Как вы думаете, педантизм — это положительная или отрицательная черта характера?
Наверняка многие ответят, что ничего хорошего в ней нет. Почему-то мы привыкли считать, что человек, у которого каждый день расписан поминутно, все бумажки разложены по папочкам, а на рабочем столе всегда идеальная чистота, слишком «правильный». Хотя в отличие от нас у него всегда есть время на кофе, да и домой он уходит, как правило, вовремя. А еще его ценит начальство: работает такой сотрудник быстро и эффективно.
Может быть, пора пересмотреть свои взгляды? Похоже, что быть педантом не так уж и плохо. Только представьте: вы будете все успевать, перестанете засиживаться в офисе допоздна, наконец-то приведете в порядок свое рабочее место. Предлагаем вам несколько советов, которые помогут развить в себе педантизм.
Совет 1 — «Рабочий»
Прежде всего, четко обозначьте круг своих рабочих обязанностей. Не исключено, что для этого вам даже придется заглянуть в должностную инструкцию или порасспрашивать шефа о том, чем же вы все-таки должны заниматься в компании. Но это все пустяки, главное, чтобы в результате вы вспомнили, зачем вас сюда нанимали. Ведь нередко, помимо основной работы приходится выполнять:
- работу коллеги, который ушел в отпуск;
- работу менее опытных коллег;
- работу, которая досталась вам «в наследство» от уволившегося сотрудника;
- мелкие поручения руководства, которые в своей совокупности иногда могут занимать и половину рабочего дня;
- небольшие просьбы товарищей, отвлекающие вас от основных дел.
Если вы будете знать круг своих обязанностей, вам будет легче организовать рабочий процесс. Осознавая первоочередные задачи, вы сможете составлять план таким образом, чтобы именно на их выполнение уходила основная часть времени. Главное, следует научиться отличать срочные обязанности от важных. Ведь путая их, вы не сумеете правильно расставить приоритеты.
Совет 2 — «Экономный»
«К экономии времени в конечном счете сводится вся экономия», — утверждал еще Карл Маркс. Вы не сможете работать эффективно, если не научитесь грамотно расходовать свое время. Несколько раз сбегали в курилку, сделали небольшой перерыв на кофе, перекинулись парой слов с коллегами из соседнего отдела, в телефонном режиме обсудили результаты футбольного матча с товарищем… Посчитайте, сколько времени вы потратили впустую?
А как часто вам приходится выполнять скучную и неинтересную работу? Или интересную, но чересчур сложную и трудоемкую? В таком случае желание работать, как правило, пропадает, и ваше подсознание пытается придумать для вас более «важное» дело. Вы начинаете хвататься за что угодно, лишь бы не приступать к работе, которая вам не нравится.
Как же спланировать рабочий день так, чтобы все успевать?
Во-первых, запомните: все сложное и нудное следует планировать на первую половину дня. Желательно начинать рабочий день именно с самых «пугающих» дел. В таком случае в послеобеденное время вы будете чувствовать себя прекрасно: еще бы, ведь самое трудное уже позади, можно решать второстепенные вопросы и приступать к выполнению более приятных заданий.
Во-вторых, составляя план, не расписывайте поминутно все свое время. Как минимум 15% рабочего дня следует оставить на случай возникновения форс-мажоров.
В-третьих, приучите себя составлять планы не вначале рабочего дня, а с вечера. Это даст возможность сохранить эффективные утренние часы для работы.
В-четвертых, возьмите в привычку фиксировать планы не на бумажках для заметок, а в специально отведенном для этих целей органайзере. Либо же установите на свой ПК электронный планировщик задач. Благо, сегодня такие программы представлены в ассортименте. Если же привычка записывать все на первых попавшихся под руку клочках бумаги неискоренима, старайтесь хотя бы в конце рабочего дня сводить все важные записи воедино.
Совет 3 — «Порядочный»
Наведите порядок на рабочем месте. Очень трудно работать эффективно, когда стол завален документами (в том числе месячной, а иногда и годичной давности), а ящики переполнены посторонними вещами.
В идеале разбираться с бумагами нужно в течение первых 2-3х дней после их поступления. Поверьте, если вы не прочитаете их в эти дни, то, скорее всего, вы не прочитает их никогда. Поэтому не стоит все то, что вы не успеваете просмотреть, складировать в одну общую кипу.
Спросите, что же с ними делать?
А делать надо не так уж и много — требуется организовать рабочий процесс таким образом, чтобы к вам на стол попадало ровно то количество документов, которое вы в силах «одолеть». Для этого вам придется:
- перераспределить обязанности между сотрудниками (возможно часть вашей документации необходимо переложить на плечи кого-нибудь из них);
- запретить секретарше приносить вам письма с рекламой;
- не позволять подчиненным «подсовывать» вам письма и отчеты, с которыми они могут разобраться и без вашего участия;
- научиться передавать полномочия своим сотрудникам (не стоит внимательно изучать всю входящую корреспонденцию самостоятельно, нужно лишь бегло ее просмотреть и перенаправить часть писем/документов другим исполнителям).
Систематизация и еще раз систематизация!
Эффективность вашей работы заметно возрастет, если вы научитесь систематизировать полученную информацию. Например, займетесь созданием тематических архивов — как электронных, так и бумажных. Главное, чтобы одним созданием архива дело не ограничилось, и, получая очередную «порцию» документов, вы педантично раскладывали их по соответствующим папочкам.
Совет 4 — «Офисно-кабинетный»
Ну, и наконец, для того чтобы результаты работы всегда вас радовали, можно заняться дизайном офисного помещения. Ведь для педанта внешняя обстановка крайне важна. Но не простым дизайном, а дизайном, который рекомендует восточная система фэн-шуй. Ее приверженцы утверждают, что правильное расположение вещей в помещении способно многократно увеличить работоспособность, принести успех в любовных делах и даже поспособствовать вашему продвижению по карьерной лестнице.
Секреты фэн-шуй:
- Для кабинета выбирайте рабочий стол светлого оттенка. Светлые тона положительно влияют на подсознание: вселяют уверенность и улучшают концентрацию внимания.
- Располагайте рабочее место так, чтобы сидеть лицом ко входу. Это создает ощущение защищенности и помогает почувствовать себя комфортней.
- Не заваливайте рабочий стол бумагами и не ставьте на него зеркало. Все это негативно сказывается на рабочем процессе.
Мы рассказали вам о пользе педантизма и дали несколько несложных советов, применение которых поможет сделать результаты работы более высокими. Удачи!