Обзор книги Брайана Трейси «Результативный тайм-менеджмент» (Часть II)

Работать мало, но эффективно, это ли не идеальное положение дел? Почему-то на практике это выходит далеко не у всех. Гораздо чаще мы работаем много, но при этом не успеваем сделать и половину запланированного. Как же исправить ситуацию? Как научиться достигать желаемых результатов за короткий промежуток времени?

В книге «Результативный тайм-менеджмент» Брайн Трейси ^[1] предлагает методику, с помощью которой можно увеличить производительность как минимум в два раза. Методика основывается на 7 правилах, соблюдение которых гарантирует отличные результаты.

Итак, для того чтобы начать работать эффективней: 

1. Приучите себя к составлению списков задач. Такие списки желательно составлять с вечера. В них стоит включать как текущие и неоконченные дела, так и дела, к которым вы только планируете приступить. Также в список рекомендуется включать все дела, которые возникают в течение дня. 

   Работа со списками помогает увеличить производительность процентов на 25. Но самое приятное, что действовать данный прием начинает незамедлительно — производительность начинает увеличиться уже с первого дня составления списков.

   Составление таких списков:

   • Поможет разгрузить голову и спокойно отправиться домой по окончанию работы (ведь вы будете знать, что завтрашний день уже полностью расписан).
   • Даст возможность рассмотреть результаты работы (расставляя напротив выполненных дел пометки — галочки или смайлики, либо попросту вычеркивая их из списка, вы сможете быстро оценить результаты работы за день).
2. Не забывайте про правило «80/20», которое доказывает, что 80% результатов приносит выполнение 20% дел. Применяйте данное правило к своему списку: выделяйте наиболее полезные задачи и помечайте их, например, буквой «А». Выполнить все дела из списка не удастся никогда, а потому ваша задача — выполнить дела, помеченные буквой «А». Остальные же 80% дел можно перенести на завтра или даже отложить их выполнение на более поздний срок.
3. Учитывайте результаты своей работы по правилу «АБВГД». Для этого, напротив наиболее важных и срочных задач ставьте «А», напротив задач, которые следует выполнить, как только появиться свободная минутка, ставьте «Б», напротив задач, которые выполнить желательно, но не обязательно (кофе с коллегами, чтение газеты), ставьте «В», напротив задач, которые можно кому-то перепоручить, ставьте «Г», рядышком с абсолютно бесполезными задачами пишите «Д».
4. Ищите «слабые места». Суть данного правила заключается в анализе своих поступков и ответе на вопрос «Что бы я не стал делать, если бы владел той информацией, которой владею сейчас? ». Данное правило можно соотнести с тремя сферами жизни.
   • Сферой отношений. Например, если вы работаете в сфере услуг или продаж, наверняка среди клиентов имеются такие, с которыми вы бы ни за что не начали работать, если бы знали, сколько проблем они вам принесут.

     Выход: разорвать малоприбыльные контракты с проблемными клиентами, и потратить время, которое бы ушло на работу с ними, на поиск более перспективных клиентов.

   • Сферой бизнеса и деловых операций. Подумав, каждый предприниматель сможет вспомнить методы ведения бизнеса или способы рекламы, которые бы он никогда не начал использовать опять. Почему? Хотя бы потому, что они не работают либо же не окупают сделанных в них вложений.

     Выход: пометить способы, как неэффективные и никогда ни при каких условиях не использовать их в дальнейшей работе. Начатые проекты по возможности свернуть.

   • Сферой инвестиций. Заметьте, что речь идет не только о денежных вложениях, но и о эмоциональных и временных. Как часто вы вкладывали свое время, деньги или эмоции, а они не окупались? Наверняка, вам не захочется делать мертвые инвестиции — инвестиции, которые не приносят никакого результата. 

     Выход: «забрать» невыгодные вам инвестиции и «перевложить» их в более выгодное место. Например, вы можете понять, что слишком много времени посвящали участию в жизни бизнес-клуба, вместо того, чтобы наслаждаться обществом семьи, а значит, стоит уйти из клуба и «подарить» появившееся время родным.

5. Разбивайте все задачи на 4 группы (по важности и срочности). Данная разбивка напоминает матрицу Эйзенхауэра. Для этого начертите большой квадрат и затем разделите его на 4 более мелких квадратика.
   • В первую группу (первый квадрат) отнесите все важные и срочные задачи. Например, задачи начальства, телефонные переговоры. Это будет квадрат Результата, ведь каждое дело из данного квадрата, скорее всего, принесет результат.
   • Во вторую группу внесите все важные, но при этом не срочные дела. Например, сюда можно записать подготовку к экзамену, который состоится через 2 месяца. Второй квадрат — квадрат Потенциала, ведь выполняя дела из данного квадрата, вы работаете на будущее.
   • В третью группу «зачислите» все срочные дела, которые не представляют особой важности. Сюда отнесите все, что отвлекает вас от работы (телефонный звонок подруги, болтовня с коллегой и т. д.). Квадрат №3 называется квадратом Иллюзий, ведь все дела, которые в нем расположены, кажутся обязательными лишь из-за срочности, а на самом деле ничего полезного их выполнение не несет.
   • В последнюю четвертую группу отнесите все неважное и несрочное. Это и затянувшееся чаепитие, и чтение бульварной газеты, и просмотр глупой телепередачи или сериала. Четвертый квадрат называют квадратом Растрат, ведь дела, которые в нем «прячутся» попросту растрачивают ваше время.
6. Выполняйте дела из квадратов Результата и Потенциала, а вот задачи из квадратов Иллюзий и Растрат учитесь обходить стороной.
7. Концентрируйтесь на задаче, которую выполняете. Для этого вначале выберите задачу, которая наиболее актуальна на данный момент и приступайте к ее выполнению. Не отвлекайтесь на звонки, общение или другие дела до тех пор, пока начатая задача не будет успешно завершена. Ученые подсчитали, что если выполнять задачу не отвлекаясь, то можно сэкономить до 80% времени. Ведь переключаясь на другие дела, вам потом приходится вновь тратить время на то, чтобы вникнуть в суть выполняемой работы.

Станете ли вы эффективней — зависит только от вас. Если методика, предложенная в книге Брайана Трейси, вам подходит, не затягивайте и воплощайте ее в жизнь. Удачи!