Как успевать абсолютно все? Как не забывать про важные дела, и каким образом справляться со сложными трудоемкими задачами? На все эти вопросы «отвечает» система управления временем «Суперфокус» — одна из последних систем, разработанных Марком Форстером.
Система «Суперфокус» — это современная система тайм-менеджмента [1], которая помогает справиться с задачами различной важности и срочности. Она проста в использовании, что несомненно является ее большим преимуществом. По словам Форстера, данная система позволяет составить оптимальный график выполнения задач. Кроме того, ее использование помогает доводить начатые задачи до конца, а это крайне важно — ведь завершить некоторые дела бывает ой как непросто, особенно, если их выполнение неинтересно или кажется чересчур сложным.
Суть системы
Система «Суперфокус» заключается в составлении списка задач и последующем их выполнении по определенной схеме. Заметьте, что во внимание принимаются абсолютно все задачи, о которых удается вспомнить.
Согласно данной системе все дела заносятся в два списка:
- первый: для несрочных или регулярных дел, а также дел, которые выполняются впервые;
- второй: для незавершенных ранее дел и дел, сроки по которым «поджимают».
Для использования системы требуются ручка, тетрадь или блокнот в линеечку и, конечно же, «свежая» голова. Форстер утверждает, что с его системой можно работать часто, но по чуть-чуть. Такой подход позволяет выбирать для работы с данной системой часы наибольшей активности.
Система «Суперфокус» в действии
Давайте рассмотрим использование системы «Суперфокус» пошагово.
Шаг 1. Условно делим страницу на 2 колонки.
Шаг 2. Составляем список несрочных задач и записываем его в первую колонку. Если одной страницы оказывается мало, то продолжаем составлять список на последующих страницах блокнота.
Шаг 3. Переходим к составлению списка срочных задач, который, соответственно, заносим во вторую колонку.
Шаг 4. Начинаем изучать список несрочных дел, записанный на 1-й странице: просматриваем его до тех пор, пока не возникает желание выполнить какую-нибудь из задач немедленно. Принимаемся за ее выполнение и занимаемся ею до тех пор, пока она либо не надоест, либо не будет окончена.
Шаг 5. Выполнив дело до конца, вычеркиваем его из первого списка. Выполнив лишь часть дела, вычеркиваем его из первого списка и заносим во второй (причем на страницу, следующую за той, на которой вы сейчас находитесь).
Шаг 6. Продолжаем просматривать дела с первой страницы до тех пор, пока не начинают выполняться следующие условия:
- в первой колонке не остается дел, которые хотелось бы выполнить;
- абсолютно все дела со второй колонки уже выполнены.
Шаг 7. Вычеркиваем те дела из колонки 1, выполнять которые вы не стали и переходим к изучению следующей страницы.
Шаг 8. Закончив изучение последней страницы списка, возвращаемся в самое начало и начинаем изучать список повторно.
Некоторые особенности использования системы
- Новые срочные дела следует добавлять во вторую колонку на той странице, которую сейчас изучаете; новые несрочные дела следует вносить в первую колонку в самый конец списка.
- Если вам нужно внести неоконченное дело из первого списка во второй, а места на следующей странице уже нет, то внесите его во второй список на ближайшей свободной странице.
- Неоконченные дела из первого списка с последней страницы следует переносить на первую страницу списка либо на первую свободную страницу списка (естественно вносить их стоит во вторую колонку).
- Время от времени нужно просматривать вычеркнутые из первого списка дела — то, что они остались не выполненными в этот раз, совсем не значит, что их вовсе не нужно выполнять. Вполне вероятно, что просто-напросто они были внесены в список преждевременно, а потому не исключено, что спустя какое-то время их придется занести в первый список повторно. Хотя вполне возможно, что после пересмотра некоторые вычеркнутые дела вы решите выкинуть из списка насовсем.
- Дела из первого списка, которые вы не стали выполнять, можно разбить на несколько подзадач и вновь внести в список. Справляться с небольшими задачами гораздо легче.
- На страницах, на которых все дела выполнены или вычеркнуты, следует ставить особую пометку. Это помогает избегать ошибок, например, не вносить дела во вторую колонку неактивной страницы.
- Время от времени в первый список нужно вносить такой пункт: «Просмотреть вычеркнутые задачи».
- Не стоит забывать, что последняя страница всегда является активной, так как в любой момент на ней могут появляться новые задачи.
- Для облегчения работы со списком необходимо использовать особые пометки и обозначения:
- крестик — для неактивных страниц;
- крестик в кружочке — для неактивных страниц, следующих за такими же неактивными;
- закрашенный маркером кружочек — в случае, когда на предыдущих неактивных страницах нет дел, которые следует пересмотреть;
- вычеркивание — для всех выполненных задач и задач, которые после повторного пересмотра вы решили не выполнять;
- выделение маркером — для всех отмененных дел.
Связь системы «Суперфокус» с другими разработками Форстера
Система «Суперфокус» во многом перекликается с первой версией системы «Автофокус» [2]. По большому счету, «Суперфокус» — это дополненная и улучшенная версия системы тайм-менеджмента «Автофокус 1».Основное отличие «Суперфокуса» от «Автофокуса 1» заключается в наличии второй колонки для занесения срочных и незаконченных задач, ведь если система «Автофокус 1» вообще не была предназначена для решения срочных задач, то система «Суперфокус» справляется с ними на отлично.
Система тайм-менеджмента «Суперфокус» является одой из лучших систем Марка Форстера. Она проста в использовании и, главное, позволяет разбираться даже с наиболее сложными и срочными делами. Ее использование помогает повысить работоспособность и увеличить число выполняемых за сутки дел.