Управление проектами — процесс, конечно, непростой, но временами его уж слишком усложняют. В результате, новичку, который только пытается его освоить, вообще не понятно что к чему. Иногда же, бывает совсем наоборот — объяснения настолько подробны, что изучать их не хватает ни сил, ни желания.
В данной статье мы предлагаем «краткое руководство к действию» — упрощенную модель управления проектами. С ее помощью даже новичок довольно быстро сможет вникнуть в суть дела.
Итак, что же нужно сделать, чтобы проект состоялся? Ниже представлен порядок действий и краткое описание каждого этапа.
1. Собрать группу
На собрание следует пригласить всех, кто будет принимать непосредственное участие в проекте. Желательно, чтобы присутствовали представителей заказчика и даже субподрядных организаций. Главная цель собрания — обозначить обязанности всех людей, принимающих участие в проекте. По итогам собрания нужно сделать отчет, на основании которого потом можно будет создать структуру проекта.
2. Обозначить цели проекта
После собрания наступает время определить общую цель проекта. Помните, что общую цель проекта можно сформулировать лишь зная цели каждого из заинтересованных в проекте лиц. Разобравшись с общей целью, необходимо наметить несколько подцелей — так сказать, немного детализировать процесс. Покончив с целями, следует провести проверку, по итогам которой нужно составить отчет. Кроме того, на данном этапе следует прописать и устав проекта.
3. Определить масштабы проекта
На этом этапе необходимо составить структуру декомпозиции работ — WBS. Смысл:
- согласование масштабов проекта проектной группой и заинтересованными в проекте лицами.
- дальнейшая детализация работ (имея на руках WBS, гораздо проще разбить проект на небольшие шаги).
4. Составить исходный план
Как видно из названия этапа, он предполагает составление исходного плана работ. Возможность составить такой план появляется лишь после того, как определяется продолжительность задач на всех уровнях. Исходный план дает возможность руководителю проекта контролировать готовность проекта на каждом этапе и вносить в случае необходимости актуальные коррективы.
5. Составить прогнозы
На данном этапе желательно спрогнозировать количество необходимых ресурсов и предусмотреть риски, возникновение которых не зависит от проектной группы. В случае выявления таких рисков, следует заранее составить шаги по их устранению. Также на данном этапе желательно рассчитать денежные потоки.
6. Составить итоговый план
Итоговый план составляется только после рассмотрения и утверждения исходного плана всеми заинтересованными в проекте лицами. При этом очень важно, чтобы каждый, кто значится в списке заинтересованных лиц, действительно был заинтересован в удачном завершении проекта.
После составления итогового плана и его проверки проект нужно взять на контроль. По результатам проверки итогового плана необходимо составить отчет.
7. Огласить план
Готовый итоговый план нужно предъявить каждому заинтересованному в проекте лицу. Допускается предоставление не оригинала, а ксерокопии плана или его электронной версии. В проектах, в которых помимо основного плана составляется еще и коммуникационный, ознакомление заинтересованных лиц с итоговым планом происходит согласно действиям, прописанным в плане коммуникаций.
8. Проконтролировать выполнение плана
Руководитель проекта должен регулярно контролировать выполнение плана и составлять промежуточные отчеты о ходе работ (например, один раз в 1-2 недели). В отчет он должен включать:
- перечень всех действий, которые производились за отчетный период;
- перечень действий, которые планируется выполнить в следующий отчетный период;
- перечень уже достигнутых целей;
- сравнительный анализ запланированных расходов с расходами реальными;
- сведения об опережении графика или, напротив, об отставании от него (в случае отставания следует указывать причины задержек);
- перечень основных проблем, с которыми довелось столкнуться в ходе реализации плана в данный отчетный период;
- перечень проблем, которые могут возникнуть в будущем и возможные пути их решения;
- информацию о наиболее интересных (прибыльных) направлениях проекта.
Если по мнению руководителя, все цели проекта уже достигнуты, то нужно назначить итоговую проверку. В случае положительных результатов, проект можно переводить в завершающую стадию.
9. Внести необходимые изменения в план
В процессе реализации проекта руководителю проекта, скорее всего, придется не раз вносить коррективы в утвержденный ранее план. Необходимость вносить изменения появляется:
- в случае несоблюдения сроков;
- в случае изменения масштабов проекта;
- в случае возникновения непредвиденных рисков;
После внесения корректив всех заинтересованных в проекте лиц необходимо ознакомить с планом повторно. Оглашать план необходимо при каждом его изменении.
10. Завершить проект
По завершению проекта все работы по нему следует приостановить. Нужно назначить итоговую проверку и по ее данным подготовить итоговый отчет. Все материалы, проходящие по проекту, следует обязательно сдать в архив.
Желательно по окончанию проекта собрать всю проектную группу и обсудить, что делалось правильно, а где были допущены ошибки. Результаты данного обсуждения следует запротоколировать и сохранить — опыт, полученный в результате реализации данного проекта, обязательно пригодится в дальнейшем.
Конечно, чтобы стать хорошим руководителем проекта, нужны не только теоретические знания, но и опыт. Смело идите вперед, и все у вас получиться!