Перевод статьи «Effective delegation skill [1]»
Навыки делегирования – это способность эффективно распределять ответственность за выполнение заданий и полномочия, передавая их окружающим. Или, иными словами, делегирование – это возможность решать текущие вопросы, используя усилия и время других людей.
Эффективное делегирование критично для деятельности менеджеров и администраторов, ему посвящено множество обучающих ресурсов. Тем не менее, гораздо реже упоминается о том, что понимание навыков делегирования и их правильного использования имеет большое значение для эффективного управления собственным временем. Не важно, есть ли у вас подчиненные или начальники, на работе вы или дома.
Так ли необходимо делать все самому?
Процесс делегирования [2], как правило, начинается с вопросов самому себе: подхожу ли я для выполнения данного задания, и кто может выполнить его лучше?
На этом пути вас подстерегает распространенная ловушка – принцип «Если вы хотите, чтобы что-то было сделано хорошо, сделайте это сами». Такой образ мыслей непременно приведет к тому, что вы окажетесь перегружены однообразной работой. Существует четкий предел того, насколько далеко вы можете зайти и чего добиться на своем рабочем месте, в бизнесе или личной жизни.
Кто может меня заменить?
Первый важный компонент делегирования – правильный выбор человека, которому можно поручить некоторые действия (делегата).
Для этого можно использовать следующие простые стратегии. Во-первых, если у вас есть подчиненные, подумайте, обойдется ли выполнение задания одним из них дешевле, нежели если бы вы сделали все сами? Если вас беспокоит, что они могут выполнить задание хуже, чем вы, могут ли они сделать все так хорошо, как сделали бы вы, хотя бы на 80%, или они нуждаются в обучении с вашей стороны?
Если вопрос требует принятия решений, которые вы не уполномочены принимать, верным шагом будет передать инициативу своему начальнику.
Найдите обоюдно выгодное решение
Вне стандартной ситуации начальник-подчиненный, ключевым компонентом делегирования является умение прийти к взаимовыгодному соглашению, при этом все-таки перепоручив задание другому лицу.
Классическим примером такой ситуации можно назвать случаи, когда делегирование экономит ваше время, а делегат получает возможность приобрести важный опыт, чему-то научиться, или воспользоваться интересной возможностью.
Еще один пример – обмен заданиями, когда другой человек выполняет часть вашей работы, а взамен вы берете на себя некоторые из его дел.
И, наконец, иногда более эффективным представляется оплата услуг постороннего человека, или делегирование своего занятия высоким технологиям, например, специальному программному обеспечению.
Вы ответственны за результат
Чтобы ваши навыки делегирования себя оправдали, убедитесь, что вы можете контролировать процесс выполнения задания и будете проинформированы, когда работа будет завершена. Передавая свои дела другим, вы обычно остаетесь ответственны за успешный результат. Избегайте делегирования, если вы не можете следить за ходом дела.
Делегируйте все задание, а не его часть
На делегате лежит ответственность за то, как выполнено задание, и способ его выполнения. Передавая свое задание кому-то другому важно передавать его целиком, чтобы решение вопроса было эффективным.
Вам следует подробно и четко объяснить делегату, какого результата вы ожидаете, и какие к нему предъявляются требования. Это очень важно для мотивации и качества работы, а также для того, чтобы вы остались довольны итогами работы.