сейчас главная задача — оценить, так ли этот проект удачен, как казалось ранее. Если нет, выбросьте его в корзину.
Не пугайтесь, если на разбор стопки уйдет несколько дней. Главное, не забывайте, что помимо дел из стопки у вас есть еще и обязательные повседневные дела.
Подход Алена Самсона к тайм-менеджменту заметно отличается от подходов других специалистов. Хотя бы поэтому его книгу «Лошадь сдохла — слезь» стоит прочесть.