Порядок на столе — порядок в голове

Сотни бумажек: разного формата, разного назначения, разной важности. Канцелярские принадлежности, которых хватит как минимум на десяток человек. Компьютерная мышка, которую под ворохом бумаг можно и не найти. Пара пустых чашек и пачка с недоеденным печеньем. Несколько папок без каких-либо опознавательных знаков. Спросите, что это? Это рабочий стол одного из сотрудников солидной компании.

Внешний вид имеет значение?

Насколько важен внешний вид рабочего стола? Имеет ли он хоть какое-то отношение к выполнению рабочих обязанностей? 

Наверняка кто-то скажет, что рабочий стол — это личное дело каждого. Если человеку не мешает беспорядок, если он способен найти нужную ему вещь даже в полнейшем хаосе, то какое дело окружающим до того, как выглядит его рабочее место?

Все так. На первый взгляд. И вполне возможно, вам кажется, что стол, заваленный различными вещами, даже помогает работать быстрей. Еще бы — ведь все всегда под рукой, даже в ящик заглядывать не нужно!

• Но ведь вы работает в компании, а значит, как и любой ее сотрудник, являетесь ее «лицом». Аккуратный работник вызовет большее доверие клиентов, нежели неряшливый.
• Вы работаете в коллективе, а значит обязаны относиться к коллегам уважительно. Вряд ли кому-то из них доставит удовольствие наблюдать кавардак на вашем столе.
• Вы можете просто заболеть, и кому-то из коллег придется временно выполнять работу за вас. Теперь представьте, как он найдет нужный документ, как он сможет составить за вас отчет или написать письмо, если даже листок чистой бумаги и тот, приходится искать минут 10? А если понадобится найти что-то важное? А если еще и достаточно срочно? Выходит, что в ваше отсутствие работа будет вестись крайне непродуктивно, и после выздоровления вам придется еще долго разгребать ее результаты.

Идеальный рабочий стол: какой он?

Рабочий стол нужно содержать в порядке. Причем под порядком подразумевается такое месторасположение вещей, по которому их сможет отыскать любой сотрудник компании. 

Документы следует хранить в папках, и обязательно в подписанных. Для каждой группы бумаг должна быть заведена своя папка. Например, у вас могут быть отдельные папки для входящих и исходящих документов, папка для документов, требующих немедленного рассмотрения, папка для отчетов и папка для финансовых документов, папка для новых нерассмотренных документов и папка для писем и т. д.

Абсолютно на всем должны быть надписи и этикетки. На некоторые документы можно поместить дополнительные пометки (наклеить стикер, сделать надпись карандашом или просто вложить листочек с комментариями): «Отнестись особо внимательно», «Желательно выполнить побыстрее» и другие.

Перед глазами необходимо разместить листок или органайзер с планом. Это поможет вам не забыть о чем-то важном. Да и человек, которому придется временно выполнять ваши обязанности, быстро окажется в курсе всего происходящего.

Срочные документы необходимо хранить на самом видном месте. Желательно сложить их в одну папку и разместить либо на рабочем столе, либо на приставном столике или тумбочке по соседству. Не стоит хранить их в офисных шкафах, в которых помимо них лежат еще сотни бумаг.  

И еще один совет: составьте полный перечень всего, что у вас есть на рабочем месте. Напротив каждой вещи укажите место, в котором она хранится. Ведь порою после хорошей уборки найти вещь бывает еще сложнее. Тем более, если вы привыкли к постоянному хаосу.

Навести на рабочем столе настоящий порядок не так-то просто, но намного сложнее поддерживать этот порядок постоянно. Главное, верьте: ваши усилия не пропадут даром — в чистоте и порядке работа пойдет «как по маслу».