Понятие делегирования полномочий знакомо, наверное, каждому руководителю. Под делегированием понимается передача подчиненному части задач руководителя. При этом мало просто поручить и проконтролировать выполнение задачи. Это не делегирование. Важно передать задачу полностью, вместе с правами самостоятельного принятия решений и ответственностью за результаты.
Делегирование полномочий – один из эффективных способов освободить рабочее время руководителя от рутинных задач для выполнения действительно важных «начальственных» дел, таких, например, как планирование развития отдела и др. Перекладывая ответственность на сотрудника, вы отчасти освобождаете и его время. Теперь сотрудник будет вынужден принимать решения самостоятельно, а не бегать к вам за советом каждый час.
Рассмотрим основные преимущества и недостатки делегирования полномочий. Начнем с позитива.
«За»: плюсы делегирования
- Делегирование — довольно действенный способ мотивации. Доверяя сотруднику выполнение работы начальника, вы подстегивает его к ответственности и увеличению производительности.
- Делегирование — отличный метод повышения квалификации подчиненных. Выполнение незнакомой работы стимулирует сотрудника к освоению новой сферы деятельности.
- Делегирование — это экономия средств компании. Передавая работу подчиненному, зарплата которого ниже вашей, вы тем самым помогаете компании сокращать расходы.
- Делегирование — это прекрасный способ ускорения определенных процессов. Руководитель не может и не обязан разбираться во всем. Наверняка есть дела, в которых подчиненные разбираются лучше, чем руководитель. Задачи такого рода логично передавать подчиненным.
- Делегирование — это хороший шанс сконцентрироваться на более важных и сложных задачах. Переложив всю рутинную работу на плечи подчиненных, руководитель освобождает время для решения стратегически важных вопросов и реализации первостепенных проектов.
Обратную сторону медали никто не отменял. Делегирование полномочий имеет и свои недостатки.
«Против»: минусы делегирования
- Передавая свои обязанности сотрудникам, вы не можете быть уверены в должном качестве выполнения. Поэтому первоочередной задачей делегирования является выбор компетентного специалиста.
- Может случиться так, что сотрудник совсем не справится с новыми обязанностями. Поэтому устанавливая срок выполнения задания, не забудьте оставить пару дней на подобный форс-мажор. Это поможет снизить риск срыва сроков.
- Ответственность за невыполнение или неверное выполнение задания придется нести руководителю. Естественно, часть ответственности возлагается и на подчиненного, но отчитываться перед вышестоящим руководством следует руководителю, а не его подчиненному. Сотрудник не должен становиться щитом, которым в любой момент можно прикрыться от упреков начальства.
- Некоторые руководители панически боятся, что подчиненный выполнит их задачу лучше, чем они сами. А разве это не то, чего вы хотели? Ведь, делегируя полномочия, вы и рассчитываете на качественное выполнение поставленных задач.
Из вышесказанного можно сделать небольшие выводы и составить перечень ситуаций, в которых делегирование выгодно. Итак, передавать полномочия стоит, когда:
- ваших знаний для выполнения задачи явно недостаточно;
- это помогает сэкономить деньги предприятия;
- это способствует повышению квалификации хотя бы одного из сотрудников;
- вы хотите избежать выполнения неинтересных вам повседневных обязанностей.
Полномочия передаваемые и не очень…
Далеко не каждую функцию руководителя можно «возложить» на плечи подчиненного. Проанализируем обязанности, которые следует выполнять собственными силами, даже если такая перспектива вызывает далеко не самые приятные чувства.
- Генеральное планирование.
Даже если разрабатывать генплан вы будете в тесном контакте с руководителями департаментов и подразделений, его утверждение остается вашей прерогативой, ведь именно на вас ложится вся ответственность за выполнение плана. - Подбор сотрудников и оценка их компетенции.
Возможно, мнение подчиненных будет полезным при подборе новых сотрудников, но окончательное решение должно остаться за руководителем. - Контрольные функции.
Контролировать действия сотрудников – прямая обязанность руководителя. Здесь главное – не перестараться. Задача контроля не должна отнимать всё время, которое удалось «сохранить» в результате делегирования. - Стимулирование и мотивация.
Поощрять и отчитывать подчиненных руководитель должен самостоятельно. В этом вопросе важно помнить, что каждый человек индивидуален, и если один после «разгона» начнет работать продуктивней, то другой даже после недоброго взгляда может выйти из строя на ближайшие два часа. - Задачи, связанные с конфиденциальной информацией.
Не следует делиться с подчиненными личными или строго конфиденциальными производственными данными, тайная информация должна оставаться тайной.
Правила грамотного делегирования
Разберемся, каким образом стоит делегировать свои полномочия. Ошарашивать сотрудника в лоб: «С сегодняшнего дня к вашим обязанностям добавляется то-то и то-то»? Или же сообщать обо всем более деликатно?
- Очень важно грамотно и четко сформулировать задачу, чтобы сотрудник сразу понял, что от него требуется. Можно попросить сотрудника описать своими словами поставленную задачу. Такая обратная связь позволит быть уверенным, что подчиненный правильно вас понял.
- Продумайте возможные способы мотивации подчиненных, которым вы делегируете свои задачи. Помните, что только заинтересованный сотрудник выполнит задание на пять с плюсом.
- Четко оговорите вопросы, которые можете решать только вы, и проясните степень ответственности, которая возлагается на подчиненного.
- Составьте четкий график контроля. Придерживайтесь его и не контролируйте сотрудников сверх установленных сроков.
Данная статья – всего лишь краткое руководство к действию, в ней изложены только основы делегирования. Используйте полученную информацию как стартовую для того, чтобы научиться делегировать свои задачи подчиненным, освобождая свое время для действительно важных для вас дел.