Сроки «преследуют» нас постоянно: отчет, который нужно сдать к концу квартала, документы, которые следует подать до 15-го числа, письма, на которые нужно ответить не позднее завтрашнего утра и т. д. Каждый день мы их устанавливаем, согласовываем, соблюдаем. Жить без сроков невозможно. Они являются важной составляющей нашей жизни. Практически каждая задача имеет свои сроки выполнения.
Умение устанавливать сроки
Сроки бывают разными. Одни из них бывают кем-то или чем-то предопределены, и срывать их ни в коем случае нельзя. Например, срок сдачи документации, срок подготовки к семинару или срок подписания поздравительных открыток.
Другие, вы можете устанавливать и даже переносить самостоятельно, так как особого значения они не имеют. Например, срок создания картотеки (сейчас вы и вовсе без нее обходитесь) или срок написания нового гимна вашей компании.
Оставшаяся группа сроков требует особого отношения. В нее входят сроки, которые вы назначаете самостоятельно, и нарушение которых может повлечь за собой негативные моменты. Устанавливать такие сроки стоит предельно внимательно. К сожалению, нередко, устанавливая тот или иной срок, мы забываем привязать его к реальности. А иногда и вовсе соглашаемся на срок, навязанный оппонентом, забыв оценить его на «адекватность».
«Точность — вежливость королей», — утверждал французский король Людовик XVIII около 200 лет назад. Как научиться быть точным? Что сделать, чтобы всегда укладываться в срок?
Правила, способные сделать вас более пунктуальным:
- Прежде, чем соглашаться на срок, предложенный оппонентом, проверьте свои планы на ближайшее время. Хватит ли вам времени на выполнение новой задачи? Сможете ли вы уложиться в указанный срок?
- Не ленитесь устанавливать конкретные даты. Даже если речь идет о прочтении второстепенного документа, указывайте граничный срок его изучения. Поверьте, дела без четко прописанных сроков исполнения так и останутся невыполненными. И их перечень будет увеличиваться изо дня в день.
- Избегайте понятия «как можно скорее». Даже если к вам попадает документ или задача с такой пометкой, не бойтесь звонить отправителю и уточнять «финальный» час выполнения.
- Забудьте слово «срочно». «Срочно» — это когда? Запомните, каждая «срочность» тоже должна иметь конкретную дату. Вместо того чтобы пометить дело значком срочности, напишите возле него конкретную дату выполнения. Уточняйте у того, кто присылает вам задания с пометкой «срочно» граничные сроки выполнения.
- Оставляя кому-то сообщение на автоответчике или отправляя кому-то письмо или сообщение с просьбой или заданием, обязательно указывайте сроки выполнения и по мере возможности разъясняйте свои требования.
- Контролируйте выполнение задания не после срока, а до него, желательно задолго до даты X. В случае необходимости не стесняйтесь «подогнать» человека и напомнить ему граничную дату выполнения. Главное, делайте это не в самый последний момент. В противном случае вы рискуете столкнуться с негативом или услышать в ответ откровенную ложь. Желательно, вписать сроки контроля себе в план.
- Оговаривая с человеком конкретный срок, не стесняйтесь сказать ему, что выполнение задачи будет контролироваться. Тем более, что сделать это можно и в довольно корректной форме. Например, скажите, что 2 раза в неделю вы будете выходить с ним на связь — вдруг у него возникнут дополнительные вопросы? В результате человек не только не обидится, но и поблагодарит вас за заботу.
Грамотно установленные сроки помогут наладить гармоничные отношения с окружающими и повысят продуктивность вашей работы.